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J'utilise un logiciel de prise de rendez-vous gratuit pour mon salon de coiffure, jusqu'à quand est-ce suffisant ?

NNeslihan S***Membre actif
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sept. 2025
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Doki · Contrat de maintenance serveur · 2023

#1

Je gère un salon de coiffure à 3 bacs/fauteuils dans le 15e arrondissement de Paris. Nous travaillons non-stop 6 jours sur 7 avec mes deux employés. Il y a environ 4 mois, pour limiter les frais de gestion, nous avons commencé à utiliser un logiciel gratuit de prise de rendez-vous coiffure trouvé sur Internet.

Les premières semaines, avec peu de clients, ça faisait l'affaire, mais depuis un mois, de gros couacs s'enchaînent. Samedi dernier, deux rendez-vous pour des colorations ont été calés sur le même créneau, et une cliente a dû patienter 45 minutes au salon. En plus, dans la formule gratuite, notre quota de rappels SMS automatiques est limité à 50 par mois, donc il part à toute vitesse ; avec les no-shows et les oublis, on perd au moins 200 à 300 euros de CA par semaine.

J'ai actuellement environ 400 clients enregistrés dans le système. Jusqu'à quand cette solution gratuite peut-elle tenir, quel est le seuil pour basculer sur un outil payant et comment gérer la transition sans risquer de perdre mes données ?

DDamla K***Vétéran
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janv. 2022
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320
Plus utile#2

Réponse courte : pour un salon de 3 postes avec 400 clients dans la base, la durée de vie du logiciel gratuit est déjà largement dépassée. Vos 200 euros de perte de CA par semaine dus aux no-shows dépassent de très loin les 40 à 70 euros par mois que coûte la licence d'un logiciel pro pour salon.

Le point de blocage majeur des offres gratuites, c'est la gestion multi-employés et le calcul des temps de prestation. Les outils gratuits tournent souvent sur un seul calendrier ; ils sont incapables de planifier en simultané les 30 minutes nécessaires pour une coupe et les 120 minutes d'un balayage selon chaque collaborateur. Vos doublons de réservation viennent directement de cette limite technique.

Deuxième point critique : le système de relance. Dans la coiffure, les SMS automatiques envoyés 24h et 2h avant le créneau réduisent les no-shows à presque zéro. Un forfait de 50 SMS par mois pour un salon de 3 personnes est cramé en quelques jours et vous coûte des centaines d'euros chaque semaine.

Pour conserver vos données lors de la migration, voici la marche à suivre : 1) Faites un export CSV complet depuis votre espace gratuit actuel (noms, téléphones, e-mails et historique des fiches techniques). 2) Si le module d'export est bridé, demandez une copie numérique de vos données via une requête officielle au support en vous appuyant sur le RGPD. 3) Pour le nouvel outil, exigez impérativement la gestion des plannings par employé, un quota de SMS automatiques et la prise d'acomptes. Faites la bascule un jour de fermeture pour que l'équipe s'habitue à la nouvelle interface.

NNuri G***Membre actifMembre de la communauté
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juin 2025
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#3

Rien qu'un client par semaine qui oublie de venir, c'est plus de 800 euros de perte sur le mois. Vouloir gratter 50 euros de licence par mois finit par vous coûter beaucoup plus cher au tiroir-caisse. En salon on vend du temps, un fauteuil vide ne se rattrape jamais. Passez sur une vraie solution pro sans attendre.

TTülay A***Membre actifMembre de la communauté
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sept. 2022
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147
#4

La raison principale des doubles réservations, c'est l'absence de gestion des temps de pause dans les outils gratuits. Pour un balayage, le temps de pose de la couleur et le rinçage bloquent tout le calendrier d'un bloc. Sur les systèmes avancés, le temps de prestation et le temps de pause sont dissociés : le logiciel peut alors caler un brushing ou une coupe homme sur le fauteuil libre pendant les 40 minutes de pose.

AAycan T***Membre actifMembre de la communauté
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juil. 2022
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#5

On a vécu la même chose dans notre salon à deux fauteuils. On tapait les SMS à la main dès que le quota était épuisé, mais c'était intenable. Dès qu'on est passés sur un outil payant avec les SMS auto calés à J-1, on est passés de 12 no-shows par mois à 1 seul. Les 45 euros d'abonnement étaient rentabilisés dès le premier créneau sauvé dans la semaine.

SSimgeMembre actif
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mai 2024
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88

Doki · Mise en place de la gestion des logs · 2025

#6

Exportez votre fichier client dès aujourd'hui sans traîner. Certaines plateformes gratuites bloquent la fonction d'export quand elles sentent que le compte va partir ou refuse de passer en payant. Téléchargez sans attendre une sauvegarde complète de votre base en CSV sur votre PC tant que l'accès fonctionne bien.

NNecati K***Membre actifMembre de la communauté
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oct. 2023
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324
#7

Pour les professionnels en France, la portabilité des données clients est un droit garanti par l'article 20 du RGPD. Si votre fournisseur actuel vous bloque l'export, un rappel écrit citant les textes de loi l'obligera à vous transmettre le fichier dans un format standard.

VVahide K***Membre actif
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Publicité et promotion
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avr. 2023
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148
#8

Faire poireauter une cliente 45 minutes un samedi dans un salon bondé c'est le pire cauchemar d'un coiffeur je compatis totalement. Cette cliente risque d'aller voir ailleurs le mois prochain. Lâchez l'équivalent de deux brushings par mois pour avoir un vrai outil carré au moins vous rentrerez chez vous l'esprit tranquille le soir.

LLale T***Membre actifMembre de la communauté
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nov. 2023
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#9

50 sms par mois a 3 personnes c mort au bout du 3e jour en fait. perdre 200 balles par semaine et se dire qu'on a un logiciel gratuit c se voiler la face... go prendre un abonnement pro direct.

EEmre A***Membre actif
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E-commerce
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distributeur régional
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juin 2023
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146
#10

Petite question : quand on change de logiciel, est-ce que les numéros de teintes et les formules de mèches/racines des habitués peuvent aussi être migrés, ou bien on ne récupère que les noms et les numéros de téléphone ?

BBarış V***Membre actif
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Comptabilité préliminaire
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Grossiste alimentaire
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filiale d'un groupe
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janv. 2023
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2
#11

Je ne suis pas d'accord sur ce point. Si les critères d'acceptation ne sont pas écrits la date de fin du projet est ouverte à discussion.

L'offre la moins chère est généralement la moins réfléchie. Bien sûr, cela change si votre situation est différente.

KKader A***Membre actif
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Directeur des opérations
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Droit
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coopérative
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avr. 2025
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46
#12

trois avis différents sont sortis ils se complètent tous. les décisions hâtives finissent par être corrigées six mois plus tard.

chaque « on verra ça plus tard » en réunion signifie du travail non chiffré.

EEmine Y***ExpertMembre de la communauté
Membre depuis
avr. 2024
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7
#13

Je parle du point de vue du fournisseur, c'est mon côté. Si le périmètre s'agrandit, il faut augmenter soit le délai, soit le budget. Il n'y a pas de troisième option.

Si vous écrivez le résultat ici, cela aidera aussi d'autres personnes.

GGürkan U***Membre actif
Poste
Technicien de maintenance
Secteur
Détail
Type d'organisation
entreprise de taille moyenne
Membre depuis
janv. 2023
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2
#14

Oui, la situation est exactement ainsi concernant logiciel gratuit prise de rendez-vous coiffeur. Ce que tout le monde fait ne signifie pas que c'est la bonne chose.

Bon courage.

VVeli Y***Membre actif
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Analyste de données
Secteur
E-commerce
Type d'organisation
Entreprise de production de 40 personnes
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nov. 2023
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91

Doki · Contrat de maintenance serveur · 2024

#15

Il est rare de trouver un texte qui explique les choses aussi clairement.

KKoray B***ExpertMembre de la communauté
Membre depuis
janv. 2023
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235
#16

Chez nous aussi. Le système continue de vivre après la livraison ; la maintenance est un poste à part.

Dans un système repris, le plus coûteux sont les dépendances inconnues. Je le note au cas où.

PPerihan K***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
janv. 2023
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152
#17

Il faut faire une distinction ici. Si vous obtenez trois réponses différentes sur un sujet, la question est mal posée.

EElif P***Nouveau membre
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Agent de contrôle qualité
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Énergie
Type d'organisation
filiale d'un groupe
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juil. 2026
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130
#18

J'ai été soulagé en lisant cette réponse, donc ce n'est pas seulement mon cas. Lors de la prise de décision, écrivez aussi le pire scénario, pas seulement le meilleur.

Les gens défendent l'habitude, pas le processus. La résistance vient de là. C'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

KKadir G***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
sept. 2022
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44
#19

Je ne suis pas d'accord sur ce point. La plupart des pertes de temps s'accumulent sur les tâches en attente de validation.

C'est confirmé par l'expérience.

MMurat T***Nouveau membre
Poste
Graphiste
Secteur
Fabrication de meubles
Type d'organisation
chaîne de magasins
Membre depuis
sept. 2026
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9
#20

Je partage mon expérience. Ce que tout le monde fait ne signifie pas que c'est la bonne chose.

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