Ab wann werden kostenlose Lager- und Fakturierungsprogramme unzureichend, wann sollte man wechseln?

Rechtlich wird bei der elektronischen Rechnung eine unveränderbare Kette verlangt. Bei vielen kostenlosen Programmen werden E-Archiv und Prüfprotokoll nicht vollständig geführt. Außerdem wird ein Tool, das im Factur-X-Standard kein hybrides PDF erzeugt, innerhalb von zwei Jahren völlig wertlos sein, das gewählte Tool muss dieses Format unbedingt unterstützen.

Bei 120 Rechnungen pro Monat sind wir von der Tabelle auf eine Software umgestiegen. Für die Dateneingabe in die Tabelle habe ich etwa 6 Stunden pro Woche gebraucht. Mit einer Einstiegssoftware sank diese Zeit auf 1 Stunde pro Woche. Die 29 EUR, die wir monatlich zahlen, sind neben den 20 Stunden, die wir einsparen, völlig unbedeutend.

Achtet beim Einsatz kostenloser Software auf das Risiko, dass eure Daten als Geisel gehalten werden. Viele Plattformen erlauben den Import von Produkten, verlangen aber später, wenn ihr das System ausbauen und wechseln wollt, horrende Gebühren für den Export eurer Kunden- und Rechnungshistorie.

ich hab nen kumpel der hat in der tabelle den mwst-satz mit der falschen formel gezogen und drei monate lang so rechnungen gestellt. als das finanzamt es gemerkt hat, ist er fast draufgegangen vor lauter nachträglichen korrekturen geht bloß kein risiko ein.

Auf welcher Infrastruktur läuft eure Website? Wenn es keine API-Integration gibt, die den Bestand von Laden und Website verbindet, löst die kostenlose Software euer Problem mit inkonsistentem Bestand nicht, und ihr müsst weiterhin jeden Tag beidseitig kontrollieren.

Achtet bei der Softwarewahl nicht nur auf den Preis, sondern auf diese drei Kriterien: 1) die Fähigkeit, Ladenkasse und Website in Echtzeit abzugleichen, 2) bei einer Rücksendung die Rechnung automatisch zu stornieren und den Bestand mit einem Klick zurückzubuchen, 3) eine konforme, unveränderbare Archivzertifizierung nach französischem Steuerrecht.

Ich nutze für 30 Produkte auch eine Tabelle. Müssen wir beim Umstieg auf diese kostenlosen Programme die alten Rechnungen alle einzeln manuell eingeben oder reicht es, nur mit den neuen Rechnungen anzufangen?

Letztes Jahr haben wir fast genau dasselbe erlebt. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

kurzfassung für Neueinsteiger: Wenn im Vertrag nicht steht wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

wenn man versucht alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Kurzfassung für Neueinsteiger: Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Ich hätte eine Frage, möchte aber nicht vom Thema abschweifen. Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Betrachtet man den Prozess, ändert sich das Bild. Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern.

Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit. Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Kannst du das etwas genauer erklären? Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen, nicht auf persönliche Konten. Aus Erfahrung weiß ich das.

Kurzfassung für Neueinsteiger: Wer bei kostenlose Lager Fakturierung hetzt, stolpert alle an derselben Stelle.

Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später. Aus Erfahrung weiß ich das.

Bei mir war es genau umgekehrt, deshalb schreibe ich das. Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Das hatte ich auch schon überlegt. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit.

Du hast recht.

Ich stimme zu.