Gestisco i clienti con un template Excel: fino a quanti contatti regge e a cosa dovrei passare?

Soluzione tampone urgente finché non scegliete un software: invece di aprire il file con un programma desktop, spostatelo su un foglio di calcolo web che supporti la collaborazione in tempo reale. Almeno se due persone entrano insieme il file non si sdoppia e si vede cella per cella chi sta scrivendo cosa all'istante. Questa mossa vi fa guadagnare un mese mentre cercate il software adatto.

Noi eravamo a circa 850 contatti quando per un conflitto simile ci siamo persi un ordine da 45 mila lire. Quel giorno stesso abbiamo deciso e siamo passati a un sistema da 450 TL al mese per utente. Abbiamo fatto pulizia dei dati di sabato e il lunedì tutto il team era già operativo sulla nuova piattaforma. Da due anni a questa parte non abbiamo perso un solo preventivo.

I fogli di calcolo non funzionano con la logica di un database relazionale. L'anagrafica cliente, i contatti avuti con lui e le offerte fatte sono in realtà tre insiemi di dati distinti. Il file diventa pesante e ingestibile proprio perché cercate di stipare tutto su una riga sola. Se nel nuovo sistema impostate come chiave univoca il codice fiscale/partita IVA o l'email, non avrete disallineamenti durante l'importazione.

pure noi lavoravamo in quattro sullo stesso file poi un giorno si è corrotto e nn si apriva piu poi passate subito a un gestionale clienti base retta a me all'inizio serve un po di abitudine ma la tranquillita nn ha prezzo.

Cosa vi aspettate esattamente dalla gestione clienti? Lo usate solo come rubrica di telefoni e indirizzi o gestite anche approvazione offerte, promemoria automatici via email e scadenze incassi? Se serve solo per i contatti basta una semplice rubrica evoluta, ma se dovete gestire la pipeline delle vendite un software professionale è d'obbligo.

Tre anni fa il mio capo disse di non spendere soldi in software e che avremmo risolto con le formule. Risultato: due commerciali se ne sono andati scaricandosi una copia del file su chiavetta usb per portarla alla concorrenza e noi non ce ne siamo nemmeno accorti. Nei software dedicati almeno ci sono i permessi utente; puoi limitare chi vede cosa ed evitare che esportino i dati. Valuta bene anche il lato sicurezza.

Tutti a consigliare software, ma se manca la disciplina nel team pure il programma più costoso del mondo diventa un cestino della spazzatura. Se i venditori sono pigri a compilare i campi, vi ritroverete con lo stesso identico caos del foglio spendendo migliaia di lire al mese. Prima mettetevi a tavolino con la squadra e rendete l'inserimento dati una regola fissa della routine lavorativa.

Dal punto di vista della sicurezza dei dati e della conformità normativa (KVKK), la condivisione incontrollata di fogli di calcolo costituisce un serio rischio aziendale. Al fine di prevenire la duplicazione non autorizzata delle informazioni sui clienti, raccomandiamo caldamente l'adozione di un'infrastruttura centralizzata con controllo degli accessi basato sui ruoli.

Esatto, e non è nemmeno così noto. Il fatto che tutti facciano una cosa non significa che sia quella giusta.

Io seguirei questa strada.

Direi di non avere fretta. Se è la prima volta, inizia in piccolo, il ridimensionamento viene dopo.

Le persone difendono le abitudini, non i processi. La resistenza nasce da lì. Se avete domande, scrivete, rispondo per quanto possibile.

Grazie mille era la risposta che cercavo.

Secondo me è difficile essere così netti sul lato template excel gestione clienti. Le decisioni affrettate diventano decisioni da correggere sei mesi dopo.

Se avete domande scrivete, rispondo per quanto possibile.

c'è una trappola qui, non posso non segnalarla e cioè l'errore commmesso da template excel gestione clienti è generalmente reversibile ma costoso.

se avete domande, scrivete, risponddo per quanto possibile.

Nel nostro caso è andata così. Le decisioni affrettate diventano decisioni da correggere sei mesi dopo.

La risposta varia molto in base al settore, non esiste una regola generale. È tutto, scusate se mi sono dilungato.

Per un periodo ci siamo bloccati anche noi nello stesso punto. Quando prendi una decisione, guarda prima quali dati hai a disposizione.

Correggetemi se sbaglio.

Ci proverò.

Sono d'accordo. Quando prendi una decisione, guarda prima quali dati hai a disposizione.

Se scrivete qui il risultato, sarà utile anche ad altri.

mi chiedo anch'io.