Notre syndic veut un logiciel gratuit : qui s'occupe de l'installation et à qui appartiennent les données ?

Pour avoir siégé des années en conseil de copro, attention : la seule chose gratuite, c'est l'étiquette sur le logiciel ; le temps passé et les risques, eux, ne sont pas gratuits. Sur un budget de 110 000 dollars, refuser d'allouer 300 ou 400 dollars par an pour un outil pro et chercher du gratuit, ce n'est pas une vraie économie quand on voit ce que coûteront les avocats en cas de perte de données.

Dans notre résidence de 38 appartements, on a installé une plateforme gratuite. La première installation nous a pris 5 heures. Mais chaque mois, il faut 2 heures par semaine pour rappeler les mots de passe aux résidents et traiter les paiements. On a accordé au membre du conseil qui gère ce boulot une réduction de charges de 50 dollars par mois par décision d'assemblée générale ; comme ça c'est juste et le travail n'a pas été interrompu.

Pour la sécurité des données, faites voter ces trois règles par le conseil : 1) Ne stockez pas les coordonnées bancaires et les numéros de carte de crédit des résidents dans le système gratuit. 2) Quand le gestionnaire part, gardez l'adresse e-mail unique qui permet de changer les mots de passe sous la propriété de la résidence. 3) À la fin de chaque mois, copiez une sauvegarde indépendante sur un support externe.

Notre ancien gestionnaire avait installé un système gratuit, puis il s'est disputé avec les voisins et a démissionné. Comme le mot de passe était lié à son téléphone perso, il a supprimé son compte et 3 ans de tout l'historique de maintenance se sont volatilisés. On a épluché 6 mois de relevés bancaires pour retrouver combien chaque appartement avait payé pour la réparation du toit.

Vous avez vérifié le modèle économique de la boîte qui propose ce logiciel gratuitement ? Personne ne prend en charge les frais de serveur et de maintenance gratuitement. La plupart des logiciels de gestion gratuits envoient de la pub pour des assurances ou des crédits à vos résidents, ou bien revendent les données de contact des habitants à des pools marketing.

Si vous ne voulez pas vous embêter avec des logiciels compliqués, utilisez le système gratuit uniquement pour les annonces aux résidents et les signalements de pannes. Pour les comptes financiers et les données personnelles, continuez à les garder dans un e-tableur partagé chiffré auquel seul le conseil a accès ; vous réduisez le risque de responsabilité de moitié.

Mais si les numéros de téléphone ou les plaques d'immatriculation des résidents fuient dans un de ces systèmes gratuits la responsabilité légale retombe personnellement sur les gestionnaires qui ont choisi le logiciel ou c'est le conseil en tant que personne morale qui est tenu responsable ?

chez nous aussi un jeune voisin a installé un logiciel gratuit puis il a déménagé. comme personne pouvait mettre à jour le système on est revenus au papier et au stylo. si y'a personne qui s'y connaît en technique lancez-vous pas du tout.

Mes doutes sont levés, merci.

Je me pose aussi la question.

La réponse ci-dessus va droit au but. La réponse varie beaucoup selon le secteur, il n'y a pas de règle générale.

C'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

Je ne savais pas ça.

Chez nous aussi.

ma question va paraître un peu novice désolé d'avance et essayer de faire cela seul est la voie la plus coûteuse.

voilà, désolé si je me suis étendu.

Exact.

Oui, la situation est exactement ainsi concernant logiciel de gestion de copropriété gratuit. Un partenariat sans calendrier de paiements se bloque dès la première rupture.

Corrigez-moi si je me trompe.

Ce sujet est archivé.

je trouve difficile d'être aussi catégorique côté logiciel de gestion de copropriété gratuit. donnez un projet test mais payez-le ; un test gratuit n'engage personne.

c'est confirmé par l'expérience.