Reicht ein kostenloses CRM für ein Kleinunternehmen oder wann lohnt sich der Umstieg auf ein Bezahlmodell?

Weg von Tabellen ist absolut die richtige Entscheidung. Aber 6 Personen sind keine ganz kleine Truppe mehr; wenn im Vertrieb die Rechteverwaltung fehlt, kann ein scheidender Mitarbeiter morgen mit einem Klick eure gesamte Kundendatenbank exportieren und mitnehmen. Das größte Plus bei Bezahlplänen sind Datensicherheit und Zugriffsrechte.

Wir haben zu fünft kostenlos angefangen. Die ersten 40 Tage liefen top. Als wir dann die Marke von 1.000 Kontakten geknackt hatten, hat das System das Anlegen neuer Kontakte blockiert. Entweder alte Kunden löschen oder upgraden. Wir haben dann zähneknirschend 7.500 Rubel im Monat gezahlt, aber es hat sich gelohnt – unsere Angebotslaufzeit hat sich glatt halbiert.

Wenn ihr kostenlose Versionen testet, prüft unbedingt vorher, ob der Button für den Datenexport uneingeschränkt funktioniert. Manche Plattformen sperren eure Daten im Gratisplan regelrecht ein und verlangen dann Geld, wenn ihr zu einem anderen Tool wechseln und eure Daten mitnehmen wollt. Passt da höllisch auf.

Das Problem ist meistens nicht, ob das CRM Geld kostet oder kostenlos ist, sondern ob das Team es überhaupt nutzt. Vertriebler hassen es meistens abgrundtief, jeden Anruf manuell einzutippen. Wenn die App auf dem Diensthandy Gespräche nicht automatisch erfasst und das Interface zäh ist, seid ihr nur noch am Diskutieren und kommt zu gar nichts mehr.

Wir sind ebenfalls Baustoff-Großhändler. Vor zwei Jahren haben wir eine Gratisversion aufgesetzt. Als ein Vertriebler gekündigt hat hat er sich alle Sonderrabattlisten und Telefonnummern einfach per Screenshot gezogen, weil es im Gratistarif keine Rollenbeschränkung gab. Nach dem finanziellen Schaden haben wir sofort auf eine Profilizenz gewechselt.

Kein Softwarehaus der Welt stellt einem 6-köpfigen Großhändlerteam aus reiner Nächstenliebe dauerhaft Serverkapazitäten hin. Der Gratistarif ist nur zum Anfüttern gedacht – sobald es an Reporting und Schnittstellen geht, müsst ihr sowieso die Geldbörse aufmachen. Plant das Budget am besten gleich ein.

Lasst euch da keine Angst machen: Die 1.500 Rubel pro Nutzer und Monat spielt ihr im Großhandel schon mit der Marge eines einzigen Auftrags wieder ein. Einen Kunden in einer unübersichtlichen Tabelle zu vergessen und an die Konkurrenz zu verlieren kostet euch unterm Strich ein Vielfaches der CRM-Lizenz.

Achtet bei der Auswahl vor allem auf folgende Punkte: 1) Kann man verhindern, dass Mitarbeiter Angebote der Kollegen einsehen? 2) Gibt es eine direkte Anbindung an die Telefonanlage? 3) Wie hoch ist das monatliche Limit für Angebote und Rechnungen? Auf diese drei Fragen kriegt ihr im Gratisbereich eigentlich nie eine zufriedenstellende Antwort.

Genau so, und das ist zudem kaum bekannt. Je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen, desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Das wusste ich nicht.

Du hast recht.

Die Diskussion ist abgeschweift, ich fasse mal zusammen. Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

ich habe keinerlei Erfahrung mit crm kleinunternehmen, deshalb frage ich und entscheidend ist nicht die Zahl sondern worauf sie sich bezieht.

wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Es gibt auch noch die Mess-Seite. Code ohne Installationsanleitung gehört dir nicht, auch wenn du ihn in den Händen hältst.

Wenn du so vorgehst, kläre das vorher. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Ich stimme zu, möchte das sogar besonders betonen. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

notiert danke.

Da verstehe ich etwas nicht ganz. Ein Change-Request-Prozess verlangsamt die Arbeit nicht, sondern beschleunigt sie.

Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.