Formamos parte de la junta directiva de una asociación de propietarios (HOA) de un complejo de 42 unidades en New Jersey. Manejamos un presupuesto anual de expensas y mantenimiento de áreas comunes de unos 110.000 dólares. Hasta ahora, todos los registros de pagos, pedidos de reparaciones y actas de reuniones se guardaban en archivos dentro de la computadora personal del administrador anterior; cuando se mudó, nos llevó dos meses recuperar y ordenar los papeles.
Dos de los tres miembros de la junta quieren pasarse a un software gratuito de gestión de consorcios que encontraron en internet para no generar gastos. Sin embargo, tenemos un desacuerdo importante sobre quién se encargará de la instalación, quién mantendrá el sistema al día y, sobre todo, a quién le pertenecerán los datos personales de los vecinos, patentes de vehículos e información de pagos. En la junta ninguno es programador ni administrador de sistemas.
En una junta directiva voluntaria y sin conocimientos técnicos, ¿cómo distribuimos estas tareas de forma justa? Si elegimos una herramienta gratuita, ¿qué recaudos debemos tomar para no perder la información cuando cambie la junta y evitar que la responsabilidad legal recaiga sobre una sola persona?