Suche kostenloses Kurstracking-Tool – worin liegt der Unterschied zu Excel und gehen meine Daten verloren?

Excel ist keine Datenbank, sondern einfach nur eine Datentabelle. Wenn zwei Lehrer gleichzeitig versuchen, dieselbe Zeile zu bearbeiten, kommt es zu Datenkonflikten. Webbasierte Software arbeitet nach dem Transaktionsprinzip: Datensätze werden gesperrt und jede Änderung wird mit Zeitstempel protokolliert. Technisch ist so ein Programm haushoch überlegen, aber wo und wie Backups erstellt werden, bleibt die entscheidende Frage.

Wir haben in unserer Malschule mit 60 Schülern mal ein kostenloses Tool ausprobiert. Drei Monate später fragte ein Vater: "In welchem System speichern Sie eigentlich meine Daten und wo finde ich Ihre Datenschutzerklärung?" Wir konnten den Anbieter der Software nicht mal erreichen, die Seite hatte nicht einmal ein Impressum. Wir haben das System panisch abgeschaltet und sind reumütig zu Excel zurück. Da wurde mir klar: Wer seinen Kunden täglich ins Gesicht schaut, darf solche billigen Risiken einfach nicht eingehen.

Macht ab morgen in Excel sofort Folgendes: 1) Tabellenblätter mit Passwort schützen und alle Formelzellen sperren, 2) den Lehrern nicht die Originaldatei geben, sondern ein separates Eingabeformular in dem sie rein nur die Anwesenheiten eintragen. Das ist der sicherste Übergangsweg, bis Budget für eine richtige Software da ist.

Niemand mietet aus reiner Nächstenliebe Server an und betreibt ein Kursverwaltungssystem. Sogenannte Gratis-Systeme werden entweder irgendwann kostenpflichtig oder sie nutzen die hinterlegten Kontaktdaten, um den Eltern Bildungskredite, Übungshefte oder sonstige Werbung aufzudrängen. Lest euch die Datenschutzbestimmungen ganz genau durch.

85 Schüler sind doch eine tolle Zahl, Glückwunsch! Wenn man das mal auf einen symbolischen Betrag pro Schüler und Monat umlegt, amortisiert sich eine professionelle Software absolut problemlos. Und sobald die Eltern Fehlzeiten und Zahlungserinnerungen automatisch per SMS erhalten, steigen die Zahlungseingänge spürbar an.

tragt bloß keine tc nummern auf seiten ein wo man nicht mal weiß wo die daten landen. wenn da morgen ein datenleck bekannt wird könnt ihr das den eltern nicht mehr erklären und der ruf der schule ist ruiniert.

Fazit: Excel schwächelt bei Datenintegrität und Zugriffsbeschränkungen, kostenlose Tools wiederum sind in Sachen KVKK und Datensicherheit ein enormes Risiko. Der beste Weg ist, sobald es das Budget zulässt, auf eine seriöse Business-Lösung umzusteigen, die ordentliche Verträge und Datenschutzerklärungen bietet.

Genau so und das ist zudem kaum bekannt. Wenn ihr es zum ersten Mal macht fangt klein an, die Skalierung kommt später.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

ich fasse das Thema mal zusammen da es mehrere unterschiedliche Anttworten gab. naja jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit.

Ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest. Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest.

Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern worauf sie sich bezieht.

Ich schreibe kurz, wie das in der Praxis gemacht wird. Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel.

Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Richtig.

An diesem Punkt widerspreche ich dir. Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Die Diskussion ist abgeschweift, ich fasse mal zusammen. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern. Aus Erfahrung weiß ich das.

Genau so ist es. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Wenn der Umfang wächst, müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht. Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Nichts vergessen: Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

danke fürs Schreiben das ist genau richtig und kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß was man verbessern soll.

fragt, wer das Angebot erstellt hat und wer die Arbeit ausfühen wird aber wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.