Teksas merkezli, 6 kişilik bir endüstriyel hırdavat tedarik firmasıyız. Küçük bir ekibiz ama günlük operasyonumuz oldukça yoğun. Müşteriler sitedeki özel form üzerinden teklif veya sipariş talebi iletiyor. Ekipteki bir arkadaşımız bu formları alıp tek tek bir elektronik tabloya kopyalıyor, ardından muhasebe ve fatura bulut yazılımımıza girip proforma faturayı kesiyor, son olarak kargo takip numarasını tekrar tabloya işleyip müşteriye bilgi e-postası atıyor.
Günde ortalama 25-30 sipariş alıyoruz ve arkadaşımız her gün en az 3 saatini sadece bu üç sistem arasında veri kopyalayıp yapıştırarak harcıyor. Geçen hafta yorgunluktan kaynaklı yanlış girilen iki fatura yüzünden ciddi bi teslimat aksaması yaşadık. Yerel bi yazılım ajansıyla görüştük, bize 8.000 USD bedelle özel entegrasyon ve yazılım geliştirme önerdiler.
Bu rakam bütçemizi aşıyor. İş süreci otomasyonu denen kavrama kendi imkanlarımızla adım atmak istesek ilk hangi parçadan başlamalıyız ve sistemi bozmadan bunu nasıl kademelendirebiliriz?