Forderungsmanagement in Excel — reicht das noch oder sollte ich langsam auf eine Buchhaltungssoftware umsteigen?

Richte dir direkt heute die «Bedingte Formatierung» ein. Überfällige Rechnungen rot färben, Fälligkeit in 3 Tagen gelb. Und falls du für jeden Kunden ein eigenes Tabellenblatt hast: sofort aufhören damit. Eine einzige Master-Tabelle anlegen und den Rest über eine Pivot-Tabelle ziehen.

Wann Excel am Ende ist, siehst du an 3 Dingen: 1) Zwei Leute öffnen gleichzeitig die Datei und es gibt Versionskonflikte. 2) Du kannst dem Kunden nicht auf Knopfdruck einen Kontoauszug schicken. 3) Du musst Rechnungsordner wälzen, um bei Teilzahlungen zu blicken, was eigentlich bezahlt ist. Dann ist es Zeit.

Wir haben uns bei 50 aktiven B2B-Kunden auch noch an Excel geklammert. Beim Jahresabgleich kam raus: Bei 3 Kunden wurden insgesamt 180.000 RUB an Zahlungen gar nicht eingetragen, 2 Rechnungen waren doppelt drin. Das glattzuziehen hat drei Wochen gedauert. Danach Software geholt, Saldenabgleich im ersten Monat war in 4 Tagen durch.

Bei 1.100.000 RUB offenem Posten ist das Risiko einfach zu hoch. Da verlässt man sich nicht aufs Gedächtnis oder zerschossene Formeln Software muss her.

Ähnlicher Großhandel bei uns: Mein Partner hat mal aus Versehen die Formel runtergezogen und eine fällige Forderung über 90.000 RUB auf null gesetzt. Kunde hat natürlich die Klappe gehalten. Sechs Monate später war die Firma pleite, Geld weg. Ein falscher Klick in Excel kann dich locker den Monatsgewinn kosten.

Eine Buchhaltungssoftware hilft nicht nur intern, sondern auch rechtlich bei Prüfungen und Abgleichen. Wenn du Bestätigungen und Saldenabstimmungen mit einem Klick ausgeben kannst, stehst du bei Unstimmigkeiten juristisch ganz anders da.

Glaub aber nicht, dass mit der Software plötzlich alles magisch läuft. Wenn du Kontobewegungen nicht täglich einpflegst oder keine Bank-Schnittstelle hast, passieren dir dieselben Fehler wie vorher. Oft liegt das Problem nicht an Excel, sondern an der Disziplin bei der Dateneingabe.

Muss man beim Umstieg eigentlich alle alten Rechnungen der Vormonate einzeln rückwirkend einpflegen oder reicht es einfach die aktuellen Kundensalden als Startwert zu übernehmen?

Ich fasse kurz zusammen, was bisher gesagt wurde. Budget aufteilen, ohne zu wissen, wo man verliert, ist Geld im Dunkeln verteilen.

Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest. Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Ich spreche mal aus der Gegenperspektive, ich bin auf der Lieferantenseite. Wer bei forderungsmanagement excel hetzt, stolpert alle an derselben Stelle.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Kurzfassung für Neueinsteiger: Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Ich hätte eine Frage, möchte aber nicht vom Thema abschweifen. Geht keine Vereinbarung ein, die keinen Exit-Plan hat.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

Ich habe diesen Weg schon hinter mir, ich erzähl mal. Gewohnheiten zu ändern ist schwieriger und teurer als ein System aufzubauen.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Vielen Dank, das hat mir sehr geholfen.

Hier muss man eine Unterscheidung treffen. Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

Das hört man oft, aber bei uns war es nie so. Ein zweiwöchiges Notizbuch hilft mehr als eine sechsmonatige Prognose.

Das war's, entschuldige wenn ich zu lang war.

So klar geschriebene Texte sind selten. Gewohnheiten zu ändern ist schwieriger und teurer als ein System aufzubauen.

Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt. Aus Erfahrung weiß ich das.

Ich probiere es aus.