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En un software de citas, ¿a quién corresponde el coste de las notificaciones SMS? ¿Debería figurar como partida aparte en el presupuesto?

YYavuz S***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jun 2025
Mensaje
3
#1

Somos una clínica dental en Kadıköy que trabaja con cuatro médicos especialistas. Hace unos meses llegamos a un acuerdo con una agencia de software para desarrollar un sistema de seguimiento de pacientes y gestión de citas. En la fase de propuesta se habló de que las notificaciones SMS de creación de cita, confirmación 24 horas antes y recordatorio 2 horas antes irían incluidas en el software. La agencia nos presupuestó 65.000 TL de desarrollo e instalación inicial, lo aprobamos y empezamos.

El sistema lleva dos meses en marcha. Recibimos una media de 1.200 citas al mes; con confirmaciones, cancelaciones y recordatorios se envían más de 3.000 SMS al mes. Ayer la agencia nos mandó una factura adicional de 1.800 TL bajo el concepto de definición de cabecera SMS y consumo de créditos. Nosotros dábamos por hecho que este gasto operativo estaba incluido en el mantenimiento y coste del sistema, pero la agencia sostiene que es un gasto variable del operador.

En este tipo de proyectos de citas, ¿a quién corresponde por regla general el gasto de las notificaciones SMS? ¿Cómo debería haberse definido como partida aparte en la fase de propuesta y contrato para que este gasto no causara problemas ni a la clínica ni a la agencia?

OOnur A***Participante
Cargo
Representante de ventas de campo
Sector
Papel
Tipo de organización
distribuidor regional
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may 2024
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207
Más útil#2

Respuesta corta: como el coste de las notificaciones SMS es un gasto de consumo directo del operador, siempre corresponde a la empresa que recibe el servicio; no se incluye en la tarifa de desarrollo o mantenimiento. Pero la agencia debería haber indicado esta partida en la propuesta como un coste variable claro y haber hecho que la cuenta de créditos se abriera directamente a tu nombre.

En el mundo del software, la licencia/desarrollo y los consumos variables de infraestructura se separan con líneas claras. En usos de API externas como SMS, correo electrónico o servicios de mapas, el cargo se genera directamente según el número de envíos. El mayor error de la agencia aquí ha sido no haber separado en la fase de propuesta la capacidad de software de la integración SMS del coste de consumo de créditos.

En el funcionamiento correcto, la tarea de la agencia es solo programar la conexión API. La definición de cabecera (originador) y la compra del paquete deben hacerse a tu nombre directamente con un operador de SMS masivos autorizado, con los documentos oficiales y el certificado fiscal de tu clínica. Así la agencia se queda al margen, la factura te la emite directamente el operador a tu empresa y tú mismo controlas las notificaciones cuando se acaban los créditos.

Para tener el coste bajo control, te recomendaría montar en el software una notificación escalonada. Si estableces una lógica que envíe gratis la primera confirmación y los detalles de la cita por correo electrónico o canales de mensajería, y que dispare SMS solo a los pacientes a los que les quedan 2 horas para su cita y aún no han confirmado, tu volumen de envíos se reducirá a la mitad.

MMerve T***ExpertoMiembro de la comunidad
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feb 2024
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13
#3

Deja de pagar ya la factura de SMS a la agencia. Abre una cuenta corporativa directamente con tu propio certificado fiscal en un operador de SMS masivos, pasa las claves API a tu desarrollador y conecta el sistema a esa cuenta. Comprar paquetes al por mayor sin pagar el margen del intermediario reduce el coste directamente.

AAli T***ParticipanteMiembro de la comunidad
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sept 2023
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37
#4

En nuestro centro de estética enviamos 4.000 SMS al mes. Al principio pagábamos 0,60 TL por mensaje a través de la agencia, lo que suponía 2.400 TL al mes. Firmamos directamente con la operadora un paquete anual de 50.000 mensajes y el coste unitario bajó a 0,24 TL. Ahorramos más de 15.000 TL al año.

EEmre A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2024
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1
#5

En el texto de la oferta q firmaste, pone 'módulo de SMS incluido' o 'paquetes de envío de SMS incluidos'? Si solo pone desarrollo del módulo, la agencia podría tener razón, pero q facturen sin mencionar para nada las cantidades de envío no es una actitud de buena fe.

MMeryem A***Experto
Cargo
Encargado de tienda
Sector
Medios y publicación
Tipo de organización
agencia boutique
Miembro desde
dic 2025
Mensaje
99

Doki · Identidad de marca · 2026

#6

Para no llevarte sorpresas de costos en una oferta de software, es imprescindible aclarar 3 partidas distintas: 1) Pago único por desarrollo e integración del software, 2) Cuota fija mensual de mantenimiento por servidor, parches de seguridad y soporte técnico, 3) Gastos de terceros operadores ligados al consumo directo como SMS, API de WhatsApp y mapas.

MMert D***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
40
#7

nosotros el primer mes vivimos la misma sorpresa e hicimos q revisaran el sistema de inmediato. o sea el mensaje de confirmación lo mandamos x correo, el sms solo va al paciente q no viene. un sitio q manda 3.000 sms baja la factura a 1.000 sin problema.

edit: arriba escribí mal, disculpad.

YYavuzExperto
Cargo
Director de seguridad de la información
Miembro desde
jul 2023
Mensaje
168
#8

De acuerdo con las regulaciones legales, el encabezado del remitente de SMS debe registrarse directamente con la razón social y el número de identificación fiscal de su institución de salud. Que la agencia envíe SMS en nombre de su clínica a través de su propia cuenta comercial puede generar responsabilidad administrativa en las auditorías del Sistema de Gestión de Mensajes (İYS) y de seguridad de datos.

NNeslihan E***Participante
Cargo
Miembro del consejo de administración
Sector
Servicios de seguridad
Tipo de organización
Equipo de 8 personas
Miembro desde
abr 2025
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35

Doki · Sitio web corporativo · 2023

#9

Que emitan una factura de 1.800 TL por 3.000 SMS es bastante alto según las condiciones del mercado. Sale a 60 kuruş por unidad, lo q está claramente por encima de las tarifas corporativas actuales. La agencia probablemente añadió una comisión de gestión seria sobre el costo de consumo.

KKaan B***Participante
Cargo
Director de relaciones con clientes
Sector
Inmobiliaria
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
nov 2022
Mensaje
63
#10

pero estas notificaciones no las poríamos enviar automáticamente con software conectando la línea de celular con tarifa ilimitada q ya tiene la clínica a un dispositivo sin usar un operador intermediario técnicamente no es posible?

GGizem Y***Experto
Cargo
Director de marketing
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
sept 2023
Mensaje
168
#11

Hablaré desde el otro lado, yo estoy en el lado del proveedor. Si la propiedad del código no está en el contrato, al irte no tienes poder de negociación.

BBeyza K***Participante
Cargo
Encargado de tienda
Sector
Electricidad-electrónica
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
dic 2025
Mensaje
165
#12

Estoy totalmente de acuerdo. Antes de decidir mirad qué datos tenéis en la mano.

Establecer un proceso de solicitud de cambios no ralentiza el trabajo lo agiliza. Lo dejo como nota por si sirve.

SSerkan A***Participante
Cargo
Director de tecnología
Sector
Cosmética
Tipo de organización
mediana empresa
Miembro desde
ene 2022
Mensaje
13
#13

Guardado.

KKadir A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ago 2024
Mensaje
99
#14

Rara vez se encuentra un texto que lo explique tan claro.

MMerve K***Participante
Cargo
Director de cadena de suministro
Sector
Retail
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
abr 2025
Mensaje
328

Doki · Migración de infraestructura · 2026

#15

Me pasó lo mismo.

MMerve Ö***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2026
Mensaje
1
#16

¿Podría ampliar un poco esto? No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Lo dejo como nota, por si sirve.

AAli O***Participante
Cargo
Especialista en recursos humanos
Sector
Joyería
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
abr 2025
Mensaje
360
#17

Ha sido una buena idea abrir este hilo.

MMustafa U***Participante
Cargo
Responsable de redes sociales
Sector
Inmobiliaria
Tipo de organización
Equipo de 8 personas
Miembro desde
ago 2023
Mensaje
65
#18

Hay un punto que me genera dudas. Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

KKadir K***VeteranoMiembro de la comunidad
Miembro desde
mar 2023
Mensaje
212
#19

Hay que ir paso a paso. Cada "lo miramos luego" en una reunión es trabajo no presupuestado.

Comprobado por experiencia.

HHalil A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2024
Mensaje
187
#20

La discusión se ha dispersado, voy a ordenarla. El error cometido por coste de notificaciones SMS de citas suele ser reversible, pero caro.

Intentar hacerlo solo es la vía más cara. Yo seguiría por ese camino.

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