forumKonu aç

5 kişilik ekip için süreç otomasyonu araçları — gereksiz araçlara bağlanmadan nereden başlamalı?

SSinan B***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Nis 2024
Mesaj
140
#1

berlinde dijital pazarlama ve web tasarim hizmeti veren 5 kisilik butik bi ajansiz ve islerimiz buyudukce operasyonel yukumuz inaanilmaz artti. her ay ortalama 20-25 teklif hazirliyoruz, onaylanan projelerin faturalarini kesiyoruz ve musteri onay sureclerini e-posta uzerinden takip ediyoruz. su anda teklif bi yerde e-posta yazismalari baska yerde, faturalandirma ve proje tslim takibi tamamen el yordamyla yuruyor

surec otomasyonu araclari arastirdigimizda karsimiza yuzlerce karmasik platfom ve aylik yuzlerce avroluk abonelikler cikiyor sonra ekip olarak butcemiz aylik maksimum 120-150 EUR civarinda. ya daha once hevesle aldigimiz bazi yazilimlarin arayuzu o kdr karmasikti ki iki hafta snra herkez tekrar e-posta ve ellektronik tablolara geri dondu

bizim gibi küçük ve çekirdek bi ekip gerekisz yazılım çöplüğüne batmadan süreç otomasyonuna nereden başlamalı?? yani ilk olarak hangi adımı otomatikleştirmeliyiz ve bi aracın ekibe fazla gelip gelmeyeceğini baştan nsl anlarız??

TTuğçe Ö***VeteranTopluluk üyesi
Katılım
Eki 2025
Mesaj
14
#2

Yeni bi araç satın almayı hemen durdurun. Önce bi A4 kağıda teklifin gelişinden faturanın kesilmesine kadar geçen adımları kutucuklarla çizin. Hangi adımda insan kararı gerekiyor, hangi adımda sadece veri kopyalanıyor belirleyin. Sadece veri kopyalanan adımı otomatikleştirin.

FFatihUzman
Görev
Teknoloji müdürü
Katılım
Haz 2023
Mesaj
204
En çok yardımcı olan#3

Kısa cevap: Beş kişilik bir ekip için otomasyona başlanacak doğru yer tüm iş akışını tek bir dev platforma taşımak değil, teklif onaylandığı anda fatura taslağını ve proje klasörünü kendiliğinden oluşturan tek bir köprü senaryosu kurmaktır. Süreçlerinizi baştan sona otomatikleştirmeye çalışmak yerine, ekibin günde en az üç kez yaptığı tek tip bir veri aktarımını otomatikleştirerek başlamalısınız.

İlk aşamada sadece 'Teklif Onayı -> Proje Başlatma' hattına odaklanın. Müşteri teklifi dijital olarak onayladığında veya siz durumunu onaylandı olarak işaretlediğinizde, arka planda çalışan basit bir bulut tabanlı entegrasyon aracı muhasebe programınızda fatura taslağını açmalı ve ortak bulut sürücünüzde standart klasör yapısını üretmelidir. Bu tek zincir bile ayda 20-25 teklif hazırlayan bir ajansta haftalık yaklaşık 6 saatlik manuel kopyalama mesaisini ortadan kaldırır.

Bir aracın ekibinize fazla gelip gelmeyeceğini anlamanın kriteri şudur: Eğer aracı kurmak ve ayakta tutmak için haftalık 2 saatten fazla bakım veya veri düzeltme mesaisi harcamanız gerekiyorsa, o sistem küçük işletme için verimsizdir.

Aylık 120-150 EUR bütçe içinde kalmak için hepsi bir arada devasa kurumsal platformlardan uzak durun. Mevcut elektronik tablolarınızı ve e-posta sisteminizi webhook veya basit API tetikleyicileriyle konuşturan hafif entegrasyon servisleri genellikle ayda 20 ila 40 EUR maliyetle bu işi rahatlıkla çözer.

TTuğçe U***Uzman
Görev
Üretim planlama
Sektör
Elektrik-elektronik
Yapı
40 kişilik üretim firması
Katılım
Oca 2023
Mesaj
174
#4

Biz 6 kişilik ajansımızda üç farklı yazılıma ayda toplam 210 EUR ödüyorduk. Kimse tam kullanmıyordu. Hepsini iptal edip açık kaynaklı tek bir otomasyon sunucusu kiraladık, aylık sunucu masrafımız 15 EUR. Ayda 40 faturayı ve teklif arşivini sıfır hatayla bağlıyor.

ZZafer A***Uzman
Görev
Bilgi işlem müdürü
Sektör
E-ticaret
Yapı
300 kişilik kurum
Katılım
Şub 2023
Mesaj
4
#5

Otomasyon bozuk bi süreci düzeltmez sadece bozuk süreci daha hızlı ve görünmez şekilde işletir. Siz önce teklif şablonunuzu ve fiyatlandırma mantığınızı tek bi formata oturtmazsanız kuracağınız otomasyon müşterilere yanlış rakamlarla otomatik e-postalar fırlatır.

edit: birkaç yazım hatasını düzelttim.

NNuri U***VeteranTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2024
Mesaj
325
#6

webhook tabanli calisan basit bir baglayci isinizi gorur hic buuk yazilimlara girmeyin ve teklif onaylandi tetikleyicisi gelsin yeter gerisini manuel kontrol edin.

TTülay T***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Eki 2024
Mesaj
236
#7

Yazılım seçerken şu 3 filtreyi uygulayın: 1) Ekipteki herkesin arayüzü 15 dakikada kavrayabileceği kadar yalın olmalı. 2) Mevcut kullandığınız e-posta ve muhasebe servisiyle doğrudan hazır bağlantısı bulunmalı. 3) İptal etmek istediğinizde tüm veriyi tek tıkla dışa aktarabilmelisiniz.

RRamazan Y***Yeni üye
Görev
İçerik editörü
Sektör
Mücevherat
Yapı
imalathane
Katılım
Eyl 2026
Mesaj
8
#8

Biz geçen yıl her şeyi tam otomatik yapalım dedik; teklif durumunu kapandı yapınca müşteriye otomatik teşekkür ve peşinat faturası giden bi akış kurduk. Eleman yanlislıkla reddedilen teklifi onaylandı yapınca müşteriyle papaz olduk. İnsan onayını tamamen devreden çıkarmayın.

ÖÖmer M***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Kas 2023
Mesaj
108
#9

Gözünüz korkmasın, 5 kişilik ekip için en mantıklısı form doldurulduğunda bildirim atan ve satırı elektronik tabloya kaydeden mikro adımlardır. Tek bir günde kurup ertesi gün faydasını görürsünüz.

NNergisKatılımcı
Görev
Uyum uzmanı
Katılım
Oca 2024
Mesaj
104
#10

Almanya operasyonlarınızda müşteri ve fatura verilerini üçüncü parti otomasyon sağlayıcıları üzerinden aktarırken veri işleme sözleşmesi yapmayı ve sunucu lokasyonlarının Avrupa Birliği sınırları içinde kalmasını sağlamayı unutmamanızı tavsiye ederim.

KKoray Y***Katılımcı
Görev
Ön muhasebe
Sektör
Kağıt
Yapı
aile şirketi
Katılım
Ara 2024
Mesaj
65
#11

Teşekkür ederim, çok işime yaradı. İnsanlar süreci değl, alışkanlığı savunur. Direnç oradan gelir.

Yanlışım varsa düzeltin.

JJülide U***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2024
Mesaj
346
#12

Üç ayrı görüş çıktı, hepsi birbirini tamamlıyor. Değişiklik talebi süreci koymak işi yavaşlatmıyor, hızlandırıyor.

Sonucu buraya yazarsanız başkalarına da faydası olur.

EEsmaYeni üye
Görev
Küçük işletme sahibi
Yapı
iki şubeli işletme
Katılım
Eki 2024
Mesaj
40

Doki · SEO danışmanlığı · 2025

#13

takipteyim sonra işte iki hafta boyunca not tutmak, altı aylık tahminden iyi sonuç veriyor.

GGizem Y***Katılımcı
Görev
Yönetim kurulu üyesi
Sektör
Hayvancılık
Yapı
holding bünyesinde bir şirket
Katılım
Oca 2024
Mesaj
209

Doki · Sunucu bakım anlaşması · 2025

#14

Katılıyorum, hatta altını çizmek isterim. işte kararı verirken elinizde hangi veri var, önce ona bakın.

süreç otomasyonu araçları konusunda acele eden herkes aynı yerde takılıyor... valla ben olsam bu yoldan giderdim.

SSinan E***Katılımcı
Görev
Mağaza müdürü
Sektör
Bilişim hizmetleri
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Kas 2024
Mesaj
362

Doki · KVKK uyum danışmanlığı · 2023

#15

Teoride doğru, pratikte öyle yürümüyor. Kararı verirken elinizde hangi veri var, önce ona bakın.

Yazılı olmayan her madde, ileride iki tarafın da farklı hatırladığı bir madde. Başka türlü yapan varsa onu da merak ederim.

EEsra A***Katılımcı
Görev
Muhasebe müdürü
Sektör
Deri
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Ara 2024
Mesaj
41
#16

uc ayri gorus cikti, hepsi birbirini tamamliyyor ve yani her seyi ayni anda deggistirmeye calisinca hiciri oturmuyor.

beinm görüşüm bu kesin dooğru diye yazmıyorum

AAli Y***Yeni üye
Görev
İnsan kaynakları uzmanı
Sektör
Hukuk
Yapı
imalathane
Katılım
Tem 2026
Mesaj
259
#17

Kesinlikle. Üstüne bir şey eklemek gerekirse: süreç otomasyonu araçları tarafında yapılan hata genelde geri dönülebilir ama pahalı.

Kendi durumunuz farklıysa tabii değişir.

OOnur Y***Katılımcı
Görev
Sosyal medya sorumlusu
Sektör
Deri
Yapı
bölge bayisi
Katılım
Ağu 2025
Mesaj
120
#18

Bu başlık arşivlik. Bir konuda üç farklı cevap alıyorsanız soru yanlış sorulmuştur.

Teklifi kim hazırladı ve işi kim yapacak — bunu sorun.

EEmre Y***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
May 2025
Mesaj
48
#19

süreç otomasyonu araçları konusunda en çok atlanan nokta şu: Erişim bilgileri kurum adına açılmalı kişisel hesaplarla değil.

Kendi durumunuz farklıysa tabii değişir.

FFeyza T***Katılımcı
Görev
Klinik yöneticisi
Sektör
Makine imalatı
Yapı
yeni kurulmuş girişim
Katılım
Mar 2023
Mesaj
136
#20

Takipteyim. Teslimden snra sistem yaşamaya devam ediyor; bakım ayrı kalemdir.

Yanıt yaz