Wir tippen jeden Tag dieselben Daten ab – was bedeutet Workflow-Automatisierung und wie fängt man an?

Versuchen Sie bloß nicht, ab morgen sofort alles auf einmal zu automatisieren. Nehmen Sie sich zuerst den einzelnen Schritt vor, der die meiste Zeit frisst – zum Beispiel einen einzigen Flow, der bei Bestelleingang automatisch einen Rechnungsentwurf in der Buchhaltung anlegt. Testen Sie das eine Woche lang gründlich, und wenn es fehlerfrei läuft, hängen Sie die Lagerbenachrichtigungen dran.

Wir haben früher jeden Monat 40 Stunden mit so manuellem Datenabgleich verbrannt. Mit einem einfachen Cloud-Connector hatten wir den Basis-Workflow in zwei Stunden fertig. Kostet uns 25 GBP im Monat und seit sechs Monaten gab es keinen einzigen Kopierfehler mehr bei den Adressen.

wir haben vor zwei jahren auch ner agentur geld für ne sonderanpassung gegeben, die haben uns so ne blackbox hingestellt dass nach dem ersten update der buchhaltungssoftware gar nix mehr ging aber nehmt bloß standard-cloud-dienste statt custom-code spart echt nerven.

Automatisierung ist kein Allheilmittel, gerade bei Ausnahmefällen knallt es gerne mal. Wenn der Kunde die Adresse unvollständig eingibt oder ein ausverkaufter Artikel durchrutscht, merkt das System das oft nicht und bucht trotzdem falsch. Baut man da keine Kontrollfilter für manuelle Prüfungen ein, steigen die Retouren am Ende nur noch weiter.

Habt ihr mal geschaut, ob eure Buchhaltungssoftware überhaupt eine offene API für eingehende Daten hat? Manche älteren Desktop-Programme können gar nicht direkt mit modernen Cloud-Tools sprechen. Falls dem so ist, müsst ihr wohl zuerst die Buchhaltung in die Cloud umziehen.

Die Grundregel jeder Prozessautomatisierung lautet: Automatisiere niemals einen ineffizienten Prozess. Wenn zwei Mitarbeiter dafür täglich drei Stunden brauchen, kann das auch an überflüssigen Freigabeschritten oder zu vielen Formularen liegen. Erst den Bestellprozess radikal verschlanken, dann an die Software abgeben.

Falls Sie mit einem externen Dienstleister oder einer Agentur zusammenarbeiten, lassen Sie unbedingt diese drei Punkte in den Vertrag aufnehmen: 1) Alle Konten, auf denen die Szenarien laufen, müssen auf den Namen Ihres Unternehmens registriert sein. 2) Bei API-Änderungen muss mindestens 6 Monate lang kostenlose Wartung gewährleistet sein. 3) Es muss eine Notfall-E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet sein, die greift, sobald eine Integration ausfällt.

Speichern diese Cloud-Integrationsdienste beim Übertragen der Bestelldaten eigentlich Kreditkarteninformationen oder sensible Kundendaten auf ihren eigenen Servern entsteht da datenschutzrechtlich ein Risiko?

Der billige Weg stellt sich oft im Nachhinein als teuer heraus. Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest.

Ich möchte etwas fragen. Nach der Übergabe lebt das System weiter; Wartung ist ein separater Posten.

Wenn der Umfang wächst, müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht. Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Du hast recht. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Ich probiere es aus.

betrachtet man den Prozess ändert sich das Bild. ehrlich gesagt menschen verteidigen nicht den Prozess sondern die Gewohnheit. der Widerstand kommt daher.

nichst vergessen: Der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein nicht an den Kalender.

bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber wer entscheidet dann übrgens ich hoffe, das hilft dir weiter.

Da hast du recht. Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Das wusste ich nicht.

Wenn wir ins Detail gehen: Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.