Auftragsverwaltung: Individuelle Softwarelösung oder Standardsoftware?

Ich kenne kaum einen Mittelständler, der eine Individualentwicklung im Nachhinein nicht bereut hätte. Wenn euer Kerngeschäft kein Tech-Produkt ist: Erfindet das Rad bloß nicht neu. Standardsoftware basiert auf den Best Practices tausender Betriebe. Die eigenen Freigaben an diesen Standard anzupassen, hilft der Professionalisierung meistens enorm.

Das größte Risiko bei Eigenentwicklungen sind Dokumentation, Code-Qualität und veraltete Frameworks. Die wenigsten Agenturen dokumentieren sauber. Wenn man sich nach zwei Jahren trennt, fasst kein externer Entwickler das Projekt mehr an – da heißt es immer sofort: 'Muss man komplett neu bauen.'

Wir haben 2021 für ein ähnliches Großhandelsgeschäft 19.000 € für eine Individualsoftware hingelegt. Nach zwei Jahren lagen wir mit Änderungswünschen, Serverkosten und Bugfixes bei insgesamt rund 34.000 €. Hätten wir eine fertige Cloud-Lösung genommen, wären wir in drei Jahren bei maximal 11.000 € gelandet.

Macht am besten sofort diese drei Schritte: 1) Eure aktuellen Bestellabläufe Schritt für Schritt in einem Diagramm festhalten. 2) Prüfen, welche Rabattfreigaben wirklich zwingend nötig sind und was bloß alte Gewohnheit ist. 3) Die beiden gängigsten Standardlösungen 14 Tage lang als Testversion mit ein paar echten Bestellungen durchspielen.

Edit: Ich habe oben etwas falsch geschrieben, entschuldigung.

Fertiglösungen sind aber auch kein Heilsbringer. Man startet mit einem Lizenzmodell pro Nutzer, und sobald man mehr Lizenzen oder Speicherplatz braucht, verdoppeln sich die Jahreskosten ratzfatz. Außerdem sind eure Daten in deren Cloud gefangen, und beim Export schlägt man sich dann mit unvollständigen CSV-Dateien herum.

wir hatten ne sonderanfertigung macheen lassen dann ist der entwickler-typ abgehauen und uns ist das system um die ohren geflogen aber übrigens für jeden miniknopf wollten die extra kohle haben sind jetzt auf standardsoftware umgestiegen und haben endlich ruhe, spart euch echt das abenteuer

Sollen eure B2B-Kunden ihre Bestellungen über ein eigenes Portal selbst eingeben oder wird die Software ausschließlich intern von den 14 Mitarbeitern genutzt? Falls ein Kundenportal nach außen geplant ist, laufen fertige B2B-E-Commerce-Module bei solchen Budgets wesentlich stabiler.

Der Tenor hier im Thread ist eindeutig: 28.000 € Initialkosten plus 450 € monatliche Wartung sind bei eurem Umsatz- und Bestellvolumen ein unnötiges Risiko. Eure Prozesse an eine Standardsoftware anzupassen ist um ein Vielfaches günstiger und sicherer, als das Wartungs- und Entwicklerabhängigkeitsrisiko einer Individualsoftware zu tragen.

Bei uns war es so. Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Ich würde sagen lass uns nichts überstürzen. ehrlich gesagt bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Der billige Weg stellt sich oft im Nachhinein als teuer heraus. Zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung.

Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Danke, genau die Antwort, die ich gesucht habe.

Du hast recht.

Richtig. Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel.

Danke fürs Schreiben, das ist genau richtig. Wenn der Umfang wächst müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Richtig.

Ich bin derselben Meinung. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

das hatte ich auch schon überlegt dann halt bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber wer entscheidet.