Terminplanung läuft über Excel: Bis wie viele Einträge geht das gut und was kommt danach?

Hatten in unserer Ernährungsberatung exakt dasselbe Theater. Ab 15 Klienten am Tag war Excel die reinste Katastrophe. Im ersten Monat nach dem Umstieg auf eine Termin-App mit SMS-Erinnerung ist die Zahl der No-Shows von 32 auf 6 gesunken. Die 900 TL Monatsgebühr haben uns mindestens 15.000 TL an geretteten Honoraren eingebracht.

Bis ihr auf eine Software umsteigt schiebt die Datei zumindest als Sofortmaßnahme in eine Cloud-Tabelle (Google Sheets o. ä.), damit ihr euch beim gleichzeitigen Arbeiten nicht gegenseitig die Zellen zerschießt. Aber das SMS- und No-Show-Problem kriegt man mit keiner Formel der Welt gelöst; wechselt so schnell wie möglich auf ein echtes Praxissystem.

Excel eignet sich super als Prototyp für den Start, aber taugt absolut null für den Live-Betrieb. Wenn drei Behandler im Haus sind und keiner mal eben auf dem Handy Termine checken oder freigeben kann, ist das massive Zeitverschwendung. 1.000 TL im Monat sind für eine Praxis mit vier Leuten ehrlich gesagt kein nennenswerter Kostenfaktor.

Haben die Softwarelösungen, die ihr in Betracht zieht, die Möglichkeit, dass Klienten online selbst ihren Termin buchen oder absagen können? Wenn ein Klient um Mitternacht absagt und die Fachkraft morgens die Lücke sieht und einen neuen Patienten annehmen kann, verdoppelt sich eure Effizienz.

40 verpasste Sitzungen im Monat sind unglaublich viel Geld. je länger ihr in excel bleibt, desto mehr Verlust schreibt ihr, ich finde ihr solltet ohne zu zögern dieses Wochenende umsteigen.

Achtet bei der Softwarewahl nicht nur auf den Preis, sondern auf diese drei Funktionen: 1) Zwei-Wege-SMS-Integration (der Patient muss mit "Ich kann nicht kommen" antworten können). 2) Berechtigung pro Fachkraft (jeder Physiotherapeut darf nur seine eigene Sitzung sehen). 3) Sitzungspaket-Verfolgung (Warnung, wie viele der 10er-Pakete genutzt wurden und wie viele übrig sind).

Wir haben vor 2 Jahren in der Zahnklinik wegen desselben Sturheit 3 Patienten auf dieselbe Uhrzeit gelegt. Zwei Patienten haben sich an der Tür gestritten, einer hat eine schlechte Bewertung bei Google geschrieben. An dem Tag haben wir Excel geschlossen und sind auf ein fertiges Terminprogramm umgestiegen. Glaubt mir, sogar der Stress der Sekretärin hat sich halbiert.

Bei monatlich 40 No-Shows ist die Nutzung von Excel keine Ersparnis, sondern direktes Geldverlieren. Steigt um, ohne Zeit zu verlieren.

Das hört man oft aber bei uns war es nie so. Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen nicht auf persönliche Konten.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Meine Frage klingt vielleicht etwas naiv, entschuldigt bitte. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel. Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Dieser Ansatz hat seinen Preis, der aber nicht thematisiert wird. Fragt, wer das Angebot erstellt hat und wer die Arbeit ausführen wird.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Ich spreche mal aus der Gegenperspektive, ich bin auf der Lieferantenseite. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß was man verbessern soll.

Das allein zu versuchen, ist der teuerste Weg. An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Ich probiere es aus.

Notiert danke.

Beim Lesen dieser Antwort war ich erleichtert, es liegt also nicht nur an mir. Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern etabliert sich nichts richtig.

bei mir war es genau umgekehrt deshalb schreibe ich das.. dann naja schreibe bei Entscheidungen auch das Worst-Case-Szenario auf nicht nur das Beste.

wenn ihr das Ergebnis hier postet hilft es auch anderen.

Ich probiere es aus. Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

meine Frage klingt vielleicht etwas naiv entschuldigt bitte. halt lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren brechen bei Wachstum zusammen das habe ich spät gelernt.

wenn keien Abnahmekriterien definiert sind ist der Abschlusszeitpunkt des Projekts diskussionswürdig.