¿SaaS comercial o software a medida?
Respuesta corta: si su proceso sigue la forma de trabajo estándar de su sector, alquilar un producto SaaS comercial suele ser la vía más rápida y económica. Si su proceso le diferencia de sus competidores, si los productos prefabricados obligan a su negocio a encajar en su molde, o si los costes de licencia se multiplican a medida que crecen los usuarios, el software a medida es mejor a largo plazo. En la mayoría de las empresas la respuesta correcta es una combinación: SaaS para el trabajo estándar, software a medida para el trabajo que marca la diferencia.
| Criterio | SaaS comercial | Software a medida |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | En cuestión de días; se abre una cuenta, se configura y se utiliza. | Semanas o meses; son necesarios análisis, diseño, desarrollo y pruebas. |
| Estructura de costes | Suscripción por usuario o por uso; bajo coste inicial, el coste total aumenta con el tiempo. | Alta inversión inicial y después alojamiento y mantenimiento. Independiente del número de usuarios. |
| Adaptación a su proceso | Hasta donde lo permite el producto; a menudo el proceso se adapta al producto. | Completa; el software se diseña en torno a su proceso. |
| Datos y dependencia | Los datos residen en el sistema del proveedor; las exportaciones y los cambios de precio dependen del proveedor. | Los datos y el código son suyos; la entrega del código debe quedar por escrito en el contrato. |
| Mantenimiento y seguridad | A cargo del proveedor; usted gestiona los accesos y la configuración. | A cargo de usted o de su equipo de mantenimiento; la seguridad debe diseñarse desde el principio. |
| ¿Para quién? | Procesos que funcionan de forma similar en todas las empresas, como la contabilidad, el correo electrónico y el CRM estándar. | Procesos que le diferencian, productos ofrecidos a los clientes y trabajos que requieren una integración profunda. |
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¿Trabajo estándar o trabajo diferenciador?
Procesos como la contabilidad, el correo electrónico, la nómina o el seguimiento básico de clientes funcionan de forma muy similar en casi todas las empresas; crear software a medida para ellos suele ser reinventar la rueda. Por otro lado, el servicio que ofrece a sus clientes, su lógica de precios o el flujo de trabajo que hace que su operativa sea más rápida que la de sus competidores es lo que le diferencia. Obligar a estos procesos a encajar en el molde de un producto que todos usan también atrapa su ventaja en ese molde. Antes de decidir, clasifique sus procesos en estos dos grupos.
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Calcule el coste total a cinco años
El SaaS tiene un bajo coste inicial, pero las tarifas por usuario aumentan a medida que crece el equipo, las funciones avanzadas suelen estar solo en los planes superiores y los precios pueden cambiar con el tiempo. El software a medida requiere una alta inversión inicial, pero añadir usuarios no necesita licencias adicionales; el coste continuado es el alojamiento, el mantenimiento y el desarrollo. Compare el coste total a cinco años con el número previsto de usuarios, no el del primer año. Empezar con una primera versión pequeña reduce notablemente la inversión inicial en software a medida.
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Propiedad de los datos y plan de salida
Cuando use SaaS, compruebe desde el principio en qué formato y con qué grado de completitud pueden exportarse sus datos; no debe quedar sin aclarar cómo se iría si el proveedor sube los precios, retira el producto o la empresa es adquirida. Si se tratan datos personales, también importan el país donde se almacenan los datos y el acuerdo de tratamiento de datos. Con el software a medida, el contrato debe indicar claramente que el código fuente, la documentación y el acceso al servidor se le entregarán; de lo contrario, la dependencia simplemente pasa del proveedor al desarrollador.
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La vía híbrida: núcleo SaaS, integración a medida
Para muchas empresas, la configuración más eficiente consiste en utilizar productos SaaS consolidados para el trabajo estándar y conectarlos entre sí y con los componentes específicos del negocio mediante API. Por ejemplo, la contabilidad y el correo electrónico permanecen en productos comerciales, mientras que el panel del cliente, el cálculo de presupuestos o la pantalla de operaciones se desarrollan como software a medida e intercambian datos con los productos ya existentes. Este enfoque ofrece tanto velocidad como diferenciación; la única condición es que los productos elegidos ofrezcan una API bien documentada.
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¿Cómo sabe que ha alcanzado los límites de un producto comercial?
Si el equipo ha empezado a hacer en hojas de cálculo y a mano lo que el producto no puede hacer, si los mismos datos se introducen una y otra vez en varios sistemas, si cada nueva función necesaria requiere una aplicación adicional o un plan superior, y si la factura de licencias crece cada trimestre, ha alcanzado los límites del producto comercial. En ese punto, trasladar el proceso que más tiempo desperdicia al software a medida, en lugar de sustituir todo el sistema de una vez, mantiene el riesgo y el coste bajos.
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La nota imparcial de Doki
No recomendamos software a medida para todas las necesidades; encargar desde cero algo que un buen producto comercial ya puede hacer suele ser un coste innecesario. Recomendamos software a medida para los procesos que hacen diferente su negocio y para las integraciones con las que los productos comerciales tienen dificultades. Podemos revisar sus procesos y los productos que utiliza en conjunto y aclarar qué debe alquilarse, qué debe construirse y en qué orden proceder.
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