Wir sind ein 6-köpfiger Fachgroßhandel für Industriebedarf mit Sitz in Texas. Unser Team ist klein, aber das Tagesgeschäft brummt ziemlich. Kunden schicken Angebote oder Bestellungen über ein Formular auf unserer Website. Ein Kollege aus dem Team schnappt sich diese Anfragen, kopiert alles händisch in eine Tabelle, loggt sich dann in unsere Cloud-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware ein, erstellt die Proforma-Rechnung und trägt am Ende noch die Sendungsnummer in die Tabelle ein, bevor der Kunde seine Infomail kriegt.
Wir kriegen im Schnitt 25–30 Bestellungen pro Tag, und der Kollege verbringt täglich locker 3 Stunden nur damit, Daten zwischen diesen drei Systemen hin und her zu kopieren. Letzte Woche gab es wegen Übermüdung zwei falsch erfasste Rechnungen und dadurch massive Lieferverzögerungen. Wir haben schon mit einer lokalen IT-Agentur gesprochen: Die wollen 8.000 USD für eine individuelle Integration und Softwareentwicklung.
Das sprengt unser Budget völlig. Wenn wir die Prozessautomatisierung selbst in die Hand nehmen wollen: An welcher Stelle fängt man da am besten an und wie baut man das schrittweise auf, ohne dass das laufende System crasht?