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On cherche un logiciel de prise de rendez-vous : comment choisir le bon pour notre salon parmi des dizaines d'options ?

SSerkan Ç***Membre actifMembre de la communauté
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sept. 2024
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#1

On gère un salon de coiffure et d'esthétique à Londres avec 4 bacs/fauteuils et 8 employés. Jusqu'ici, on prenait les rendez-vous par téléphone à l'ancienne sur un agenda papier mais depuis quelques mois, à cause des no-shows (clients qui ne viennent pas), on perd en moyenne entre 300 et 400 livres de chiffre d'affaires par semaine. La situation n'est plus tenable.

En commençant à regarder le marché on est tombés sur une véritable jungle. Ça va du simple outil de calendrier à 25 livres par mois aux modèles de marketplace qui prennent 3 % de commission par prestation, en passant par des forfaits pro qui demandent 40 livres par poste de travail... Il y a au moins 20 alternatives différentes.

On aimerait à la fois suivre sans erreur les plannings et les commissions du personnel et réduire drastiquement le taux de no-show. Sur un marché aussi saturé quels critères une PME comme notre salon doit-elle utiliser pour faire le tri ? Où se cachent les pièges tarifaires ?

ZZerrin T***Membre actif
Poste
Agent de contrôle qualité
Secteur
Services de santé
Type d'organisation
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oct. 2023
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389

Doki · Design d'interface · 2024

Plus utile#2

Réponse courte : le premier point à trancher est de savoir si vous voulez un outil de gestion indépendant ou une marketplace avec commission. Si vous avez déjà une clientèle établie, optez sans hésiter pour un logiciel indépendant avec abonnement mensuel fixe, qui propose le prépaiement ou l'empreinte bancaire. Les marketplaces vous promettent de nouveaux clients en prenant une commission par résa, mais à terme, vous finissez par « louer » vos propres habitués.

La plus grosse erreur des petits salons, c'est de comparer les logiciels uniquement sur leur tarif mensuel de base. Les vrais coûts cachés sont : 1) Les frais de SMS ; beaucoup promettent des rappels auto mais facturent chaque SMS hors forfait. 2) La tarification par poste ou employé ; à 8 salariés, les systèmes qui font payer par personne dépassent vite les 200 livres par mois. 3) Les commissions sur les passerelles de paiement.

La seule méthode infaillible pour stopper net vos 300-400 livres de perte hebdo, c'est de choisir un outil qui permet d'encaisser la totalité ou au moins 20 % d'acompte à la réservation. Dès qu'un client doit entrer sa carte bancaire, le problème des rendez-vous non honorés disparaît quasiment du jour au lendemain.

Enfin, faites très attention à la propriété des données. Ne signez aucun contrat long terme avec un éditeur qui ne vous permet pas d'exporter en un clic vos contacts clients, l'historique des prestations et les fiches techniques sous forme de fichier exploitable si vous décidez de partir.

BBurcu S***Membre actif
Poste
Saisie de données
Secteur
Droit
Type d'organisation
startup en phase de lancement
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sept. 2023
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224
#3

Pour faire votre choix, exigez ces 4 fonctionnalités : 1) Encaissement d'acompte à la réservation ou système d'empreinte bancaire avec pénalité en cas de no-show, 2) Gestion des plannings et calcul des commissions par employé, 3) Intégration de notifications gratuites par e-mail, 4) Textes de consentement parfaitement conformes aux règles de confidentialité des données clients.

HHüsniye U***Membre actif
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Secrétaire
Secteur
Sous-traitance automobile
Type d'organisation
agence boutique
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févr. 2025
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173
#4

Dans notre salon de 6 salariés, on utilisait un système à la commission : ça nous coûtait en moyenne 220 livres par mois entre les commissions et la licence. On est passés sur un logiciel local à 45 livres fixes en rendant l'acompte obligatoire. La première semaine, deux clients ont râlé, mais à la fin du premier mois, zéro no-show. On a économisé au moins 300 livres par mois net.

BBurcu Ö***Nouveau membre
Poste
Employé de magasin
Secteur
Médias et édition
Type d'organisation
Entreprise de production de 40 personnes
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sept. 2026
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2

Doki · Contrat de maintenance serveur · 2026

#5

Méfiez-vous énormément des géants qui fonctionnent sur un modèle marketplace. Ils vous fournissent un panneau de gestion, mais ils intègrent vos clients dans leur base globale et peuvent très bien leur envoyer le lendemain une notif promo pour un salon concurrent juste à côté de chez vous. Pour garder la main sur votre clientèle, restez sur des outils indépendants.

AAlperMembre actif
Poste
Directeur des ventes terrain
Type d'organisation
coopérative
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mars 2024
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102

Doki · Infrastructure e-commerce · 2026

#6

Réduisez votre liste à 3 options et demandez un essai gratuit de 14 jours pour chacune. Faites tester l'interface directement par votre équipe. Si votre réceptionniste ne peut pas créer un rendez-vous en 3 clics ou déplacer une résa en glisser-déposer, le logiciel va totalement bloquer l'accueil pendant les gros coups de feu du samedi.

VVeli T***Membre actif
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Chargé de ressources humaines
Secteur
Agriculture
Type d'organisation
Entreprise de 120 personnes
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avr. 2023
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#7

Lisez impérativement la clause d'export des données avant de signer. Beaucoup de gérants tombent dans le piège : au moment de changer d'outil, l'éditeur refuse de fournir le fichier client ou demande des sommes délirantes genre 500 livres pour la migration des données.

AAlper T***Membre actif
Poste
Directeur des systèmes d'information
Secteur
E-commerce
Type d'organisation
entreprise familiale
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oct. 2024
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239
#8

Il y a deux ans, on a pris un logiciel pas cher : les packs de SMS étaient en fait facturés en douce. L'abonnement à 35 livres est passé à 140 livres à la fin du mois. En plus, quand un client annulait, on ne recevait aucune alerte, résultat on a eu plein de doublons à l'entrée. Le low-cost en salon, ça finit par coûter très cher.

NNecati D***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
oct. 2023
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251
#9

Prenez un logiciel avec un forfait fixe par salon (pas par fauteuil) qui gère les acomptes ; dès que vous aurez éliminé les no-shows, l'outil sera rentabilisé en une semaine.

BBeyza B***Membre actif
Poste
Comptabilité préliminaire
Secteur
Sous-traitance automobile
Type d'organisation
entreprise de taille moyenne
Membre depuis
mars 2022
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170
#10

ne manquez rien : La plupart des pertes de temps s'accumulent sur les tâches en attente de validation.

c'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

KKadriyeMembre actif
Poste
Atelier de céramique
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juin 2024
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72
#11

Je suis du même avis. genre les accès doivent être créés au nom de l'entreprise pas avec des comptes personnels.

Quand on essaie de tout changer en même temps, rien ne prend. Bon courage.

GGürkan K***Membre actif
Poste
Directeur assurance qualité
Secteur
verre
Type d'organisation
Entreprise de 300 personnes
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déc. 2025
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343
#12

Je me pose aussi la question.

YYavuz B***Membre actif
Poste
Chargé de ressources humaines
Secteur
cuir
Type d'organisation
Entreprise de 120 personnes
Membre depuis
mars 2024
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5
#13

Il faut y aller étape par étape. Si les critères d'acceptation ne sont pas écrits, la date de fin du projet est ouverte à discussion.

Bon courage.

NNuri N***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
nov. 2023
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4
#14

Il y a aussi un aspect mesure à considérer. Quand on essaie de tout changer en même temps, rien ne prend.

Je le note au cas où.

ZZerrin Ö***Membre actifMembre de la communauté
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févr. 2026
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106
#15

Nous avons vécu presque la même chose l'année dernière. Les solutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant, j'ai appris cela trop tard.

Bien sûr, cela change si votre situation est différente.

SSadıkNouveau membre
Poste
Commerçant
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déc. 2024
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24

Doki · Conseil en conformité RGPD · 2026

#16

je vais résumer le sujet, car plusieurs répponses différentes ont été données mais commencez par un petit test, ne vous engagez pas sur tout d'un coup.

tous ceux qui se pressent sur logiciel de prise de rendez-vous se heurtent au même obstacle.

CCeren E***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
mai 2024
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1
#17

Trois points à vérifier lors de cette opération. Plus il est difficile de revenir sur une décision, plus il faut la prendre lentement.

C'est confirmé par l'expérience.

PPınar N***Membre actif
Poste
Directeur des ressources humaines
Secteur
Assurance
Type d'organisation
entreprise familiale
Membre depuis
janv. 2026
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249
#18

Cette approche a un coût, dont on ne parle pas. Si les critères d'acceptation ne sont pas écrits la date de fin du projet est ouverte à discussion.

Les accès doivent être créés au nom de l'entreprise, pas avec des comptes personnels. Je le note au cas où.

EEmre E***Membre actif
Poste
Responsable administratif
Secteur
Produits de la mer
Type d'organisation
Entreprise de production de 40 personnes
Membre depuis
oct. 2024
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120
#19

Oui, la situation est exactement ainsi concernant logiciel de prise de rendez-vous. Tous ceux qui se pressent sur logiciel de prise de rendez-vous se heurtent au même obstacle.

Bon courage.

BBurcu N***Membre actif
Poste
Membre du comité de direction
Secteur
Cosmétique
Type d'organisation
Entreprise de 20 personnes
Membre depuis
nov. 2025
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2
#20

Chez nous ça s'est passé comme ça. Si les critères d'acceptation ne sont pas écrits la date de fin du projet est ouverte à discussion.

Le système continue de vivre après la livraison ; la maintenance est un poste à part. Corrigez-moi si je me trompe.

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