Инструменты автоматизации процессов для команды из 5 человек — с чего начать, не подсаживаясь на лишние инструменты?

Немедленно прекратите покупать новый инструмент. Сначала на листе А4 нарисуйте квадратиками шаги от поступления предложения до выставления счёта. Определите, на каком шаге нужно решение человека, а на каком просто копируются данные. Автоматизируйте только тот шаг, где данные просто копируются.

Мы в агентстве из 6 человек платили за три разных софта в сумме 210 EUR в месяц. Никто не пользовался ими полностью. Всё отменили и арендовали один сервер автоматизации с открытым исходным кодом, сервер обходится в 15 EUR в месяц. В месяц связывает 40 счетов и архив предложений с нулём ошибок.

Автоматизация не чинит сломанный процесс, она лишь запускает сломанный процесс быстрее и незаметнее. Если вы сначала не приведёте шаблон предложения и логику ценообразования к единому формату, ваша автоматизация начнёт автоматически рассылать клиентам письма с неправильными цифрами.

edit: исправил несколько опечаток.

вам с головой хватит простенького коннектоора на вебхуках даже не лезьте в сложный софт. короче пусть просто приходит триггер «предложение одобрено», а дальше уже руками проверяйте.

При выборе софта прогоните его через 3 фильтра: 1) Интерфейс должен быть настолько простым, чтобы любой сотрудник освоил его за 15 минут. 2) Должна быть готовая прямая интеграция с вашей текущей почтой и бухгалтерией. 3) В случае отказа от сервиса должна быть возможность выгрузить все данные в один клик.

Мы в прошлом году решили вообще всё автоматизировать: настроили флоу где при закрытии сделки клиенту автоматом уходило спасибо и счёт на предоплату. В итоге сотрудник случайно нажал «одобрено» на отклонённое предложение — разругались с клиентом в пух и прах. Не убирайте подтверждение человеком полностью.

Не бойтесь, для команды из 5 человек разумнее всего настроить микро-шаги: заполнили форму — пришло уведомление, а строчка упала в таблицу. Соберёте за один день, а пользу почувствуете уже на следующий.

Для операций в Германии при передаче данных клиентов и счетов через сторонние сервисы автоматизации рекомендую не забывать заключать договор на обработку данных и проверять, чтобы серверы физически находились в пределах Евросоюза.

Спасибо, очень помогло. Люди защищают не процесс, а привычку. Сопротивление идет оттуда.

Исправьте, если я ошибаюсь.

Появились три разных мнения, они дополняют друг друга. Внедрение процесса управления изменениями не замедляет работу, а ускоряет её.

Если напишете результат здесь, это поможет и другим.

Слежу за темой. Две недели ведения заметок дают лучший результат чем шестимесячные прогнозы.

Согласен хочу даже особо подчеркнуть. Прежде чем принимать решение, посмотрите, какие данные у вас есть.

Все кто торопится с инструменты автоматизации процессов спотыкаются на одном и том же. Я бы пошел этим путем.

В теории верно, но на практике так не работает. Прежде чем принимать решение, посмотрите, какие данные у вас есть.

Любой пункт, не зафиксированный письменно, в будущем обе стороны будут помнить по-разному. Интересно, есть ли те, кто делает иначе.

появились три разных мнения, они дополняют друг друга. в общем когда пытаешься изменить всё сразу ничего не приживается.

это мое мненеи не утверждаю что оно единственно верное.

Абсолютно. Если добавить к этому: Ошибка сделанная на стороне инструменты автоматизации процессов обычно исправима, но дорого.

Конечно, если ваша ситуация отличается, всё меняется.

Эта тема в архиве. Если на один вопрос вы получаете три разных ответа, вопрос задан неправильно.

Спросите, кто готовил КП и кто будет выполнять работу.

Самое упускаемое из вида в теме инструменты автоматизации процессов: Доступы должны открываться на компанию, а не на личные аккаунты.

Конечно если ваша ситуация отличается всё меняется.

Слежу за темой. После сдачи проекта система продолжает жить; обслуживание — отдельная статья расходов.