Wir kopieren jeden Tag manuell Daten zwischen drei Systemen hin und her – lohnen sich Workflow-Automatisierungs-Tools?

Haben die drei Systeme denn offizielle, offene APIs oder sind das geschlossene Softwarelösungen? Wenn die Systeme keine direkten Schnittstellen mitbringen, funktionieren vorgefertigte Automatisierungstools oft nicht und man muss sich mit Krücken wie Web-Scraping rumschlagen.

Wenn du Daten zwischen Systemen überträgst, nimm lieber Tools mit Webhook-Unterstützung statt Cronjobs, die ständig Abfragen senden – sonst läufst du schnell in API-Limits rein. Ganz wichtig ist auch ein automatischer Retry-Mechanismus, falls ein Request mal fehlschlägt, damit keine Bestellungen flöten gehen.

Wir haben letztes Jahr was ganz Ähnliches aufgesetzt. Zahlen 45 Dollar im Monat für die Lizenz. Früher gingen gut 12 Stunden pro Woche für das Übertragen der Debitorenkonten drauf, heute läuft das vollautomatisch. In den 8 Monaten seit dem Start ist die Quote an fehlerhaften Rechnungen auf null gesunken.

Automatisierungstools klingen immer super aber der Wartungsaufwand ist nicht null. Sobald eins der Systeme seine Oberfläche oder das Datenschema ändert kann der Workflow unbemerkt stehen bleiben. Wenn man erst nach zwei Tagen merkt, dass keine Bestellungen mehr in der Buchhaltung landen, ist das Chaos perfekt.

Bei der Frage, welche Schritte automatisiert werden sollten, helfen drei Faustregeln: 1) Ist die Datenstruktur standardisiert oder muss jedes Mal ein Mensch drüberschauen? 2) Entstehen dem Kunden bei einem Fehler direkte Kosten? 3) Liegt das Volumen bei mindestens 50 Vorgängen pro Woche?

wir haben das vor zwei jahren umgestellt und wenn ich dran denke wie viel zeit wir mit manuellem abtippen verbrannt haben tuts mir echt leid. naja mein einziger tipp: lasst in der ersten woche beides parallel laufen, prüft mit eigenen augen ob alles sauber rüberkommt und schaltet erst dann die manuelle eingabe ab.

Bei unserer allerersten Automatisierung haben wir aus Versehen eine Endlosschleife gebaut. Jedes Mal, wenn eine Rechnung erstellt wurde, hat das System einen Trigger für eine neue Bestellung gefeuert. Über Nacht hat das Teil 400 Rechnungsentwürfe für denselben Kunden rausgehauen. Zum Glück waren wir noch in der Testumgebung und kein echter Kunde hat was mitbekommen. Unbedingt alles gründlich im Testsystem durchspielen, bevor man live geht!

Versuchen Sie nicht, direkt alle drei Systeme auf einen Schlag zu verknüpfen. Bauen Sie erst mal nur einen Trigger, der die Formulardaten der Website ins CRM schiebt. Wenn das zwei Wochen lang rund läuft, hängen Sie den Buchhaltungs-Schritt hinten dran.

absolut dann übrigens wenn ich noch etwas hinzufügen darf: Ein zweiwöchiges Notizbuch hilft mehr als eine sechsmonatige Prognose.

wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst gibt es später Streit dann also ich hoffe das hilft dir weiter.

danke, genau die Antwort, die ich gesucht habe. also der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

ein kleinr Markt ist nicht schlecht; in einem kleinen Markt billig zu arbeiten ist schlecht aber das wars, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Ich hätte eine Frage, möchte aber nicht vom Thema abschweifen. Budget aufteilen ohne zu wissen wo man verliert ist Geld im Dunkeln verteilen.

Genau so ist es. Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

kurzfassung für Neueinsteiger: Budget aufteilen ohne zu wissen wo man verliert, ist Geld im Dunkeln verteilen.

an deiner Setlle würde ich so vorgehen.

Gut, dass du diesen Thread eröffnet hast.

Das hier Beschriebene ist genau das, was wir erlebt haben... Je schwerer es ist eine Entscheidung rückgängig zu machen, desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Ich erzähle mal, was mir passiert ist, vielleicht hilft es euch. Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Das hatte ich auch schon überlegt. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern worauf sie sich bezieht.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.