forumKonu aç

12 personelin vardiyasını kâğıt üstünde yapıyoruz — ücretsiz personel çizelgeleme programı yeterli mi?

OOkan K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Mar 2026
Mesaj
66
#1

new Jerseyde 12 çalışanı olan bi fırın ve kafe işletiyoruz. vardiyaları yıllardır haftalık olarak arka ofisteki panoya astığımız kâğıt çıktılar üzerinden planlıyorum. bu arada haftadda en az 4 saatimi bu çizelgeyi hazırlamaya ve çalışanların izin taleplerini dengelemeye harcıyorum.

son aylarda işler kontrolden çıkmaya başladı.. sonra personel kendi arasında vardiya takası yapıyor ama bunu kâğıda işlemiyor; sabah vardiyasında kimse gelmeyince panik yaşıyoruz. ayrıca son iki aydır haftalık 40 saati aşan çalışanları fark edemediğim icin ayda 450-500 dolar civarında gereksiz fazla mesai primi ödemek zorunda kaldım.

internette pek çok ücretsiz personel vardiya programı görüyorum sonra biizim gibi 12 kişilik bi ekip icin bu ücretsiz sürümler gerçekten iş görür mü, yoksa birkaç özellik snra hemen ücretli plana mı zorluyorlar? yani hangi aşamada ücretli yazılıma geçmek gerekir?

NNurayKatılımcı
Görev
Yayınevi
Yapı
iki şubeli işletme
Katılım
Eki 2023
Mesaj
92
En çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: 12 kişilik bir ekipte ücretsiz personel vardiya programları ilk etapta çizelgeyi dijitale taşımak için yeterli olsa da fazla mesai takibi ve anlık vardiya takası süreçlerinde hızla yetersiz kalacaktır. valla ekip büyüklüğünüz ücretsiz paketlerin sunduğu kritik sınırların hemen eşiğinde yer alıyor.

Ücretsiz sürümler genellikle şu noktalarda tıkanır: Çoğu platform ücretsiz planında 5 ila 10 kullanıcı sınırı uygular yani 12 kişiyle doğrudan üst pakete geçmeniz istenebilir. Kullanıcı sınırı olmayanlar ise geçmiş vardiya verilerini sadece 7 gün saklar dışa aktarma raporlarını kısıtlar ve en önemlisi mobil bildirim ya da yönetici onaylı vardiya takası özelliğini ücretli plana saklar.

İşletmeniz icin vazgeçilmez üç özellik şunlardır: 1) Fazla mesai uyarıları; bir çalışan haftalık 40 saati aşmak üzereyken planlama ekranında kırmızı alarm vermelidir. 2) Yönetici onaylı takas; çalışanlar kendi aralarında anlaşıp sisteme bildirmeli yönetici onaylamadan çizelge değişmemelidir. 3) Mobil uygulama desteği; panodaki kâğıt yerine herkesin cebine anlık bildirim gitmelidir.

Ücretli yazılıma geçiş eşiği tam olarak şu anki durumunuzdur... Ayda 450 dolar gereksiz fazla mesai ödüyorsanız, çalışan başına aylık 2 ila 4 dolar ödeyeceğiniz ortalama 35-45 dolarlık bi yazılım maliyeti ilk aydan itibaren kendini amorti edecektir.

edit: telefondan yazdım, yazım hatalarım için kusura bakmayın.

ZZerrin T***Katılımcı
Görev
İhracat sorumlusu
Sektör
Hukuk
Yapı
butik ajans
Katılım
Mar 2024
Mesaj
3
#3

Hemen ücretli abonelik almayın. Ücretsiz sürümü olan popüler bir aracı seçin, sadece çekirdek 8 tam zamanlı personeli sisteme girin. Kalan 4 yarı zamanlıyı yedek liste olarak tutun. Bir ay boyunca takas onaylarını ve cep telefonu bildirimlerini test edin.

YYasemin K***Katılımcı
Görev
İcra kurulu üyesi
Sektör
Mücevherat
Yapı
kooperatif
Katılım
Şub 2023
Mesaj
66
#4

Biz 15 kişilik mutfak ekibinde kâğıttan yazılıma geçtik. Kullanıcı başına aylık 3 dolar ödüyoruz, toplamda yaklaşık 45 dolar tutuyor. İlk ayda önlediğimiz plansız fazla mesai tutarı 380 dolardı. Maliyeti fazlasıyla çıkarıyor.

KKübra M***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
May 2025
Mesaj
62
#5

Ücretsiz sürümler genellikle çalışanların mobil uygulamadan vardiya bırakmasını engeller ya da SMS bildirimlerini ücretli eklenti yapar. Personel uygulamayı indirip bildirimleri kapatırsa kâğıt panodan hiç bir farkı kalmaz. İnsan faktörünü yazılım tek başına çözemez.

LLale T***Katılımcı
Görev
Tedarik zinciri yöneticisi
Sektör
Bilişim hizmetleri
Yapı
aile şirketi
Katılım
May 2024
Mesaj
338
#6

Kuralı yazılımla birlikte koymanız gerekir. Çalışanlara şunu net söyleyin: Sistem üzerinden bildirilmeyen ve yönetici tarafından onaylanmayan hiçbir takas geçerli sayılmaz, o saatte gelmeyen kişi mazeretsiz devamsız yazılır. Bu kural olmadan en pahalı programı da alsanız karmaşa bitmez.

LLale Y***Katılımcı
Görev
Sosyal medya sorumlusu
Sektör
Yazılım
Yapı
120 kişilik şirket
Katılım
Ağu 2024
Mesaj
377
#7

peki bu programlar bordro sistemleriyle de entegre oluyor mu yokas saatleri ay sonunda yine tek tek muhasebeciye elle mi girmemiz gerekiyor?

İİsmail K***Yeni üye
Görev
Bakkal
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Ara 2024
Mesaj
22

Doki · Log yönetimi kurulumu · 2025

#8

kâgit panoyu birakmak basta calisanlara zor geliyor ozellikle yasi buyuk ustalar direnebiliyor. ama telefonlarina indirip vardiyalarini tek ekranda gormeye basladiklarinda onlar da rahat eidyor ama bnc hic vakit kaybetmeyin.

ÖÖzgür D***Katılımcı
Görev
Ön muhasebe
Sektör
Otomotiv yan sanayi
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Eki 2022
Mesaj
2
#9

12 kişi için ücretsiz versiyonlar iki hafta sonra duvara toslar; ayda 40 doları gözden çıkarıp doğrudan giriş paketine geçin.

DDeniz B***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Oca 2026
Mesaj
79
#10

Yasal çalışma saatleri ve haftalık dinlenme sürelerinin ihlal edilmemesi adına sistemin sunduğu denetim kayıtları resmi denetimlerde işletmeniz lehine önemli bi kanıt niteliği taşır.

UUfuk Ç***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Mar 2024
Mesaj
36
#11

tşk ederim, çok işime yaradı.. ama bu arada aceel karar altı ay snra düzeltilen karar oluyor

not olaark bırakayım laazım olur

MMurat S***Katılımcı
Görev
Satın alma sorumlusu
Sektör
Elektrik-elektronik
Yapı
tek kişilik işletme
Katılım
Oca 2022
Mesaj
79
#12

tam olarak böyyle ve valla kayıt tutmayan hiç bi süreç düzelmiyor, çünkü neyi düzelteceğinizi bilmiyorsunuz.

sorunuz olursa yazın, elimden geldiğince cevaplarım.

FFikretKatılımcı
Görev
Endüstriyel otomasyon
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Kas 2023
Mesaj
118

Doki · Oltalama farkındalık eğitimi · 2026

#13

Katılıyorum.

KKazımYeni üye
Görev
Plastik imalat
Katılım
Eyl 2024
Mesaj
36
#14

Aynısını yaşadım. açıkçası hangi aşamada kaybettiğinizi bilmeden bütçe bölmek karanlıkta para dağıtmak.

Yanlışım varsa düzeltin.

HHilal Ö***Katılımcı
Görev
Sosyal medya sorumlusu
Sektör
Turizm
Yapı
butik ajans
Katılım
Nis 2024
Mesaj
215
#15

Doğru.

TTülay C***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Haz 2024
Mesaj
48
#16

Aynı durumdayım o yüzden soruyorum... valla bunu baştan yazılı hâle getirmezseniz sonra tartışma çıkıyor.

Yanlışım varsa düzeltin.

KKadir G***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Eyl 2022
Mesaj
44
#17

Bir dönem biz de aynı yerde takıldık... Bunu yıllık toplam maliyet üzerinden hesaplayın, aylık fatura üzerinden değl.

Kayıt tutmayan hiçbi süreç düzelmiyor çünkü neyi düzelteceğinizi bilmiyorsunuz... açıkçası tecrübeyle sabit.

TTuğçe U***Uzman
Görev
Üretim planlama
Sektör
Elektrik-elektronik
Yapı
40 kişilik üretim firması
Katılım
Oca 2023
Mesaj
174
#18

Yeni girenler için kısa özet: İki haftalık defter, altı aylık tahminden daha çok yol gösteriyor.

Tecrübeyle sabit.

ZZafer Ö***Katılımcı
Görev
Üretim planlama
Sektör
Makine imalatı
Yapı
holding bünyesinde bir şirket
Katılım
Nis 2023
Mesaj
247
#19

Konuyu toparlayayım çünkü birkaç farklı cevap verildi. İlk üç ay her şey iyi gider sorun dördüncü ayda çıkar.

Kovanın deliği neredeyse oraya bakın; üstüne su dökmek çözmüyor.

SSelin B***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Haz 2024
Mesaj
33
#20

Kendi tecrübemi yazayım. Kararı geri almak ne kadar zorsa, o kadar yavaş verin.

Yanıt yaz