Somos una clínica dental en Kadıköy que trabaja con cuatro médicos especialistas. Hace unos meses llegamos a un acuerdo con una agencia de software para desarrollar un sistema de seguimiento de pacientes y gestión de citas. En la fase de propuesta se habló de que las notificaciones SMS de creación de cita, confirmación 24 horas antes y recordatorio 2 horas antes irían incluidas en el software. La agencia nos presupuestó 65.000 TL de desarrollo e instalación inicial, lo aprobamos y empezamos.
El sistema lleva dos meses en marcha. Recibimos una media de 1.200 citas al mes; con confirmaciones, cancelaciones y recordatorios se envían más de 3.000 SMS al mes. Ayer la agencia nos mandó una factura adicional de 1.800 TL bajo el concepto de definición de cabecera SMS y consumo de créditos. Nosotros dábamos por hecho que este gasto operativo estaba incluido en el mantenimiento y coste del sistema, pero la agencia sostiene que es un gasto variable del operador.
En este tipo de proyectos de citas, ¿a quién corresponde por regla general el gasto de las notificaciones SMS? ¿Cómo debería haberse definido como partida aparte en la fase de propuesta y contrato para que este gasto no causara problemas ni a la clínica ni a la agencia?