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¿Hay algún programa de control de stock gratuito para una tienda de 2.000 referencias?

DDoruk T***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jul 2023
Mensaje
23
#1

Llevo una pequeña tienda de menaje y ferretería en Madrid. bueno ahora mismo tenemos unas 2.100 referencias de productos entre las estanterías y el almacén. Hasta ahora intentamos llevarlo todo a mano con hojas de cálculo, pero al ir creciendo las ventas físicas en caja y las unidades de la plantilla empezaron a no cuadrar... Al hacer recuento el mes pasado vimos un descuadre de stock de unos 1.400 Euro; hay productos agotados que figuran en el sistema y otros en la estantería sin registrar.

Urge pasar a un sistema integrado con lector de código de barras que se actualice al momento desde los dos ordenadores de la tienda. Al buscar en internet salen muchos programas de inventario gratuitos pero la mayoría tienen un límite de 100 o 500 productos o recortan la compatibilidad con códigos de barras. la verdad no quiero destinar presupuesto ya mismo a suscripciones de 50-80 Euro al mes.

¿Existe de verdad una solución gratuita o código abierto que soporte 2.000 referencias sin problemas o deberíamos pasar a un software de pago sin perder tiempo? ¿En qué me tengo que fijar al migrar los datos?

MMert Ö***Experto
Cargo
Coordinador de mensajería
Sector
Energía
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
ene 2023
Mensaje
157
Más útil#2

Respuesta corta: Con más de dos mil referencias y varios terminales, mantener esto con software en la nube 100% gratuito es casi imposible; los planes gratuitos suelen limitar a 100-300 productos o a un solo usuario. Para una solución definitiva, o asumimos el coste del servidor y montamos un software de inventario de código abierto por nuestra cuenta, o pasamos directamente a un software comercial con un plan básico.

La mayor trampa de las herramientas nube gratuitas aparece en la fase de migración. Subes fácilmente las 2.000 referencias en CSV, pero cuando te toca exportar, hacer copia de seguridad al momento o imprimir etiquetas con código de barras, te obligan a pasar al plan de pago. Instalar un software open source en un PC local puede parecer atractivo al principio; pero los bloqueos de base de datos, los datos corruptos por cortes de luz y el mantenimiento de actualizaciones acaban saliendo más caros que la suscripción.

Para la transición te recomiendo estos criterios: primero estandariza tu hoja de cálculo actual. Limpia las columnas con un código de barras único para cada producto, nombre, categoría, ubicación en estantería, precio de compra, tipo de IVA y stock mínimo de alerta. Si no tienes conocimientos técnicos, no pierdas el tiempo con instalaciones open source. Elegir una solución nube lista para usar en España, adaptada a la normativa fiscal local, con soporte de facturación y un plan inicial de entre 25 y 40 Euro al mes, amortizará en un solo mes el descuadre de 1.400 Euro que tuviste.

IIrmak Ö***Participante
Cargo
Propietario de empresa
Sector
Servicios de seguridad
Tipo de organización
negocio de dos sucursales
Miembro desde
abr 2023
Mensaje
53
#3

No intentes meter los datos del Excel al programa a la primera. Primero limpia códigos duplicados y espacios en blanco. En vez de perder tiempo buscando herramientas gratis, prueba la velocidad de importación de CSV en programas comerciales con versión de prueba. Haz ventas de ensayo con solo 20 productos antes de subirlo todo.

GGökhan G***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2022
Mensaje
223
#4

Los programas gratis te dejan tirado en cuanto el negocio crece. Metes 2.000 productos y al cuarto mes te salta el aviso de pasar al plan superior para ver el historial de barras o para varios usuarios. Las 40 horas q vas a echar configurando la herramienta gratis y arreglando sus fallos valen más q pagar un año de software.

EEsra A***Participante
Cargo
Técnico de servicio
Sector
Servicios de salud
Tipo de organización
Empresa de 120 empleados
Miembro desde
dic 2025
Mensaje
9
#5

Pasamos por un proceso parecido en Valencia con unos 1.800 artículos. Probamos un sistema de código abierto gratuito y, al vender el mismo producto a la vez en dos terminales de la red local, el stock quedó en negativo. Al final nos pasamos a un sistema en la nube por 35 euros al mes; el tiempo de inventario bajó de 6 horas a 1 hora a la semana.

MMustafa A***Participante
Cargo
Director regional
Sector
Papel
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
mar 2023
Mensaje
37
#6

Para no sufrir al hacer la migración de datos, sigan estos tres puntos a rajatabla: 1) Definan las variantes de producto en filas y con códigos independientes. 2) Introduzcan el stock crítico desde el principio para que el sistema genere la lista de pedidos automáticamente. 3) Vinculen los tipos de IVA a la ficha del producto, no los pongan a mano al emitir el ticket.

HHavva O***Experto
Cargo
Director de marketing
Sector
Construcción
Tipo de organización
negocio unipersonal
Miembro desde
nov 2023
Mensaje
230
#7

Al realizar operaciones simultáneas desde dos cajas distintas, los softwares de escritorio gratuitos basados en archivos simples colapsan. Se necesita al menos una estructura que funcione sobre una base de datos relacional con bloqueo a nivel de transacción. Las soluciones en la nube son más estables en la tienda física porque gestionan la coherencia de datos de forma centralizada.

LLevent B***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ago 2025
Mensaje
186
#8

Cuando abrí la primera tienda, para gastar cero euros instalé un software comunitario que encontré en internet. En plena hora punta de verano el sistema se bloqueó y la cola de la caja salía hasta la calle. No podíamos dar tickets y los clientes dejaron las cosas en el mostrador y se fueron. Ese día entendí que el programa de inventario es lo último en lo que hay que ahorrar.

SSelin T***Participante
Cargo
Becario
Sector
Logística
Tipo de organización
Empresa de 300 empleados
Miembro desde
sept 2022
Mensaje
2

Doki · Sitio web corporativo · 2023

#9

nosotros tmb empezamos con tablas y luego fue un caos total. si hay dos cajas olvídense de lo gratis en mi opinión... en fin 30 euros al mes no es nada para un gasto de negocio, vale la pena por la tranquilidad en caja.

HHande A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
may 2023
Mensaje
377
#10

Llevé mucho tiempo con este asunto. Ningún proceso mejora si no se registran datos, porque no sabes qué tienes que arreglar.

ZZeynep Z***Participante
Cargo
Agente de atención al cliente
Sector
Derecho
Tipo de organización
Empresa de 120 empleados
Miembro desde
ene 2023
Mensaje
1
#11

lo que voy a preguntar sonará un poco novato, predonadme pero si no lo pones por escrito desde el principio, luego surgen discusiones.

si tenéis dudas escribid, os responderé en la meedida de lo posible.

ÜÜmit K***Participante
Cargo
Director de operaciones
Sector
Joyería
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
may 2022
Mensaje
406
#12

Lo probaré.

RRamazan A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
34
#13

No puedo estar totalmente de acuerdo. No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

TTaner B***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jun 2023
Mensaje
4
#14

Llevé mucho tiempo con este asunto. Las decisiones apresuradas son las que hay que corregir seis meses después.

RRabia B***ExpertoMiembro de la comunidad
Miembro desde
mar 2025
Mensaje
232
#15

Esto también tiene su parte de medición. Intentar hacerlo solo es la vía más cara.

Si escribís el resultado aquí, también servirá de ayuda a otros.

HHasan K***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
abr 2023
Mensaje
221
#16

Después de vivir eso, mi perspectiva cambió. Al tomar decisiones escribe también el peor escenario, no solo el mejor.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

ZZerrin S***Participante
Cargo
Director de aseguramiento de calidad
Sector
Seguros
Tipo de organización
cadena de tiendas
Miembro desde
jun 2024
Mensaje
388

Doki · Configuración de copias de seguridad · 2025

#17

Gracias, esa era la respuesta que buscaba. La oferta más barata suele ser la menos pensada.

Si escribís el resultado aquí, también servirá de ayuda a otros.

KKübra E***Participante
Cargo
Planificación logística
Sector
cuero
Tipo de organización
Empresa de 20 empleados
Miembro desde
mar 2025
Mensaje
46
#18

Aquí tengo una objeción. Cuanto más difícil sea revertir una decisión, más despacio debéis tomarla.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

BBurak K***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2022
Mensaje
48
#19

Me pasó lo mismo.

FFatma U***Participante
Cargo
Jefe de obra
Sector
Deportes y fitness
Tipo de organización
negocio de dos sucursales
Miembro desde
ene 2025
Mensaje
96
#20

La discusión se ha dispersado voy a ordenarla. Si el alcance crece debe crecer el plazo o el presupuesto. No hay tercera opción.

Yo seguiría por ese camino.

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