Alacak takibini Excel'de yapıyorum — yeterli mi, yoksa artık muhasebe programına mı geçmeliyim?

Meryem A***7 ay önce·27 mesaj·5,1 B görüntülenme#alacak takibi #excel şablonu #müşteri borçları #ön muhasebe

Görev: Lojistik planlama
Sektör: Elektrik-elektronik
Yapı: bölge bayisi
Katılım: May 2023
Mesaj: 62

7 ay önce#1

Kazan'da toptan ambalaj ve temizlik sarf malzemeleri satışı yapan küçük bi işletmem var. Düzenli çalıştığımız 42 kurumsal müşterimiz bulunuyor. Aylık ortalama ciromuz 3.800.000 RUB civarında. Vadeli çalışıyoruz; bazı müşterilere 14 gün bazılarına 30 gün açık hesap veriyoruz. Şu anda piyasada dönen toplam alacağımız yaklaşık 1.100.000 RUB seviyesinde.

İşin başından beri tüm alacak ve tahsilat takibini kendi hazırladığım bir Excel tablosunda yürütüyorum. Ancak son iki aydır işler karışmaya başladı. Müşteriler tek faturayı kapatmak yerine parçalı ödemeler gönderiyor, hangi ödemenin hangi faturaya ait olduğunu eşleştirmek saatlerimi alıyor. Bazen de banka ekstresindeki bir tahsilatı tabloya girmeyi unuttuğumuz için ödeme yapmış müşteriden tekrar para istediğimiz mahcup edici durumlar oldu.

Excel tablosunda hangi kolonların mutlaka bulunması gerekir? Tablonun artık işletmeye yetmediğini gösteren kesin işaretler nelerdir ve tam olarak hangi aşamada özel bi ön muhasebe yazılımına geçilmelidir?

Recep Y***Katılımcı

Görev: Sistem yöneticisi
Sektör: Spor ve fitness
Yapı: butik ajans
Katılım: Haz 2022
Mesaj: 9

7 ay önceEn çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Müşteri sayınız 30'un, aylık fatura adediniz 50'nin altındaysa doğru kurgulanmış bir Excel tablosu alacak takibi için tamamen yeterlidir. Ancak vadeli satışlarda kısmi tahsilatlar başladığında, birden fazla kişi tabloya dokunduğunda veya mutabakat uyuşmazlıkları haftada birkaç saatinizi almaya başladığında özel bir ön muhasebe programına geçmek zorunlu hale gelir.

Eğer şimdilik Excel'de devam edecekseniz tablonuzda asgari şu sütunlar bulunmalıdır: 1) Fatura No, 2) Belge Tarihi, 3) Müşteri Adı, 4) Vade Tarihi, 5) Fatura Tutarı, 6) Tahsil Edilen Tutar, 7) Kalan Bakiye, 8) Vadeye Kalan/Geçen Gün, 9) Son Tahsilat Tarihi. Buradaki en kritik kural, tek bir satıra birden fazla fatura veya tahsilat yazmamaktır. Her fatura bağımsız bir satır olmalı, tahsilatlar ise faturanın tahsilat kolonuna girilerek bakiye formülle düşmelidir.

Tablodan yazılıma geçiş yapmanız gerektiğini gösteren dört açık sinyal vardır: Birincisi, müşterinin parça parça gönderdiği ödemeleri eski vadeli faturalarla FIFO mantığıyla otomatik kapatamamanız. İkincisi, banka ekstresi ile Excel arasındaki farkı bulmak için haftada 2 saatten fazla zaman harcamanız. Üçüncüsü, resmi mutabakat mektubu (akt sverki) çıkartırken geçmişe dönük evrakları manuel toplamak zorunda kalmanız. Dördüncüsü ise satış temsilcisinin müşteriye yeni mal vermeden önce güncel açık bakiye riskini anlık görememesidir.

Mevcut 1.100.000 RUB alacak büyüklüğü ve 42 müşteri hacmi, Excel'in kırılma noktasına geldiğinizi gösteriyor. Hatalı bi bakiye yüzünden bi müşteriyi kırmanın ya da geciken bi alacağı unutup batırmanın maliyeti, standart bi bulut ön muhasebe sisteminin yıllık 15.000-25.000 RUB civarındaki lisans bedelinden katbekat yüksektir.

Havva E***Katılımcı

Görev: Finans müdürü
Sektör: Elektrik-elektronik
Yapı: orta ölçekli işletme
Katılım: Ağu 2024
Mesaj: 150

7 ay önce#3

Hemen bugün tablonuza «Koşullu Biçimlendirme» ekleyin. Vadesi geçen faturaların satırını kırmızı, vadesine 3 gün kalanları sarı boyasın. Ayrıca her müşteri için ayrı sekme açma hatasını yapıyorsanız hemen bırakın; tek bir ana veri tablosu ve ondan beslenen bir pivot tablo kurun.

Merve Y***Yeni üye

Görev: Üretim planlama
Sektör: E-ticaret
Yapı: orta ölçekli işletme
Katılım: Tem 2026
Mesaj: 313

7 ay önce#4

Excel'in bittiği anı anlamak için şu 3 maddeye bakın: 1) İki kişi aynı anda dosyayı açıp işlem yapmaya çalıştığında çakışma oluyorsa. 2) Müşteriye anında cari ekstre gönderemiyorsanız. 3) Kısmi ödemeler yüzünden hangi faturanın kapandığını hatırlamak için fatura koçanlarını karıştırmaya başladıysanız artık vakit gelmiştir.

Aslı O***Veteran

Görev: Proje yöneticisi
Sektör: Yazılım
Yapı: butik ajans
Katılım: May 2023
Mesaj: 23

Doki · KVKK uyum danışmanlığı · 2023

7 ay önce#5

Biz 50 aktif B2B müşterideyken Excel'de ısrar ettik. Yıl sonunda yaptığımız mutabakatta 3 farklı müşteride toplam 180.000 RUB tahsilatın tabloya işlenmediğini, 2 faturanın da mükerrer yazıldığını fark ettik. Düzeltmek tam üç haftamızı aldı. Sonra programa geçtik, ilk ay mutabakat süremiz 4 güne indi.

Merve K***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Eki 2025
Mesaj: 9

7 ay önce#6

Açık hesap 1.100.000 RUB ise risk büyüktür; insan hafızasına ve formül kaymasına güvenilmez, program şart.

Filiz Ö***Katılımcı

Görev: Sistem destek elemanı
Sektör: Mobilya üretimi
Yapı: kooperatif
Katılım: Oca 2026
Mesaj: 88

7 ay önce#7

Benzer bir toptan işinde ortağım tablodaki formülü yanlışlıkla sürükleyip vadesi geçen 90.000 RUB borcu sıfır gösterdi. Müşteri de sesini çıkarmadı tabii. Altı ay sonra firma battığında parayı tahsil edemedik. Excel'de bir hücreye yanlış basmanın bedeli bazen bir aylık kârınız olabiliyor.

Sultan A***Katılımcı

Görev: Test uzmanı
Sektör: Nakliyat
Yapı: 300 kişilik kurum
Katılım: Ağu 2025
Mesaj: 143

Doki · KVKK uyum danışmanlığı · 2023

7 ay önce#8

Muhasebe programına geçiş sadece iç takip için değil, resmi denetim ve karşı taraf mutabakatları açısından da yasal kolaylık sağlar. Bakiye mutabakat tutanaklarının sistemden tek tuşla dökülebilmesi uyuşmazlık durumunda elinizi hukuken güçlendirir.

Aycan K***Katılımcı

Görev: Mağaza müdürü
Sektör: Catering
Yapı: 20 kişilik firma
Katılım: Mar 2024
Mesaj: 132

7 ay önce#9

Programa geçince her şeyin sihirli şekilde düzeleceğini sanmayın. Banka hareketlerini her gün sisteme girmedikten veya banka entegrasyonu kurmadıktan sonra aynı unutkanlıklar programda da yaşanır. Sorun genelde Excel değil, günlük veri giriş disiplinsizliğidir.

Zerrin K***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: May 2025
Mesaj: 412

7 ay önce#10

ön muhasebe programına geçildiğinde geçmiş ayların faturalarını tek tek geriye dönük girmek gerekiyor mu, yoksa sadece güncel müşteri bakiyelerini devir olarak girmek yeteri oluyor mu?