Kostenlose Dienstplan-Software für die Gastro: Teildienst und Aushilfen im Griff behalten?

Wir haben mit 11 Leuten zwei Jahre lang eine kostenlose Cloud-Tabellen-Vorlage genutzt. Ich hab im Schnitt 6 Stunden im Monat nur damit verbracht, Formelfehler zu fixen und Schichtüberschneidungen zu prüfen. Als wir dann mal eine Aushilfe doppelt eingetragen und 260 Euro sinnlos verblasen haben, hatten wir die Schnauze voll und haben was Richtiges geholt. Für den Anfang ohne Budget gehts aber.

Wenn du in Frankreich Gastro machst vergiss kostenlose Tools ganz schnell. Die Pausenzeiten zwischen zwei Schichten, die 35-Stunden-Woche und aufeinanderfolgende Arbeitstage werden extrem scharf kontrolliert. Kein Gratis-Tool warnt dich automatisch rechtssicher nach Arbeitsrecht. Wenn da eine Kontrolle kommt, zahlst du das Fünffache der 800 Euro an Bußgeldern.

Wenn du ab morgen Ruhe willst: richte einen gemeinsamen Cloud-Kalender ein. Farbcode für Küche, anderer für Service. Teildienste als zwei getrennte Termine (Frühschicht und Abendschicht) eintragen. Das Team muss nur die Benachrichtigungen anlassen. Und: Wer tauschen will, darf das nicht ohne Okay vom Chef im Kalender ändern.

Als wir damals aufgemacht haben, wollten wir auch keinen Cent dafür ausgeben. An einem Freitagabend ist dann der Aushilfsspüler nicht aufgetaucht – hatte angeblich die Nachricht in der Gruppe nicht gesehen. Den ganzen Service über stand ich dann selbst in der Küche und hab Teller geschrubbt. An dem Tag hab ich kapiert: Man braucht unbedingt einen festen Button, über den das Personal die Schicht sieht und bestätigt. Über einfaches Hin- und Herschreiben klappt das hinten und vorne nicht.

Die Einhaltung der in den Arbeitsverträgen vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeiten sowie die Dokumentation von Ruhepausen bei Teildiensten sind gesetzlich vorgeschrieben. Sie sollten sicherstellen, dass die gewählte Software vergangene Schichtprotokolle mindestens ein Jahr lang unveränderlich archivieren und exportieren kann.

wir sind weg von der whatsapp-gruppe und haben uns einfach ein kostenloses projektboard aufgesetzt die karten nach tagen aufgeteilt und freitags bestätigt jeder seine karte läuft bisher wie am schnürchen da muss man mmn echt kein geld für ausgeben.

Wenn Sie ein kostenloses Tool wählen, achten Sie auf diese vier Punkte: 1) Push-Benachrichtigungen über die mobile App, 2) Teilschichten am selben Tag in zwei Abschnitten darstellbar, 3) Teammitglieder dürfen nur ihre eigenen Zeiten bearbeiten, 4) Zeiterfassung/Stundennachweis am Monatsende mit einem Klick als Tabelle exportierbar.

Sind die Tagelöhner am Wochenende eigentlich immer dieselben oder wechseln die ständig? Wenn du einen festen Pool hast, reicht ein einfacher Kalender völlig aus. Aber wenn jede Woche andere Studenten da sind, frisst das Einladen und Bestätigen im System bei kostenlosen Tools extrem viel Zeit.

ich habe mich lange damit beschäftigt und wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

wenn es jemand anders macht würed mich das auch interessieren.

das hier Beschriebene ist genau das, was wir erlebt haen aber naja das allein zu versuchen, ist der teuerste Weg.

Ich schreibe das, damit ihr denselben Fehler nicht macht. Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung.

Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen, desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet. Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Ich stimme voll und ganz zu. Ein wöchentlicher schriftlicher Fortschrittsbericht ist viel nützlicher als ständiges Nachfragen nach dem Status.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Das wusste ich nicht.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Ein wöchentlicher schriftlicher Fortschrittsbericht ist viel nützlicher als ständiges Nachfragen nach dem Status.

Viel Erfolg.

Ich stimme zu, möchte das sogar besonders betonen. Wenn der Umfang wächst, müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Vielen Dank, das hat mir sehr geholfen.