Wir kopieren Daten manuell zwischen drei Systemen — welchen Workflow sollten wir zuerst automatisieren?

Verbindet auf jeden Fall zuerst Shop und Buchhaltung. Und statt die Rechnung sofort automatisch auszustellen, macht die ersten zwei Wochen ein Konstrukt, das sie als Entwurf importiert. Dann könnt ihr mit eigenen Augen prüfen und bestätigen. Wenn das System einwandfrei läuft, stellt ihr auf vollautomatisch um.

Wir waren vor zwei Jahren in einer ähnlichen Situation, es gab 50 Bestellungen pro Tag. Als wir Shop und Buchhaltung verbunden haben, sanken wöchentlich etwa 16 Stunden manuelle Eingabe auf 2 Stunden. Unsere Fehlversandquote ging auf null zurück. Wir hatten das mit einem Cloud-Integrationstool für etwa 60 USD im Monat gelöst.

crm kann meiner meinung nach ruhig später kommen. also wenn buchhaltung und lagerbestand schiefgehen ist das kaum wieder gutzumachen. ein falscher versand bedeutet jedes mal mindestens 20-30 dollar extra kosten.

Habt ihr mal geschaut, ob eure Buchhaltungssoftware ein offizielles Plugin hat, das sich direkt mit eurem Shop verbinden lässt? Manchmal muss man gar nicht monatlich für externe Automatisierungstools zahlen, sondern installiert einfach ein einziges Plugin übers Shop-Backend und hat das Ganze komplett kostenlos gelöst.

Glaubt bloß nicht, dass mit der Automatisierung auf magische Weise alle Probleme verschwinden. Speziell formatierte Steuernummern oder Namen mit Sonderzeichen können Fehler werfen und den ganzen Flow lahmlegen. Zumindest im ersten Monat muss unbedingt jeden Morgen jemand die Error-Logs checken.

Wenn ihr den Rollout in dieser Reihenfolge macht, spart ihr euch jede Menge Ärger: 1) Shop und Fakturierungssoftware verknüpfen, Kunden- und Betragsabgleich einrichten. 2) Sendungsnummern automatisch in den Shop zurückschreiben lassen. 3) Ganz zum Schluss einen wöchentlichen Trigger bauen, der die Kaufhistorie ins CRM zieht.

Bei kleinen Unternehmen sollte man bei der Automatisierung immer da ansetzen, wo es am meisten wehtut. Was bei Fehlern richtig ins Geld geht, sind Rechnungen und Adressen. Wenn im CRM mal Daten fehlen, verhängt keiner ein Bußgeld und es geht auch kein Paket verloren. Die Priorität muss also ganz klar auf Finanzen und Versandintegration liegen.

Wir haben es damals genau falsch herum gemacht und zuerst das CRM automatisiert. Und was war das Ende vom Lied? Die Kundendaten waren blitzblank, aber weil wir Rechnungen immer noch manuell abgetippt haben, gingen aus dem Lager zweimal falsche Teile raus. Extrem peinlich vor dem Kunden. Buchhaltung geht immer vor.

Der am häufigsten übersehene Punkt bei Workflow-Automatisierung ist dieser: Je schwerer es ist eine Entscheidung rückgängig zu machen desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Ein kleiner Markt ist nicht schlecht; in einem kleinen Markt billig zu arbeiten, ist schlecht. Aus Erfahrung weiß ich das.

Der billige Weg stellt sich oft im Nachhinein als teuer heraus. Je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen, desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Rechne das über die jährlichen Gesamtkosten, nicht über die monatliche Rechnung. Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Absolut. Wenn ich noch etwas hinzufügen darf: Schau dir an, wo das Loch im Eimer ist; Wasser oben draufgießen löst es nicht.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Da verstehe ich etwas nicht ganz. Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Wenn du so vorgehst, kläre das vorher. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Budget aufteilen, ohne zu wissen, wo man verliert, ist Geld im Dunkeln verteilen. Aus Erfahrung weiß ich das.

Dieses Thema ist archiviert. Wer bei Workflow-Automatisierung hetzt, stolpert alle an derselben Stelle.

Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Ich erzähle mal, was mir passiert ist, vielleicht hilft es euch. Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Viel Erfolg.

Ich fasse das Thema mal zusammen da es mehrere unterschiedliche Antworten gab... Je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

Ich schreibe das, damit ihr denselben Fehler nicht macht. Lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren, brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

Viel Erfolg.

Ich bin in derselben Situation deshalb frage ich. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss. Viel Erfolg.