Unsere Hausverwaltung will eine kostenlose Software — wer macht die Installation, wem gehören die Daten?

Als jemand, der jahrelang in Wohnungseigentümer-Vorständen mitgewirkt hat, warne ich euch: Das Einzige, was kostenlos ist, ist das Etikett der Software, die aufgewendete Arbeit und das Risiko sind nicht kostenlos. Bei einem Budget von 110.000 Dollar ist es keine große Ersparnis, statt jährlich 300-400 Dollar für eine offizielle Lösung bereitzustellen, nach kostenlosen Tools zu suchen — verglichen mit den Anwaltskosten, die bei einem Datenverlust morgen anfallen würden.

Wir haben für unsere Anlage mit 38 Wohnungen eine kostenlose Plattform eingerichtet. Die Ersteinrichtung hat uns 5 Stunden gekostet. Allerdings braucht man jede Woche gut 2 Stunden, um Bewohnern Passwörter zurückzusetzen und Zahlungen zu verbuchen. Dem Vorstandsmitglied, das sich darum kümmert, haben wir per Beschluss der Eigentümerversammlung 50 Dollar monatlichen Hausgeld-Rabatt eingeräumt; so ist es fair geregelt und die Arbeit bleibt nicht liegen.

Für die Datensicherheit solltet ihr folgende drei Regeln per Vorstandsbeschluss festhalten: 1) Bankdaten und Kreditkarteninformationen der Bewohner niemals im kostenlosen System speichern. 2) Die zentrale Admin-E-Mail-Adresse zur Passwort-Wiederherstellung muss im Besitz der Eigentümergemeinschaft liegen, falls der Verwalter wechselt. 3) Am Monatsende immer ein unabhängiges Backup auf ein externes Speichermedium ziehen.

Unser alter Verwalter hatte so ein kostenloses System eingerichtet, sich dann mit den Nachbarn verkracht und hingeschmissen. Da der Account mit seiner privaten Handynummer verknüpft war, hat er das Konto einfach gelöscht und der komplette Instandhaltungsverlauf von 3 Jahren war futsch. Wir mussten 6 Monate lang Kontoauszüge wälzen, nur um rauszufinden, welche Wohnung wie viel für die Dachreparatur gezahlt hatte.

Habt ihr mal das Geschäftsmodell der Firma gecheckt, die diese Software kostenlos anbietet? Niemand zahlt Server- und Wartungskosten aus eigener Tasche. Die meisten kostenlosen Hausverwaltungs-Tools ballern eure Bewohner mit Werbung für Kredite oder Versicherungen zu oder verkaufen deren Kontaktdaten direkt an Marketing-Netzwerke.

Wenn ihr euch nicht mit komplizierter Software herumschlagen wollt, nutzt das Gratissystem einfach nur für Aushänge und Schadensmeldungen. Die Finanzen und personenbezogenen Daten führt ihr stattdessen weiter in einer verschlüsselten Tabelle auf die nur der Vorstand Zugriff hat; damit haltet ihr euer Haftungsrisiko schon mal deutlich geringer.

Wie sieht es eigentlich rechtlich aus: Wenn bei so einem kostenlosen Dienst Telefonnummern oder Autokennzeichen der Bewohner geleakt werden, haften dann die Verwalter die die Software ausgesucht haben persönlich dafür oder haftet der Vorstand als Organ bzw... die Eigentümergemeinschaft?

bei uns im haus hat auch mal ein jüngerer nachbar so ne gratis-software aufgesetzt und ist dann weggezogen. weil danach keiner mehr durchgeblickt hat wie man das updatet sind wir wieder bei stift und papier gelandet. wenn sich keiner damit auskennt lasst lieber gleich die finger davon.

Meine Frage ist geklärt, vielen Dank.

Mich interessiert das auch.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Das wusste ich nicht.

Bei uns ist es genauso.

meine Frage klingt vielleicht etwas naiv, entschuldigt bitte aber übrigens das allein zu versucen ist der teuerste Weg.

das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Richtig.

Ja, die Situation bei Hausverwaltungssoftware kostenlos ist genau so. Eine Partnerschaft ohne Zahlungsplan blockiert sich beim ersten Streit.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Dieses Thema ist archiviert.

bei Hausverwaltungssoftware kostenlos ist es meiner Meinung nach schwierig, so eindeutig zu sprechen. gebt Probearbeit auf, aber zahlt dafür; kostenlose Probearbeit bindet niemanden.

aus Erfahrung weiß ich das.