Kostenlose Warenwirtschaft für Laden mit ca. 2.000 Artikeln – gibt es da was Brauchbares?

Auf keinen Fall die Tabelle unüberlegt in irgendein Programm kippen. Zuerst doppelte Barcodes und versehentliche Leerzeichen rausfiltern. Statt ewig nach Gratis-Tools zu suchen, lieber bei Standardprogrammen mit Testphase prüfen, wie schnell der CSV-Import klappt. Vor dem großen Rollout erst mal mit 20 Testartikeln ein paar Verkäufe durchspielen.

Kostenlose Programme fesseln einen meist genau dann, wenn der Laden anzieht. Man pflegt mühsam 2.000 Artikel ein und nach vier Monaten heißt es: Barcode-Historie oder zweiter User nur im Pro-Tarif. Die 40 Stunden die man mit Einrichten und Bugfixing bei Gratis-Tools verballert, sind teurer als ein ganzes Jahresabo.

Wir haben in Valencia mit 1.800 Artikeln eine ganz ähnliche Erfahrung gemacht. Hatten erst ein kostenloses Open-Source-System ausprobiert, aber als im lokalen Netzwerk zwei Kassen gleichzeitig denselben Artikel verkauft haben, ging der Bestand ins Minus. Letztlich sind wir auf ein Cloud-System für 35 Euro im Monat umgestiegen; unsere Inventurzeit ist von wöchentlich 6 Stunden auf 1 Stunde gesunken.

Damit Sie bei der Datenübernahme keine bösen Überraschungen erleben, halten Sie sich am besten an diese drei Punkte: 1) Produktvarianten immer als eigene Zeile und mit eigener Artikelnummer anlegen. 2) Meldebestände direkt zu Beginn pflegen, damit das System automatische Bestelllisten generieren kann. 3) KDV-Sätze fest mit der Artikelkarte verknüpfen, bloß nicht beim Kassieren manuell eingeben.

Da an zwei Kassen gleichzeitig gearbeitet wird, stoßen einfache, dateibasierte kostenlose Desktop-Lösungen schnell an ihre Grenzen und schmieren ab. Es braucht mindestens ein System auf Basis einer relationalen Datenbank mit Locking auf Transaktionsebene. Cloud-Lösungen sind im Ladenbetrieb wesentlich stabiler, weil sie die Datenkonsistenz zentral verwalten.

Als ich meinen ersten Laden aufgemacht habe, wollte ich Geld sparen und hab irgendeine Community-Software aus dem Netz installiert. Im Sommer zur Stoßzeit hat sich das System komplett aufgehängt, die Schlange stand bis auf die Straße. Wir konnten nicht kassieren, die Kunden haben das Zeug einfach auf der Theke liegen lassen und sind gegangen. An dem Tag hab ich kapiert: Die Warenwirtschaft ist die allerletzte Ecke, an der man sparen sollte.

haben auch erst mit tabellen angefangen aber irgendwann war nur noch chaos. bei zwei kassen könnt ihr kostenlos echt vergessen. 30 euro im monat sind als betriebskosten doch nix, die ruhe an der kasse ist es absolut wert.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

meine Frage klingt vielleicht etwas naiv, entschuldigt bitte dann wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst gibt es später Streit.

schreibt mir, wenn ihr Fragen habt ich antworte so gut ich kann.

Ich probiere es aus.

Dem kann ich nicht ganz zustimmen. Scheut euch nicht zu fragen, wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Es gibt auch noch die Mess-Seite. Das allein zu versuchen ist der teuerste Weg.

Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Nach diesem Erlebnis hat sich meine Sichtweise geändert. halt schreibe bei Entscheidungen auch das Worst-Case-Szenario auf, nicht nur das Beste.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Danke, genau die Antwort, die ich gesucht habe. Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Hier habe ich einen Einwand. Je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen, desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Das habe ich auch erlebt.

Die Diskussion ist abgeschweift ich fasse mal zusammen. Wenn der Umfang wächst, müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.