Ist es sinnvoll, für 20 unbezahlte Rechnungen eine kostenlose Inkasso-Software zu nutzen?

Wir sind auch eine Agentur und haben in einer ähnlichen Forderungskrise 45.000 EUR abgeschrieben. Als wir die Erinnerungen an die Automatisierung hängten, wurden 12 der 20 Rechnungen in den ersten 10 Tagen bezahlt, weil sie es wirklich vergessen hatten. Bei den restlichen 8 Fällen hat die Software überhaupt nichts gebracht, wir haben es per Telefon und offiziellem Brief gelöst.

Kostenlose Programme öffnen meist ein Kundenportal und leiten Ihren Kunden dorthin. Wenn Sie einem Firmenkunden sagen 'klicken Sie auf dieses fremde System, um Ihre Rechnung zu bezahlen', werden sie misstrauisch und verzögern die Zahlung noch mehr. Erinnerungen, die nicht von Ihrer eigenen Firmen-E-Mail-Adresse kommen, landen im Spam-Ordner.

In Frankreich wird Ihre Sache einfacher, wenn Ihre allgemeinen Verkaufsbedingungen auf der Rechnungsrückseite solide sind. Ein kostenloses Tool erinnert Sie nur an das Datum. Wenn es im Vertrag nicht festgelegt ist, können Sie nicht nach Gutdünken Verzugszinsen berechnen. Prüfen Sie zuerst Ihre Verträge, dann binden Sie die Software ein.

20 Rechnungen lassen sich eigentlich auch per Hand verfolgen ne excel-tabelle machen und jeden dienstagmorgen anrufen ist effektiver. halt dem roboter aus der software zahlt keiner geld aber wenn man am telefon mit dem buchhalter spricht schieben sie es sofort auf den zahlungstermin.

Was du direkt morgen tun solltest, ist die Forderungen in drei Kategorien zu teilen: 1) Bis 15 Tage überfällig: eine freundliche Zahlungserinnerung, 2) Über 30 Tage: zum Hörer greifen, 3) Über 60 Tage: keine Zeit mehr mit Software verschwenden, sondern direkt notarielle oder per Einschreiben verschickte Mahnung raus.

Wie viele dieser 20 Rechnungen gehen denn an denselben Kunden? Wenn ein einziger Kunde schon 15-20 Tsd. EUR ausmacht, vergiften automatische Nachrichten aus so einem Tool nur die Beziehung. Hast du bei den dicken Rechnungen die Projektabnahme eigentlich schriftlich?

In französischen Buchhaltungsabteilungen schlagen täglich 500 automatisierte Bot-Mails auf glaub mal nicht, dass da irgendwer in Panik gerät und sofort die Überweisung fertig macht. Eine automatische Mail ist bei überfälligen Rechnungen wie ein Pflaster auf einer Platzwunde – manchmal braucht es einfach eine Operation.

Den gleichen Fehler habe ich auch mal gemacht. Um die Kundenbeziehung nicht zu belasten, habe ich statt anzurufen so ein kostenloses Mahntool vorgeschaltet. Das Ende vom Lied? Mein treuester Kunde war total gekränkt: „Wir arbeiten seit 4 Jahren zusammen, behandelst du uns jetzt wie Betrüger?“ Dabei war der zuständige Abteilungsleiter einfach nur im Urlaub. Mein Rat: Automation höchstens für die allererste Routine-Erinnerung, danach muss zwingend ein Mensch ran.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst war die Frage falsch gestellt.

Das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten. Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Hier lauert eine Falle, die ich nicht unerwähnt lassen möchte. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Bei uns war es so. Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

mich interessiert das auch. das güünstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

das ist meine Meinung ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.

Absolut... Wenn ich noch etwas hinzufügen darf: Scheut euch nicht zu fragen wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr.

Wir sind auch eine Zeit lang an derselben Stelle hängen geblieben. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Funktioniert das deiner Meinung nach in jeder Größe? Wenn man versucht alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Schreibe bei Entscheidungen auch das Worst-Case-Szenario auf nicht nur das Beste.

Mich interessiert das auch.

Der am häufigsten übersehene Punkt bei kostenlose Inkasso-Software ist dieser: Nach der Übergabe lebt das System weiter; Wartung ist ein separater Posten.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Ich hätte eine Frage, möchte aber nicht vom Thema abschweifen. Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Schaut zuerst, welche Daten ihr bei der Entscheidungsfindung zur Hand habt. Ich hoffe, das hilft dir weiter.