forumKonu aç

12 çalışan için ücretsiz vardiya planlama uygulaması yeterli mi, ücretliye mi geçmeli?

DDamla P***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
May 2024
Mesaj
191
#1

frankfurtta işlettiğimiz fırın-kafe şubesinde 4 tam zamanlı, 5 yarı zamanlı ve 3 Minijob çalışan olmak üzere toplam 12 kişilik bi ekibimiz var. valla yıllardır mutfak panosuna astığımız basılı Excel çizelgesiyle idare ediyorduk ancak son aylarda vardiya değişim talepleri ani hastalık izinleri ve mesajlaşma gruplarındaki karışıklıklar yüzünden her hafta en az 4-5 saatimi sadece bu çizelgeyi düzeltmeye harcıyorum.

merkez yönetim bu tür operasyonel yazılımlar için şu an ek bi bütçe ayırmıyor bu nedenle masrafı ya sıfır tutmam ya da şube bütçesinden karşılamam gerekiyor. piyasada ücretsiz plan sunan bazı vardiya uygulamaları gördüm fakat 12 kullanıcıyla bu araçları uzun vadeli kullanmak gercekten mümkün mü yoksa kısa sürede tıkanır mıyız kestiremiyorum.

ücretsiz personel çizelgesi uygulamaları Almanyadaki yasal çalışma süresi kayıtları izin takibi ve çalışan sınırı açısından bzim ölçekte iş görür mü yoksa baştan kullanıcı başı ücretli bi plana geçmek kaçınılmaz mı?

EEbru Y***Uzman
Görev
İçerik stratejisti
Katılım
Kas 2023
Mesaj
186
En çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: 12 kişilik bi ekipte tamamen ücretsiz bi vardiya planlama uygulamasıyla uzun süre sorunsuz ilerlemek neredeyse imkansızdır. ya ücretsiz araçlar genelde 5 ile 10 kullanıcı sınırına takılır ya da kritik izin, resmi tatil ve mesai kayıt modüllerini kilitli tutar.

Piyasadaki ücretsiz planların en büyük kısıtı kullanıcı ve aktif vardiya sayısıdır. Genelde 5 veya en fazla 10 çalışana kadar temel çizelge yapılmasına izin verilir; 12 kişi olduğunuz an sistemi ikiye bölmek veya çalışanları tek bi hesap üzerinden takip etmek gibi hatalı yöntemlere başvurmanız gerekir. valla ayrıca ücretsiz sürümlerde çalışanların kendi aralarında vardiya takas etmesi anlık bildirim alması ve yöneticinin bunu tek tıkla onaylaması gibi zaman kazandıran otomasyonlar bulunmaz.

İkinci kritik konu Almanyadaki yasal mevzuattır. Federal İş Mahkemesi kararları ve çalışma süresi kayıt zorunluluğu (Arbeitszeiterfassung) gereği çalışanların fiili giriş-çıkış saatlerinin eksiksiz belgelenmesi şarttır. Ücretsiz araçlar genelde sadece planlanan saati gösterir, gerçekleşen mola ve fazla mesaileri bordroya hazır biçimde raporlamaz... Özellikle Minijob kadrosunda saatlik ücret denetimleri çok sıkı olduğu icin eksik kayıtlar idari risk yaratır.

Tavsiyem, haftada kaybettiğiniz 4 saati kendi saatlik maliyetinizle çarpmanızdır. Kullanıcı başına aylık 2 ila 4 EUR civarında maliyeti olan giriş seviyesi profesyonel bi yazılım, 12 çalışan için ayda yaklaşık 30-40 EUR tutar. neyse bu bütçe her ay kurtaracağınız 15-20 saatlik yöneticilik mesaisinin yanında son derece makul kalır.

MMert K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Tem 2025
Mesaj
365
#3

Köln'deki restoranımızda 14 kişiyle ücretsiz bir aracı zorladık. Sınır 10 kişiydi, 4 Minijob çalışanını sisteme girmeyip kağıtta tuttuk. İki hafta sonra vardiyalar çakıştı, bir cumartesi akşamı mutfakta iki kişi eksik kaldık ve o günün ciro kaybı en az 800 EUR oldu. Hemen kullanıcı başı 2,50 EUR ödediğimiz bir sisteme geçtik, şu an ayda 35 EUR veriyoruz ama kafa rahat.

EEsra U***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2026
Mesaj
160
#4

Ücretsiz araç seçerken sunucunun nerede olduğuna ve DSGVO uyumluluğuna dikkat edin. Çalışanların ad, telefon ve çalışma saatlerinin AB dışındaki sunucularda işlenmesi başınızı ağrıtabilir. Ayrıca dışa aktarma (export) formatlarını kontrol edin; ay sonunda muhasebeye saatleri CSV veya Excel olarak veremiyorsanız o uygulama size sadece yük olur.

SSena S***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
May 2023
Mesaj
175
#5

uygulama yerine google e-tablolar üzerinden yetkilendirilmiş bi şablon kurduk biz. mobilden herkez sadece kendi satırını görüyor.. bir de 12 kişi icin sıfır maliyetle işi çözdük ama arada birisi yanlislıkla formülü silince tüm hafta karışıyor dikkatli olmak lazım.

düzeltme: rakamı yanlış hatırlamışım, biraz daha düşüktü.

EEmre K***Katılımcı
Görev
Proje yöneticisi
Sektör
Yazılım
Yapı
imalathane
Katılım
Kas 2023
Mesaj
1
#6

Çalışanlarınızın yaş ortalaması ve teknolojiye yatkınlığı nsl? Ayrıca sözleşmelerinde esnek çalışma saati mi yazıyor yoksa sabit vardiyalar mı var? valla eğer Minijob çalışanlarının saatleri her hafta değişiyorsa ücretsiz panolar takas trafiğini kesinlikle kaldıramaz.

NNecati G***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Kas 2024
Mesaj
409
#7

Ücretsiz diye sunulan uygulamaların çoğu altı ay snra şartlarını değiştiriyor. Ya kullanıcı limitini aniden 5 kişiye düşürüyorlar ya da PDF indirmeyi ücretli yapıyorlar. Tam sistemi oturtup çalışanları alıştırdığınız anda para istemeye başlıyorlar baştan bunu bilerek girin.

UUğur V***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Ağu 2023
Mesaj
282
#8

o kağıt panodaki tükenmez kalemle çizilmiş ok işaretlerini çok iyi bilirim, haftada iki gün mutlaka vardiya kavgası çıkardı. inanın ayda 30-40 EUR şube için hiç bişey değl. neyse bi kere düzgün bi sisteme geçince 'ben bunu niye üç yıl önce yapmadım' diyorsunuz

EEmre Y***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
May 2025
Mesaj
48
#9

Şimdilik merkezden bütçe koparamıyorsanız, 30 günlük ücretsiz deneme süresi veren profesyonel araçlardan birini kurun. Ay sonunda kurtardığınız çalışma saatlerini ve sıfıra inen vardiya hatalarını raporlayıp merkez yönetimin önüne koyun bütçeyi onaylatmak çok daha kolay olur.

NNecati A***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Oca 2025
Mesaj
5
#10

bu uygulamalari personelin kendi sahsi telefonuna yukletmek yasal olarak sorun oluyor mu? is tellefonu vermek zornuda miyiz yoka herkez kendi telefonundan vardiyasini takip edebilir mi?

Doki ekibiDoki ekibi
Görev
Resmî hesap
Sektör
Siber güvenlik ve dijital
Yapı
Doki
Katılım
Mar 2023
Mesaj
310
#11

Konuyu toparlayayım, çünkü birkaç farklı cevap verildi. Sormaktan çekinmeyin, sormayan hep daha pahalıya ödüyor.

Ölçmeden karar verince hep aynı yere geliyoruz. Yanlışım varsa düzeltin.

ÜÜmit K***Katılımcı
Görev
Operasyon müdürü
Sektör
Mücevherat
Yapı
holding bünyesinde bir şirket
Katılım
May 2022
Mesaj
406
#12

Bu yazılanlar bire bi bizim yaşadığımız. Hangi aşamada kaybettiğinizi bilmeden bütçe bölmek, karanlıkta para dağıtmak.

Başka türlü yapan varsa onu da merak ederim.

ZZübeyde K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Eki 2023
Mesaj
43
#13

Doğru.

LLale K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Eki 2024
Mesaj
253
#14

Genel olarak doğru ama bi yeri eksik kalmış... Pazarın küçük olması kötü dgl; küçük pazarda ucuz çalışmak kötü.

Sormaktan çekinmeyin sormayan hep daha pahalıya ödüyor. Başka türlü yapan varsa onu da merak ederim.

MMeryem A***Katılımcı
Görev
Lojistik planlama
Sektör
Elektrik-elektronik
Yapı
bölge bayisi
Katılım
May 2023
Mesaj
62
#15

Şunu yaşadıktan snra bakışım değişti. Gelir olmadan kaç ay yaşayabileceğinizi hesaplayın, sonra o sayıyı ikiye bölün.

Sonucu buraya yazarsanız başkalarına da faydası olur.

EEbru A***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Nis 2023
Mesaj
201
#16

evet ücretsiz personel çizelgesi uygulaması konusunda durum aynen böyle sonra acele karra altı ay snra düzeltilen karar oluyor.

sonucu buraya yazarsanız başkalarına da faydaası olur.

ÜÜlkü K***Katılımcı
Görev
İcra kurulu üyesi
Sektör
Tarım
Yapı
kooperatif
Katılım
Oca 2025
Mesaj
19

Doki · Altyapı taşıma · 2025

#17

Kavramları ayıralım, karıştırılıyor. Ölçmeden karar verince hep aynı yere geliyoruz.

Not olarak bırakayım, lazım olur.

YYasemin K***Veteran
Görev
İnsan kaynakları müdürü
Sektör
Catering
Yapı
zincir mağaza
Katılım
Mar 2025
Mesaj
132

Doki · Sunucu bakım anlaşması · 2025

#18

ücretsiz personel çizelgesi uygulaması konusunda hiç tecrübem yok, o yüzden soruyorum. Bizde en çok zaman kaybettiren şey, kimin karar vereceğinin belli olmamasıydı.

Kendi durumunuz farklıysa tabii değişir.

SSerkan E***Katılımcı
Görev
Sistem destek elemanı
Sektör
Hukuk
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Kas 2022
Mesaj
147
#19

Konuyu toparlayayım, çünkü birkaç farklı cevap verildi. Asıl mesele rakam değil, o rakamın neye göre çıktığı.

Hangi aşamada kaybettiğinizi bilmeden bütçe bölmek, karanlıkta para dağıtmak. Kolay gelsin.

OOya Ç***Yeni üye
Görev
Ürün yöneticisi
Sektör
Mobilya üretimi
Yapı
8 kişilik ekip
Katılım
Ağu 2026
Mesaj
335
#20

Tartışma dağıldı, toparlayayım. İlk üç ay her şey iyi gider, sorun dördüncü ayda çıkar.

Yanıt yaz