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Un'app gratuita per la gestione dei turni basta per un team di assistenza di 12 persone?

FFeyza I***Partecipante
Ruolo
Direttore di zona
Settore
Cam
Tipo di organizzazione
Azienda di 20 persone
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ago 2024
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94
#1

A Düsseldorf abbiamo un team di 12 persone che offre servizi di assistenza domiciliare (ambulante Pflege). Finora gestivamo i turni e il piano ferie appendendo fogli Excel in bacheca e comunicando i cambi dell'ultimo minuto sui gruppi di messaggistica. Però tra scambi di turno, malattie improvvise e rotazioni dei weekend è diventato un caos totale.

Cerchiamo un'app gratuita per la pianificazione dei turni che il personale possa scaricare sullo smartphone. Ho visto alcuni tool popolari gratuiti fino a 5 o 10 persone, ma noi siamo in 12. Le versioni gratuite di queste app bastano per gestire pazienti e personale in un servizio di assistenza di 12 persone, o superata la soglia dei 10 ci si ritrova all'improvviso con costi mensili esorbitanti? E poi, le app gratuite straniere creano problemi a livello di protezione dei dati personali e normative sanitarie in Germania?

VVeli K***Partecipante
Ruolo
Responsabile magazzino
Settore
Logistica
Tipo di organizzazione
ditta individuale
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giu 2022
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204
Più utile#2

Risposta breve: le app gratuite per la gestione dei turni non bastano per un team di assistenza di 12 persone, perché quasi tutti i provider limitano il piano gratuito a 5 o al massimo 10 utenti. Appena inserisci la dodicesima persona scatta l'obbligo di passare al piano a pagamento per l'intero organico; inoltre, i tool gratuiti non rispettano i requisiti legali e gli standard di sicurezza dei dati del settore dell'assistenza.

La prima regola a cui fare attenzione nei piani tariffari è questa: superato il limite utenti, non paghi solo per le 2 persone extra, ma ti viene addebitato il costo di licenza per dipendente a ritroso su tutto il personale (12 persone). Questo significa una spesa fissa mensile tra i 40 e i 70 Euro, con costi che variano dai 3 ai 6 Euro a dipendente. Nelle versioni gratuite, funzioni essenziali per il settore dell'assistenza – come l'approvazione dei cambi turno, le maggiorazioni per i festivi e il controllo automatico dei tempi di riposo di legge – restano bloccate.

La seconda questione, decisamente più critica, riguarda la privacy (DSGVO) e la normativa sull'assistenza in Germania. Nel piano turni figurano gli orari e i pazienti assegnati a ciascun operatore, lo stato di salute o i permessi per motivi personali. Gran parte dei tool gratuiti ha i server fuori dall'Unione Europea e non fornisce l'accordo sul trattamento dei dati (AVV), che per legge è obbligatorio. Durante le ispezioni ufficiali viene richiesto di documentare in formato digitale certificato il rispetto degli orari di lavoro e dei periodi di riposo del personale. Per questo motivo, per un servizio sanitario di 12 persone, la soluzione più sensata è evitare app estere gratuite e passare a un software conforme agli standard locali con un costo a utente ragionevole.

YYağmur K***Partecipante
Ruolo
Responsabile amministrativo
Settore
E-commerce
Tipo di organizzazione
Azienda di produzione da 40 persone
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lug 2022
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1
#3

Durante le verifiche sull'assistenza, una delle prime cose che controllano è proprio il prospetto dei turni. Se usate un'app gratuita che non segnala le violazioni delle 11 ore di riposo continuativo giornaliero, gli ispettori fanno il verbale direttamente alla direzione.

MMelis K***Esperto
Ruolo
Marketing Director
Settore
Immobiliare
Tipo di organizzazione
azienda familiare
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mar 2022
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205
#4

Noi avevamo provato un tool gratuito con il limite di 10 persone. Il giorno in cui è arrivata l'undicesima infermiera, l'app ha bloccato l'accesso al calendario a tutto il team e non ha mostrato nessun turno finché non abbiamo pagato 4,50 Euro al mese a persona. Quel mese siamo stati costretti a sborsare 54 Euro.

MMetin T***Esperto
Ruolo
Team leader software
Settore
Imballaggio
Tipo di organizzazione
Team di 8 persone
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dic 2024
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348
#5

Smettetela subito di condividere indirizzi dei pazienti o turni del personale sui gruppi di messaggistica. Se parte una segnalazione, le sanzioni sulla privacy in ambito sanitario sono pesantissime.

UUğurPartecipante
Ruolo
Pubblicità esterna
Tipo di organizzazione
distributore di zona
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feb 2024
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94
#6

Con 12 persone di staff tra stipendi e auto di servizio che costano decine di migliaia di Euro al mese, non ha alcun senso risparmiare 50 Euro al mese sul software dei turni che è il cuore dell'operatività.

BBora A***PartecipanteMembro della community
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set 2025
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118
#7

Quando scegliete un gestionale per l'assistenza, verificate queste 3 cose: 1) Server in Germania o UE e possibilità di firmare l'AVV, 2) Notifica automatica in caso di violazione dei tempi di riposo, 3) Assistenza telefonica per le urgenze.

İİbrahim T***Nuovo membro
Ruolo
Grafico
Settore
Energia
Tipo di organizzazione
catena di negozi
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giu 2026
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90
#8

con i tool gratis le notifiche spesso arrivano in ritardo. a noi è capitato che cambiasse il turno della mattina, l'avviso non è arrivato e la gente si è presentata in ritardo.

GGamze K***Partecipante
Ruolo
Direttore amministrativo
Settore
Tessile
Tipo di organizzazione
Azienda da 300 dipendenti
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lug 2024
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350

Doki · Infrastruttura e-commerce · 2026

#9

Le 12 persone sono tutte full time o ci sono part-time e minijob? Alcuni gestionali a pagamento considerano i part-time come mezza licenza e fanno sconti.

HHilal Y***Esperto
Ruolo
Direttore amministrativo
Settore
Catering
Tipo di organizzazione
catena di negozi
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ago 2025
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66
#10

Se al momento il budget non c'è, tenetevi l'Excel in bacheca ma aggiungete qualche formula base per monitorare le ore di riposo. Finché non avete budget per un gestionale dedicato, è la via più sicura.

EEfe K***EspertoMembro della community
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feb 2023
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2
#11

Sono d'accordo. Il fatto che tutti facciano una cosa non significa che sia quella giusta.

Questa è la mia opinione, non la scrivo come verità assoluta.

İİsmail K***Nuovo membro
Ruolo
Alimentari
Tipo di organizzazione
media impresa
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dic 2024
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22

Doki · Configurazione gestione log · 2025

#12

bisogna proceere con ordine. il codice senza documentazione di installazione non è tuo, anche se ce l'hai in mano.

sono curioso di sapere se qualccuno lo fa in modo diverso.

BBanu Ş***Partecipante
Ruolo
Farmacista
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mar 2024
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81
#13

Scrivo questo per evitare che facciate lo stesso errore. La risposta varia molto in base al settore, non esiste una regola generale.

Se il contratto non specifica la proprietà del codice, al momento di andarsene non hai potere contrattuale. Questa è la mia opinione, non la scrivo come verità assoluta.

ZZafer Ö***Partecipante
Ruolo
Pianificazione produzione
Settore
Costruzione macchinari
Tipo di organizzazione
azienda all'interno di un gruppo
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apr 2023
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247
#14

C'è una trappola qui, non posso non segnalarla. Da noi la cosa che faceva perdere più tempo era non sapere chi decidesse.

Il fatto che tutti facciano una cosa non significa che sia quella giusta. Se scrivete qui il risultato, sarà utile anche ad altri.

JJale S***EspertoMembro della community
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dic 2024
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151
#15

Bisogna procedere con ordine. Non abbiate paura di chiedere, chi non chiede paga sempre di più.

Un report settimanale scritto sull'avanzamento è molto più utile che chiedere date.

BBeyza K***PartecipanteMembro della community
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mar 2024
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337
#16

Dopo aver vissuto questa cosa, il mio punto di vista è cambiato. Nei sistemi ereditati, la cosa più costosa sono le dipendenze sconosciute.

Questa è la mia opinione, non la scrivo come verità assoluta.

MMurat S***Partecipante
Ruolo
Responsabile acquisti
Settore
Elettrotecnica ed elettronica
Tipo di organizzazione
ditta individuale
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gen 2022
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79
#17

La mia domanda sarà un po' da principiante, scusate. Quando decidiamo senza misurare, finiamo sempre nello stesso punto.

NNuri Y***Esperto
Ruolo
Direttore negozio
Settore
Pelle
Tipo di organizzazione
Azienda da 300 dipendenti
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ago 2022
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95
#18

Stavo pensando la stessa cosa. insomma le soluzioni che funzionano su piccola scala crollano quando si cresce l'ho imparato tardi.

Buon lavoro.

ŞŞerife Y***PartecipanteMembro della community
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dic 2023
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84
#19

C'è anche un aspetto di misurazione. Dopo la consegna il sistema continua a vivere; la manutenzione è una voce a parte.

Buon lavoro.

JJale D***Partecipante
Ruolo
Contabilità di base
Settore
Logistica
Tipo di organizzazione
boutique agency
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ago 2025
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8
#20

Sì per quanto riguarda app turni gratuita la situazione è esattamente così. insomma il vero problema non è il numero, ma su cosa si basa quel numero.

Se non lo rendete scritto fin dall'inizio, poi nascono discussioni. Buon lavoro.

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