Kostenlose Software für Privatschulverwaltung: 220 Schüler, Noten und Fehlzeiten — reicht das aus?

Wenn Sie auf Open Source setzen, müssen Sie das selbst hosten. Da Sie in Frankreich Schülerdaten verarbeiten, ist DSGVO-Konformität absolute Pflicht. Wenn Ihnen morgen ein kostenloser Cloud-Dienst ohne automatische tägliche Datenbank-Backups abschmiert, zahlen Sie für die technische Datenrettung von 220 Familien mehr als für die reguläre Softwarelizenz.

Wir haben für unsere Kita mit 180 Kindern eine kostenlose Open-Source-Lösung auf einem vServer aufgesetzt. Serverkosten: 15 Euro im Monat. Noten und Anwesenheit laufen 1a, aber das Mahnwesen konnten wir nicht einbinden; unsere Buchhalterin sitzt monatlich etwa 4 Stunden extra an den Raten, trotzdem haben wir netto rund 1.300 Euro im Jahr gespart.

Inkasso und Rechnungsstellung kann man bei Gratis-Software schlicht vergessen. Wenn man von 220 Eltern monatlich Beiträge einzieht, muss man Zahlungsverzüge tracken und automatisierte Zahlungserinnerungen verschicken. Wenn die Sekretärin das alles manuell nachträgt, geht dafür mindestens ein voller Arbeitstag pro Woche drauf – diesen Personalausfall muss man ehrlich gegenrechnen.

Keine Panik vor dem ersten Jahr. Schieben Sie Noten und Fehlzeiten erst mal in ein kostenloses System Hauptsache die Eltern können sich einloggen und Zeugnisse sowie Anwesenheiten einsehen. Die Rechnungen lassen Sie schön im gewohnten Buchhaltungsablauf weiterlaufen – wenn Sie versuchen sofort alles in ein einziges Gratis-Tool zu stopfen, bricht Chaos aus.

Klären Sie vor dem Wechsel unbedingt diese drei Punkte ab: 1) Lassen sich die Zeugnisvorlagen an die offiziellen Vorgaben Ihres Lehrplans anpassen? 2) Gibt es beim Versand von Rundmails an alle Eltern Limits, die den Versand blockieren? 3) Lässt sich am Schuljahresende der komplette Notenverlauf aller Schüler mit einem Klick sauber als Excel oder PDF archivieren?

Muss man für die Einrichtung dieser Open-Source-Sachen eigentlich zwingend Programmierer sein oder kriegt das ein normaler Admin mit soliden Word- und Excel-Kenntnissen an einem Wochenende hin?

Die Speicherung von Gesundheits-, Fehlzeiten- und Entwicklungsdaten minderjähriger Schüler unterliegt strengen Datenschutzvorschriften und gilt als hochsensibel. Sie müssen sicherstellen, dass die Server des gewählten Systems ausnahmslos innerhalb der Europäischen Union betrieben werden und die entsprechenden Einwilligungserklärungen der Erziehungsberechtigten lückenlos vorliegen.

Du hast recht.

Wie habt ihr das Problem gelöst? In den ersten drei Monaten läuft alles gut die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren, brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

Absolut. Wenn ich noch etwas hinzufügen darf: Der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein, nicht an den Kalender.

Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Du hast recht. Wer bei Schulverwaltungssoftware hetzt, stolpert alle an derselben Stelle.

Das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten. Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Letztes Jahr haben wir fast genau dasselbe erlebt. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

Das habe ich auch erlebt.

Wenn wir ins Detail gehen: Wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst, war die Frage falsch gestellt.

Viel Erfolg.

Richtig.

Ja, die Situation bei Schulverwaltungssoftware ist genau so. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest.

Hier ist etwas zu beachten. Zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung.

Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.