Kostenlose Terminbuchungssoftware – wo ist der Haken und ab wann kostet es?

Wir sind für unser Massagestudio in Manchester auch mal auf so ein 'Gratis'-Tool reingefallen. Im vierten Monat hatten wir 120 Kunden drin, zack – Kalender gesperrt. Ohne Upgrade auf 35 Pfund monatlich kamen wir an bestehende Termine gar nicht mehr ran. Wir mussten zähneknirschend zahlen, weil ein Umzug auf die Schnelle zwei Tage gedauert hätte.

Keine Cloud-Software der Welt verschenkt irgendwas aus Nächstenliebe. Die Gratis-Versionen sind im Grunde nur dazu da, dass man ihr Produkt testet. Sobald die Kundendaten drin sind und der Wechselaufwand größer wird als 30 Pfund im Monat, schnappt die Falle zu.

Geht direkt in die Kontoeinstellungen und schaut nach, ob 'Export Customers' oder 'CSV-Download' klickbar ist. Wenn das ausgegraut ist oder ein Bezahl-Upgrade verlangt, sofort Finger weg. Lasst eure Kundennummern niemals als Geisel nehmen.

Typische Stolperfallen sind fast immer: 1) Buchungsstopp ab 50 Terminen im Monat, 2) eigenes Logo nur im Pro-Tarif, 3) keine echte Zwei-Wege-Synchronisation mit Google Kalender, 4) nur Bestätigung per Mail statt SMS, wodurch Termine trotzdem ständig vergessen werden.

hatten vor zwei jahren genau dieselbe idee mit nem gratistool. am ende stand in den bestätigungsmails an unsere kunden ganz unten werbung für konkurrenzstudios aus der gegend. gratis war da gar nix, wir haben quasi werbung für andere gemacht. am nächsten tag direkt gelöscht.

Wenn ihr drei Mitarbeiter habt, bringt euch keine einzige Gratisversion auf dem Markt was, da kriegt ihr schon im ersten Monat 'ne Warnung wegen Mitarbeiterlimit.

plant meiner Meinung nach von Anfang an 20-30 Pfund im Monat ein und startet direkt mit einer ehrlichen Software, bei der die Regeln klar sind dann sich mit den versteckten Kosten von Gratis-Tools rumzuärgern verdirbt einem echt den Spaß an der Arbeit schade um die Zeit.

Wir sind auch eine Zeit lang an derselben Stelle hängen geblieben. Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf. Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Richtig. Der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein, nicht an den Kalender.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Ich schreibe mal meine Erfahrung auf. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Gespeichert. Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen, nicht auf persönliche Konten. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Ja, die Situation bei kostenlose terminbuchungssoftware ist genau so. Ein Change-Request-Prozess verlangsamt die Arbeit nicht, sondern beschleunigt sie.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Das hatte ich auch schon überlegt. Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Hier ist etwas zu beachten. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Das hier Beschriebene ist genau das, was wir erlebt haben. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern worauf sie sich bezieht.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Das hört man oft, aber bei uns war es nie so. Wenn ihr es zum ersten Mal macht fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Nach der Übergabe lebt das System weiter; Wartung ist ein separater Posten. übrigens wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Genau so, und das ist zudem kaum bekannt. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.