Unbezahlte Rechnungen eintreiben kostet uns einen Tag pro Woche — reicht eine kostenlose Software fürs Forderungsmanagement?

Schaut erst mal in die Mailvorlagen eures aktuellen Rechnungssystems, bevor ihr ein neues Programm kauft. Viele Buchhaltungstools haben eine Option wie '3 Tage vor Fälligkeit erinnern' schon kostenlos an Bord. Statt freitags rumzutelefonieren, reicht es oft schon, Donnerstagabend automatisch eine Offene-Posten-Liste rauszuschicken – das nimmt schon die halbe Last weg.

Finger weg von Gratis-Tools ohne API. Wenn neu erstellte Rechnungen nicht per Webhook im Forderungstool landen oder Bankkonten nicht automatisch abgeglichen werden, verbringt ihr nächsten Monat einen weiteren Freitag damit, Differenzen zwischen beiden Systemen zu suchen.

Wir haben ein ähnliches Volumen. Bei rund 40.000 USD Außenständen haben wir schlicht zwei feste Mail-Vorlagen eingerichtet: 5 Tage vor Fälligkeit und direkt am Fälligkeitstag. Allein dadurch ist unser Zahlungsziel im Schnitt von 52 auf 34 Tage gesunken. Die Kunden, denen wir nachtelefonieren müssen, sind von 20 auf 4 pro Woche geschrumpft.

ich glaube nicht, dass Ihre Kunden böse Absichten haben, aber niemand zahlt freiwillig ohne dass man nachhakt... nehmen Sie eine Klausel in die Verträge auf: „Bei Zahlungsverzug wird die nächste Bestellung nur gegen Vorkasse geliefert“. wenn Sie nicht das Druckmittel in der Hand haben, Lieferungen zu stoppen, nützt auch die beste Software nichts – die E-Mails werden einfach ignoriert.

kostenlose programme nerven nach 10 rechnungen eh mit meldungen dass man upgraden soll. würd mir die zeit sparen entweder zusatzmodul in eurer buchhaltungssoftware freischalten oder einfach excel-makro basteln das mails rausschickt.

Wie viel von den überfälligen 45.000 USD entfällt denn auf die drei größten Kunden? Wenn der Großteil dieser Summe bei ein paar Hauptabnehmern liegt, ist das Problem keine fehlende Software, sondern schwach verhandelte Verträge mit diesen Firmen.

Im Geschäft gilt eine einfache Regel: Man kriegt das, woran man die Kunden gewöhnt hat. Wenn die am Telefon nur sagen „alles klar, geht Freitag raus“ und auflegen, haben die das Sagen, nicht Sie. Forderungsmanagement ist keine Software-Frage, sondern Cashflow-Management, das schon beim Verkauf anfängt. Ziehen Sie die Regeln an.

Ich mache mir etwas Sorgen, dass Kunden automatisierte E-Mails als unhöflich oder Misstrauensvotum auffassen und dann abspringen. Ist es nicht persönlicher und besser, einfach kurz anzurufen und nett nachzufragen?

Edit: Ich habe oben etwas falsch geschrieben, entschuldigung.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Ein kleiner Markt ist nicht schlecht; in einem kleinen Markt billig zu arbeiten, ist schlecht.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Hier muss man eine Unterscheidung treffen. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Wenn du so vorgehst, kläre das vorher. Ein kleiner Markt ist nicht schlecht; in einem kleinen Markt billig zu arbeiten ist schlecht.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.

Ich schreibe kurz, wie das in der Praxis gemacht wird. Rechne das über die jährlichen Gesamtkosten, nicht über die monatliche Rechnung.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Ich stimme zu.

Wenn wir ins Detail gehen: Gewohnheiten zu ändern ist schwieriger und teurer als ein System aufzubauen.

Beim Umsetzen gibt es drei Dinge zu beachten. Gewohnheiten zu ändern ist schwieriger und teurer als ein System aufzubauen.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

du hast recht.

Danke, genau die Antwort die ich gesucht habe.

Hier lauert eine Falle, die ich nicht unerwähnt lassen möchte. Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.