¿Tiene sentido usar un software de cobros gratuito para 20 facturas pendientes?

Nosotros tmb somos agencia y perdimos 45.000 EUR en una crisis de impagados parecida. Cuando automatizamos los recordatorios, 12 de las 20 facturas se pagaron en los primeros 10 días xq de verdad se les había olvidado. Para los otros 8 casos el programa no sirvió de nada, lo resolvimos por teléfono y con carta formal.

El software gratuito suele abrir un portal de clientes y redirigir allí a tu cliente. Si a un cliente corporativo le dices "para pagar su factura haga clic en este sistema externo", desconfiarán y retrasarán el pago aún más. Los recordatorios que no salen desde tu propio correo corporativo terminan en la carpeta de spam.

En Francia, si las condiciones generales de venta del reverso de la factura son sólidas, lo tienes más fácil. La herramienta gratuita solo te recuerda las fechas. Si no está especificado en el contrato, no puedes aplicar intereses de demora porque sí. Revisa primero tus contratos y luego conecta el software.

20 facturas se llevan a mano perfectamente, te haces un excel y llamar cada martes por la mañana funciona mejor. a un robot de un programa nadie le paga pero al hablar por tel con el contable te meten enseguida en el día de pago.

Lo primero que tienes que hacer mañana mismo es dividir los cobros en tres grupos: 1) para los que no superan los 15 días, un recordatorio amable; 2) para los que pasan de 30 días, una llamada por teléfono; 3) para los que ya superan los 60 días, no pierdas el tiempo con programas y mándales un burofax o requerimiento formal directamente.

¿Cuántas de esas 20 facturas son del mismo cliente? Si un solo cliente te debe entre 15 y 20 mil EUR, los mensajes automáticos del programa solo van a tensar la relación. En las facturas grandes, ¿tenías la aprobación de entrega del proyecto por escrito?

A los departamentos de contabilidad en Francia les llegan quinientos correos automáticos al día, te aseguro que nadie entra en pánico ni corre a hacer la transferencia. El mail automático para una factura vencida es como darle una aspirina a un enfermo; a veces lo que se necesita es cirugía.

Yo cometí ese mismo error. Para no tensionar la relación con el cliente, en vez de llamar conecté una herramienta gratuita de recordatorios. ¿El resultado? Mi cliente más fiel se ofendió y me dijo: "llevamos 4 años dándote trabajo, ¿nos estás tratando de estafadores?". Al final resultó que el director que aprobaba los pagos estaba de vacaciones. Dejad la automatización solo para el primer recordatorio de rutina y, a partir de ahí, tratadlo siempre en persona.

La respuesta de arriba ha dado en el clavo. Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

En un sistema heredado, lo más caro son las dependencias desconocidas. Corrijanme si me equivoco.

Aquí hay una trampa, no puedo dejar de mencionarla. La mayor parte de la pérdida de tiempo se acumula en los trabajos pendientes de aprobación.

A nosotros nos pasó esto. Cada "lo miramos luego" en una reunión es trabajo no presupuestado.

Corrijanme si me equivoco.

yo también tengo curiosidad. en fin la oferta más barata suele ser la menos pensada.

esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

Totalmente. Si tuviera que añadir algo más: No tengáis miedo de preguntar quien no pregunta siempre paga más caro.

En su momento, nosotros también nos atascamos ahí. Si es la primera vez que lo hacéis, empezad poco a poco, la escala llegará después.

Espero que le sea útil.

¿Creen que esto funciona a cualquier escala? Si intentas cambiarlo todo a la vez nada termina de asentarse.

Al tomar decisiones escribe también el peor escenario no solo el mejor.

Yo también tengo curiosidad.

El punto que más se pasa por alto sobre software gratuito de gestión de cobros es este: El sistema sigue vivo después de la entrega; el mantenimiento es una partida aparte.

Espero que le sea útil.

Tengo una pregunta, no quiero desviarme del tema, pero... Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano. Espero que le sea útil.