Lohnt sich ein kostenloses Reservierungssystem für ein kleines Hotel, oder zahlen wir später das Doppelte?

Wir sind vor acht Jahren in einen ähnlichen Fehler getappt. Wir haben uns gefreut, dass die Software kostenlos ist, aber mitten in der ersten Saison lief die Kalendersynchronisierung mit zwei Stunden Verzögerung, sodass wir dasselbe Zimmer an zwei verschiedene Familien verkauft haben. Die Differenz, die wir in dieser Krise gezahlt haben, um den Gast in einem anderen Hotel unterzubringen, überstieg die zwei Jahreslizenzgebühren der Software.

Bei 14 Zimmern und 60 Prozent Auslastung sind das etwa 250 Übernachtungen im Monat. Nehmen wir an, du bekommst davon nur 50 Nächte über deine eigene Seite und der Zimmerpreis liegt bei 90 Euro. Eine kostenlose Maschine, die 4 Prozent pro Buchung abzieht, nimmt dir 180 Euro im Monat ab. Die feste Lizenzgebühr hast du dann schon als Provision gezahlt.

Bekommst du die Zahlungen direkt über deine eigene virtuelle POS-Infrastruktur auf dein Bankkonto, oder ist es Pflicht, das eigene Zahlungsgateway des Systems zu nutzen? Die meisten kostenlosen Modelle holen ihren Gewinn aus der hohen Marge bei den Zahlungsprovisionen.

Niemand verschenkt im Internet einen Service mit Serverkosten, Sicherheitszertifikat und Kundensupport aus reiner Nächstenliebe. Es gibt keine rechtliche Garantie, dass sie deine Gästeliste aus der Datenbank nicht irgendwann als Newsletter an Hotels in anderen Regionen vermarkten.

Wenn du kein festes Budget einplanen kannst, füge einfach ein einfaches Formular auf deiner eigenen Website ein und sammle Vorreservierungsanfragen. Dem Kunden manuell eine Bestätigungsmail zu schicken und die Zahlung an der Rezeption zu kassieren ist sogar sicherer als Drittanbieter-Plugins mit versteckten Provisionen.

das größte problem bei kostenlosen systemen ist der technische support. wenn das system in der sommersaison freitagabend hängt, findest du keinen ansprechpartner du musst ein ticket aufmachen und bis montag warten.

unser nachbar hat es für den campingplatz nebenan probiert, als ein gast stornieren wollte, hat die softwarefirma die rückerstattung abgewickelt deshalb hat es drei wochen gedauert bis das geld auf dem konto war und sie haben sich mit dem gast vor gericht gestritten. also man muss wirklich kein abenteuer suchen.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Wenn der Umfang wächst, müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

Lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren, brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

Das hier Beschriebene ist genau das, was wir erlebt haben. Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Gut, dass du diesen Thread eröffnet hast. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

Bei uns ist es genauso.

hier habe ich einen Eniwand aber zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen nicht auf persönliche Konten.

wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Kurzfassung für Neueinsteiger: Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Viel Erfolg.

es gibt auch noch die Mess-Seite aber das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

viel Erfolg.

da ist mir noch ein Punkt unklaar und übrigens der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein nicht an den Kalender.

das war's entschuldige, wenn ich zu lang war.

ich möchte kurz warnen. also ein Change-Request-Prozess verlangssamt die Arbeit nicht sondern beschleunigt sie.

an deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Ich bin ein kleines Unternehmen, ich erzähle es aus meiner Sicht. Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll. Viel Erfolg.

Wir sind auch eine Zeit lang an derselben Stelle hängen geblieben. Das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten.

Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern. Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.