Inseriamo gli stessi dati a mano tutti i giorni: cosa significa automazione dei flussi di lavoro e da dove iniziare?

Non provate ad automatizzare tutto dall'oggi al domani. Iniziate solo dal passaggio che vi ruba più tempo: per esempio, create un unico scenario che genera automaticamente una bozza di fattura in contabilità appena arriva un ordine. Testate questo primo step per una settimana finché il margine di errore è a zero, poi aggiungete le notifiche per il magazzino.

Noi per un passaggio dati simile buttavamo via 40 ore al mese. Usando un tool cloud già pronto abbiamo configurato il flusso base in due ore. Paghiamo 25 sterline al mese di abbonamento e in sei mesi non abbiamo avuto un singolo errore di copia-incolla negli indirizzi.

anche noi due anni fa avevamo fatto fare un'integrazione su misura a un'agenzia, ce l'hanno consegnata come una black box e appena si e aggiornato il gestionale si e blccato tutto. cioè usate assolutamente i servizi cloud standard e state tranquilli.

L'automazione non è la bacchetta magica, soprattutto con le eccezioni possono nascere casini enormi. Se un cliente inserisce un indirizzo incompleto o viene venduto un articolo esaurito, il sistema potrebbe non accorgersene ed emettere una fattura errata. Per questo motivo, se non impostate filtri di supervisione umana per intercettare le anomalie, i resi potrebbero persino aumentare.

Avete controllato se il vostro gestionale contabile supporta l'integrazione dati tramite API? Alcuni vecchi software desktop non possono comunicare direttamente con i servizi cloud; se è il vostro caso, potreste dover prima migrare la contabilità sul cloud.

La regola d'oro nell'automazione è: non automatizzare mai un processo inefficiente. Se ci vogliono tre ore al giorno a due persone, la colpa potrebbe essere di passaggi di approvazione inutili o moduli troppo complessi. Semplificate prima il flusso degli ordini, e solo dopo affidate quella struttura ripulita al software.

Se avete intenzione di procedere con un fornitore esterno o un'agenzia, fate inserire queste tre clausole nel contratto: 1) Tutti gli account su cui girano gli scenari devono essere intestati alla vostra azienda. 2) In caso di modifiche alle API, devono essere garantiti almeno 6 mesi di manutenzione gratuita. 3) Deve essere previsto un avviso email di emergenza che scatti in caso di interruzione dell'integrazione.

Questi servizi di integrazione cloud, quando trasferiscono i dati degli ordini salvano sui propri server i dati delle carte di credito dei clienti o altri dati sensibili, oppure si rischia qualcosa a livello di privacy?

La strada che sembra economica di solito finisce per costare cara. Ogni "ci pensiamo dopo" in riunione significa lavoro non preventivato.

Correggetemi se sbaglio.

Mi farebbe piacere se scrivesse il risultato.

Vorrei fare una domanda. Dopo la consegna il sistema continua a vivere; la manutenzione è una voce a parte.

Se lo scope cresce, devono crescere o i tempi o il budget. Non c'è una terza opzione. Spero che le sia utile.

Ha ragione. Nessun processo migliora senza tracciamento, perché non sai cosa correggere.

Io seguirei questa strada.

Ci proverò.

guardando al processo, il quadro cambia. le persone diendono le abitudini, non i processi. la resistenza nasce da lì.

non trascurare nulla: Il calendario dei pagamenti va legato alle fasi del lavoro non alle date.

da noi la cosa che faceva perdere più tempo era non sapere chi decidesse poi boh spero che le sia utile.

Ha ragione. Ogni punto non scritto è un punto che in futuro le due parti ricorderanno diversamente.

Lascio una nota, potrebbe servire.

Non lo sapevo.

Se scendiamo nei dettagli: Da noi la cosa che faceva perdere più tempo era non sapere chi decidesse.