Siamo una clinica odontoiatrica a Kadıköy con quattro medici specialisti. Nei mesi scorsi abbiamo concordato con un'agenzia lo sviluppo di un software personalizzato per la gestione dei pazienti e degli appuntamenti. In fase di offerta si era parlato del fatto che le notifiche SMS per la creazione dell'appuntamento la conferma 24 ore prima e il promemoria a 2 ore dall'orario sarebbero state integrate nel programma. L'agenzia ha preventivato 65.000 TL per sviluppo e prima configurazione, abbiamo accettato e siamo partiti.
Il sistema è attivo da due mesi. Gestiamo una media di 1.200 appuntamenti al mese; tra conferme cancellazioni e promemoria partono oltre 3.000 SMS mensili. Ieri l'agenzia ci ha mandato una fattura extra da 1.800 TL con la voce 'registrazione mittente e consumo pacchetto SMS'. Noi davamo per scontato che questa spesa di gestione fosse compresa nella manutenzione e nei costi di sistema, mentre l'agenzia sostiene che si tratti di un costo variabile operatore.
In questo tipo di progetti a chi spetta di norma la spesa per l'invio degli SMS? Come andava indicata questa voce in fase di preventivo e contratto per evitare fraintendimenti sia per la clinica sia per l'agenzia?