Buchungssoftware kostenlos nutzen bei 20 Terminen am Tag: Geht das gut und wo sind die Haken?

Ich habe bei ähnlicher Auslastung mal mit einem kostenlosen Buchungstool angefangen, da liefen so um die 450 Termine im Monat drüber. Bei den Zahlungen hat die Software neben den normalen Bankgebühren nochmal 1,5 Euro extra Provision pro Vorgang abgezogen. Am Monatsende habe ich über 600 Euro an die Plattform abgedrückt. Bin dann direkt im nächsten Monat auf ein System mit fester Lizenz für 35 Euro monatlich umgestiegen.

Passt bei der Kalendersynchronisation höllisch auf. Die meisten Gratis-Tarife nutzen für externe Kalender keine Echtzeit-Webhooks, sondern einfache ICS-Feeds. Und diese Feeds werden vom externen Kalender teilweise erst nach Stunden neu abgefragt. Wenn ihr in der Zwischenzeit telefonisch einen Termin eintragt, hält das System die Zeit immer noch für frei und lässt externe Buchungen zu.

Bei Buchungssoftware gibt es schlichtweg nichts umsonst. Kein Anbieter übernimmt Server- und SMS-Kosten aus reiner Nächstenliebe. Wenn im Vertrag nicht schwarz auf weiß steht dass sie eure Kunden nicht auf ihren eigenen Marktplatz ziehen und direkt danach den Konkurrenten von nebenan empfehlen, schenkt ihr dieser Plattform praktisch eure gesamte Kundenkartei.

Achtet in den AGB vor allem auf zwei Punkte: Kann man Kundenliste und Terminhistorie als CSV exportieren und sind SMS-Erinnerungen inklusive? Wenn diese beiden Sachen im Gratis-Paket fehlen, lasst lieber gleich die Finger davon – ein späterer Wechsel raubt euch sonst den letzten Nerv.

20 Sitzungen am Tag sind echt ein strammes Programm, Respekt. aber bei so einem Pensum kostet dich jeder einzelne Klient, der einfach ohne Absage nicht auftaucht direkt bares Geld und bei kostenlosen Systemen sind No-Show-Schutzmaßnahmen wie Vorautorisierung oder Anzahlungen meistens gesperrt, das sollte man vorher unbedingt bedenken.

Ergänzung: Wurde unten schon gefragt, die Antwort habe ich im zweiten Beitrag geschrieben.

in frankreich sind die rgpd-regeln auch extrem streng. viele gratis-tools hosten außerhalb der eu oder schicken den kunden ohne einwilligung eigene werbung. wenn sich da irgendwann ein klient beschwert hat man unnötig ärger am hals, lieber gleich von anfang an sauber aufstellen.

Wie viele von diesen 20 Terminen am Tag sind eigentlich Stammklienten und wie viele kommen zum ersten Mal? Wenn der Großteil sowieso feste Stammkundschaft ist, wäre ein einfaches, einmalig integriertes Buchungsmodul auf der eigenen Website nicht die wesentlich sauberere Lösung?

wir hatten uns damals auch über ein kostenloses System gefreut – bis wir im ersten Monat mit ansehen mussten wie per SMS Rabattgutscheine vom Nachbarbetrieb an unsere Kunden verschickt wurden. da ging mir echt ein Licht auf. übrigens wenn die Software nichts kostet bist am Ende nicht du das Produkt sondern direkt dene Kundschaft.

Das habe ich auch erlebt.

Das hört man oft, aber bei uns war es nie so. Nach der Übergabe lebt das System weiter; Wartung ist ein separater Posten.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Ich stimme zu.

Hier muss man eine Unterscheidung treffen. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

ich erkläre mal die technische Seite dann nur weil alle es tun heißt es niicht dass es richtig ist.

ich hoffe, das hilft dir weiter.

Man sollte der Reihe nach vorgehen. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Wenn ich dich richtig verstehe, meinst du Folgendes: In den ersten drei Monaten läuft alles gut die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

da hast du recht. lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren, brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

aus Erfahrung weiß ich das.

Bleibe dran.

Danke fürs Schreiben, das ist genau richtig. Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern.

Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten. Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.