Risposta breve: un volume di 20 candidature al mese è tecnicamente facilissimo da gestire con un software per la gestione delle candidature gratuito, ma il rischio legale non dipende dal software in sé, bensì dalle procedure di conservazione e cancellazione dei dati dei candidati. In Germania, a tutela contro eventuali contestazioni in ambito AGG, i dati possono essere conservati in genere per un massimo di 6 mesi dopo l'esito negativo; la maggior parte dei tool gratuiti non include la cancellazione automatica né un accordo per il trattamento dei dati conforme agli standard dell'Unione Europea.
Quando si sceglie un software gratuito, il primo elemento da controllare è il contratto sul trattamento dei dati (AVV) con il provider. È fondamentale che i server si trovino all'interno dei confini dell'Unione Europea e che il sistema non trasmetta dati a terzi. Se con il piano gratuito non è possibile stipulare l'accordo o se i dati vengono trasferiti in paesi terzi quel tool va scartato a priori.
Il secondo punto critico è l'automazione della cancellazione dei dati. 20 candidature sembrano poche ma equivalgono ai dati personali di 240 candidati all'anno. Dopo aver inviato il rifiuto, non potete tenere i dati a sistema senza il consenso esplicito del candidato. Di norma gli strumenti gratuiti non offrono l'anonimizzazione o la cancellazione automatica dopo 180 giorni; in questo caso dovreste cancellare i profili a mano con scadenze a calendario, e anche un solo profilo dimenticato comporta rischi di sanzioni in caso di reclamo.
Se il budget è ridotto avete due alternative: o vi affidate a un provider gratuito dell'UE che fornisca l'AVV legando le scadenze di cancellazione a un rigido calendario di controllo interno, oppure stanziate un budget per pacchetti entry-level da 30-50 EUR al mese che includano le automazioni base di compliance.