Mache meine Debitorenbuchhaltung mit Freeware – sind meine Daten sicher und wo sind die Grenzen?

Im Handel ist der größte Fehler, seine Außenstände dem Zufall zu überlassen. Bei 650.000 Lira offenen Forderungen einer Software von einem Unbekannten zu vertrauen, ist fahrlässig. Wenn die Datei morgen kaputtgeht und der Kunde sagt „ich schulde dir nichts“, hast du null unabhängige Nachweise in der Hand.

Bei Gratis-Programmen gibt es 4 klare rote Linien: 1) Keine Schnittstelle zu e-fatura und e-arşiv. 2) Keine automatischen Cloud-Backups. 3) Keine saubere Verbuchung von Teilzahlungen, Scheck-Indossamenten und Verzugszinsen. 4) Keine Benutzerrechte, sodass jeder im Laden alle Salden sehen kann.

Vor drei Jahren haben wir wegen so einer Gratis-Software 90.000 Lira verloren. Festplatte abgeraucht, ab zum PC-Laden um die Ecke, aber die Datenbank war nicht mehr zu retten. Die Hälfte der Kunden kam mit eigenen Auszügen an und hat zu wenig gezahlt – konnten nicht mal widersprechen, weil wir keinerlei bestätigte Belege hatten. Seitdem nur noch lizenziert und mit Cloud-Backup.

Was du heute noch tun solltest: Such in den Einstellungen oder im Installationsverzeichnis nach der Datenbankdatei. Jeden Tag vor Feierabend ziehst du dir diese Datei mit Datum im Namen auf einen USB-Stick. Selbst wenn die Kiste abraucht, hast du wenigstens den Stand von gestern.

Gemäß Türk Ticaret Kanunu und Vergi Usul Kanunu liegt die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Vorlage von Geschäftsbüchern in der Verantwortung des Steuerpflichtigen. Werden Daten nicht revisionssicher und nachprüfbar geführt, droht bei Betriebsprüfungen die Nichtanerkennung von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie eine Steuerschätzung durch die Finanzverwaltung.

Uns ist mal die Datenbank von so einem Desktop-Programm gecrasht. Haben 8.000 TL an ein Datenrettungsunternehmen gezahlt und die konnten nur 70 % wiederholen. Die Kosten für ein ganzes Jahresabo einer ordentlichen Buchhaltungssoftware waren an einem einzigen Tag futsch.

Hat dein Programm eigentlich eine Funktion, um Saldenbestätigungen oder Kontoauszüge direkt per Mail oder Messenger an Kunden zu schicken? Oder vergleichst du am Monatsende alles mühsam von Hand und telefonierst hinterher?

Unterm Strich: Kostenlose Tools taugen als Übergangslösung bei Einzelnutzern und minimalem Risiko. Bei 85 Kunden und über einer halben Million an Außenständen ist jede Software ohne automatisches Backup, garantierte Exporte und Konformität mit aktuellen Vorschriften ein unkalkulierbares Betriebsrisiko.

Bei mir war es genau umgekehrt, deshalb schreibe ich das. Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit.

Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern. Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Das hatte ich auch schon überlegt. Scheut euch nicht zu fragen, wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr.

Ein Change-Request-Prozess verlangsamt die Arbeit nicht, sondern beschleunigt sie. Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

Bei uns ist es genauso.

Du hast recht, ich bin denselben Weg gegangen. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest.. und nach der Übergabe lebt das System weiter; Warttung ist ein separater Posten.

nach der Übergabe lebt das System weiter; Wartung ist ein separater Posten.

Bleibe dran.

Gut, dass du diesen Thread eröffnet hast. naja wenn der Umfang wächst müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

Viel Erfolg.

Bei kostenlose debitorenbuchhaltung ist es meiner Meinung nach schwierig so eindeutig zu sprechen. Das allein zu versuchen, ist der teuerste Weg.

Schreibt mir wenn ihr Fragen habt ich antworte so gut ich kann.

ich bin ein kleines Unternehmen, ich erzähle es aus meiner Sicht dann wenn keine Abnahmekriterien definiert sind ist der Abschlusszeitpunkt des Projekts diskussionswürdig.

wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festältst gibt es später Streit. aus Erfahrung weiß ich das.

Ich spreche mal aus der Gegenperspektive, ich bin auf der Lieferantenseite... ehrlich gesagt zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung.

Korrigiert mich falls ich falsch liege.