Каждый день вручную вбиваем одни и те же данные — что такое автоматизация рабочих процессов и с чего начать?

Не пытайтесь заавтоматизировать вообще все за один день. Начните с самого долгого и нудного шага: например, сделайте так, чтобы при новом заказе в бухгалтерии автоматом создавался черновик счета. Погоняйте эту связку неделю, убедитесь, что ошибок нет, и только потом подключайте складские уведомления.

Мы на такую же ручную перебивку сливали по 40 часов в месяц. Сели, за пару часов настроили связку через готовый облачный сервис. Платим 25 фунтов стерлингов в месяц подписки, и за полгода — ни одной ошибки в адресах доставки.

мы два года назад заказали агентству самописную интеграцию, так они сделали такой черный ящик что когда бухгалтерия обновилась все намертво встало но кароче берите стандартные облачные сервисы и не парьтесь.

Автоматизация не решит абсолютно все проблемы, на нестандартных ситуациях она спотыкается только так. Если клиент не указал номер дома или купил товар, которого нет на складе, система этого не поймет и налепит кривых счетов. Поэтому обязательно ставьте фильтры с проверкой человеком для спорных заказов, иначе возвратов станет еще больше.

А вы проверяли, есть ли у вашей бухгалтерской программы нормальный API для приема данных извне? Старые десктопные базы напрямую с облаками общаться не умеют. Если у вас такой случай сначала придется перевести бухгалтерию в облако.

Главное правило автоматизации — нельзя автоматизировать бардак. Если двое сотрудников тратят на это три часа в день, возможно, у вас куча лишних согласований или неудобные формы. Сначала наведите порядок в цепочке обработки заказов, упростите ее, а уже потом отдавайте софту.

Если планируете работать с подрядчиком или агентством, обязательно внесите в договор три пункта: 1) Все аккаунты, где крутятся сценарии, должны быть оформлены на вашу компанию. 2) При изменениях в API должна быть бесплатная поддержка минимум на 6 месяцев. 3) При сбоях в интеграциях должно срабатывать экстренное оповещение на почту.

А эти сервисы облачной интеграции при передаче данных о заказах сохраняют у себя на серверах данные кредиток или другую чувствительную информацию, нет ли тут рисков в плане конфиденциальности?

Дешевый на вид путь обычно выходит дороже в итоге. Каждое «посмотрим позже» на встрече означает неоплаченную работу.

Исправьте, если я ошибаюсь.

Буду рад, если напишете о результате.

Хочу задать вопрос. После сдачи проекта система продолжает жить; обслуживание — отдельная статья расходов.

Если скоуп растет, должен расти либо срок, либо бюджет. Третьего не дано. Надеюсь, это будет полезно.

Вы правы. Процесс, по которому не ведется учет, не улучшается, потому что вы не знаете, что именно улучшать.

Я бы пошел этим путем.

Попробую.

если смотреть на процесс в целом картина меняется. люди защищают не процесс, а привычку. сопротивление идет оттуда.

не упустите: График платежей дожен быть привязан к этапам работ а не к датам.

больше всего времени у нас уходило на то, что было непонятно, кто принимает решения но надеюсь это будет полезно.

Вы правы. Любой пункт, не зафиксированный письменно, в будущем обе стороны будут помнить по-разному.

Оставлю как заметку, пригодится.

Не знал об этом.

Если углубиться в детали: Больше всего времени у нас уходило на то что было непонятно кто принимает решения.