Führe Reparaturaufträge in Excel – ab wann lohnt sich eine richtige Werkstattsoftware?

Die Suche nach alten Seriennummern in einer Tabelle wird irgendwann zur Qual. Wenn ein Kunde nach sechs Monaten mit demselben Fehler wiederkommt, musst du in Sekunden sehen, ob auf das Bauteil Garantie ist und was damals geprüft wurde. Wenn das fehlt, leidet der Ruf des Betriebs.

Wir sind auch zu dritt in der Werkstatt und von Excel auf eine cloudbasierte Servicelösung umgestiegen. Wir zahlen 850 TL im Monat. Vorher ging täglich fast eine Dreiviertelstunde nur dafür drauf, Geräte zu suchen und zu klären, wer dran arbeitet. Doppelte Bestellungen und übersehene Garantiefristen gibt es seitdem überhaupt nicht mehr. Hat sich zeitlich absolut gelohnt.

Edit: Ich habe vom Handy geschrieben, entschuldigt die Tippfehler.

direkt an der werkbank oder unterwegs nix am handy aktualisieren können nervt tierisch. also excel am handy zerschießt man sich doch ständig. ohne simple maske mit barcodescanner direkt für die techniker versinkt man ab 20 geräten im chaos.

Edit: Ich habe oben etwas falsch geschrieben, entschuldigung.

Wie berechnet ihr bei 25 Geräten am Tag eigentlich EK-Kosten und Marge der verbauten Teile? Wenn sich Einkaufspreise ändern, stimmen doch in der Tabelle rückwirkend die Margen alter Aufträge nicht mehr. Macht ihr das echt alles manuell?

Es gibt drei klare Anzeichen, dass eine Software fällig ist: 1) Mehrere Mitarbeiter müssen zeitgleich denselben Datenbestand bearbeiten. 2) Kunden fordern eine Online- oder SMS-Statusabfrage. 3) Verbaute Ersatzteile müssen in Echtzeit automatisch vom Lagerbestand abgebucht werden.

Man muss nicht sofort ein teures Abo abschließen. Für den Übergang kann man sich mit kostenlosen Formulartools eine Annahmemaske bauen die an eine relationale Datenbank angebunden ist. Wenn die Techniker am PC aber nicht fit sind, spart eine fertige Branchensoftware mit klarer Oberfläche enorm viel Einarbeitungszeit.

Wegen so einem Fehler haben wir vor zwei Jahren mal das Originalnetzteil eines Kunden an einen anderen rausgegeben. Beide verärgert hat Wochen gedauert, das Vertrauen wieder aufzubauen. Ein Mitarbeiter hatte bei aktivem Filter Zeilen gelöscht und den halben Verlauf verschoben. Danach haben wir noch am selben Abend eine fertige Werkstattsoftware gebucht.

Nach dem Verbraucherschutzgesetz und den Vorschriften für den Kundendienst sind ordnungsgemäße Reparaturscheine, Übergabeprotokolle und das Einhalten maximaler Reparaturfristen gesetzlich vorgeschrieben. Da Änderungsprotokolle in Tabellen manipulierbar sind, steht man bei Streitigkeiten vor der Schlichtungsstelle rechtlich schnell auf dünnem Eis.

Gut gemacht. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an die Skalierung kommt später.

Das ist meine Meinung ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

ich stimme zu.

Ich werde das Gegenteil vertreten bitte nicht böse sein. Das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten.

Zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung. Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Das habe ich auch erlebt.

Es gibt auch noch die Mess-Seite. Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Vor zwei Jahren habe ich genau dasselbe erlebt. Schaut zuerst, welche Daten ihr bei der Entscheidungsfindung zur Hand habt.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

Das hatte ich auch schon überlegt. Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel.

Kurzfassung für Neueinsteiger: Das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten.