Wir haben Kunden, die fragen, wann das Terminsystem öffnet — wie sollen wir die Zeiten managen?

Wöchentliche gebündelte Öffnung erzeugt in kleinen Betrieben immer ein Gedränge. Stellen Sie das System auf ein rollierendes 7- oder 14-Tage-Fenster um. Legen Sie eine feste Öffnungszeit wie 09:30 morgens fest und schreiben Sie es groß auf den Anmeldebildschirm. Die eingehenden Anrufe halbieren sich in einer Woche.

Termine um 00:00 nachts zu öffnen ist eine schlechte Angewohnheit aus öffentlichen Krankenhäusern und schadet der Markenwahrnehmung einer privaten Gesundheitseinrichtung. Lassen Sie Ihre Patienten keine Nachtschicht schieben. Die Öffnung soll während der Geschäftszeiten sein, damit die Rezeption sofort eingreifen kann, wenn es bei einem technischen Problem oder im Zahlungsschritt Schwierigkeiten gibt.

In unserer eigenen Praxis haben wir früher immer montagmorgens freigeschaltet, da waren die Leitungen komplett dicht. Letztes Jahr sind wir auf ein rollierendes 15-Tage-System umgestiegen. Unsere täglichen Anrufe sind von rund 80 auf 15 gesunken, und auch die No-Show-Rate ist spürbar zurückgegangen, weil die Leute sich Termine nicht mehr wochenlang im Voraus auf gut Glück blockieren.

Das rollierende System ist ja schön und gut aber dann bricht euch halt jeden Morgen um 10:00 Uhr die Website zusammen. Wenn die Nachfrage das Angebot massiv übersteigt, verlagert eine andere Uhrzeit das Problem nur. Man sollte erst mal ganz nüchtern prüfen, ob die Kapazität für 40 Patienten überhaupt realistisch ausreicht.

hatten im friseursalon genau das gleiche problem und naja haben dann in die instagram-bio und den whatsapp-status geschrieben dass jeden tag um 11 uhr der entsprechende tag der folgewoche freigeschaltet wird, die leute haben sich dran gewöhnt und keiner fragt mehr wanns online geht.

Korrektur: Ich hatte die Zahl falsch im Kopf, sie war etwas niedriger.

Und wie handhabt ihr stornierte Termine? Wird so ein Slot sofort wieder im System freigegeben, wenn jemand absagt, oder gebt ihr die gesammelt zu einer festen Uhrzeit frei? Letzteres könnte nämlich auch dazu führen, dass die Patienten ständig F5 drücken.

Für die Umstellung würde ich folgende Schritte empfehlen: 1) Bestandspatienten mindestens eine Woche vorher per SMS über die neuen Freischaltzeiten informieren. 2) Den Hinweis zur Uhrzeit ganz oben im Buchungsformular anpinnen. 3) Eine Wartelistenfunktion für ausgebuchte Zeiten einrichten, damit frei werdende Slots automatisch nachbesetzt werden.

Edit: Ich habe ein paar Tippfehler korrigiert.

Falls eure Software das hergibt, aktiviert unbedingt das Wartelisten-Modul. Wenn Kunden, die keinen Termin bekommen haben, sich dort eintragen, geht bei einer Stornierung automatisch eine SMS an den nächsten raus. Das steigert die Kundenzufriedenheit enorm und nimmt dem Personal den ganzen Telefonstress ab.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche die man sechs Monate später korrigieren muss.

Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest. Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.

in der Theorie stimmt das, in der Praxis läuft es nicht so. wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst war die Frage falsch gestellt.

ich hoffe, das hilft dir weiter.

Da verstehe ich etwas nicht ganz. Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest.

Ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. Rechne das über die jährlichen Gesamtkosten, nicht über die monatliche Rechnung.

Wenn wir ins Detail gehen: Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

Aus Erfahrung weiß ich das.

es gibt auch noch die Mess-Seite. übrigens nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

schaut zuerst, welche Daten ihr bei der Entscheidungsfindung zur Hand habt dann übrigens schreibt mir wenn ihr Fragen habt ich antworte so gut ich kann.

Ich werde das Gegenteil vertreten, bitte nicht böse sein. Erst messen, dann aufteilen. In dieser Reihenfolge endet die Diskussion.

Es gab drei verschiedene Ansichten die sich alle ergänzen. Wenn ihr es zum ersten Mal macht fangt klein an die Skalierung kommt später.

Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber wer entscheidet... naja das ist meine Meinung, ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.

Wenn wir ins Detail gehen: Schaut zuerst, welche Daten ihr bei der Entscheidungsfindung zur Hand habt.

Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt. Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.