Uns wurde eine "API-Integration" angekündigt – wie läuft das ab und was müssen wir liefern?

Die größte Stolperfalle sind abweichende Artikelnummern. Wenn die SKUs im Webshop nicht haargenau mit den Artikelnummern in der Buchhaltung übereinstimmen, fliegt Ihnen die Integration am ersten Tag um die Ohren. Gleichen Sie am besten vorab selbst in einer Excel-Tabelle ab, ob wirklich jeder Webshop-Code eine exakte Entsprechung im Buchhaltungssystem hat, bevor die Entwickler loslegen.

Klärt unbedingt schriftlich, ob die Schnittstelle unidirektional oder bidirektional laufen soll. Sollen nur Bestellungen vom Shop in die Buchhaltung fließen oder sollen geänderte Lagerbestände und Preise aus der Buchhaltung auch wieder in den Shop zurückgespielt werden? Bei bidirektionalen Schnittstellen kommen API-Rate-Limits und Konfliktmanagement ins Spiel, was den Entwicklungsaufwand spürbar in die Länge zieht.

Wir haben letztes Jahr eine ganz ähnliche Anbindung umgesetzt. Allein das Einholen der API-Lizenz und der Testschlüssel vom Buchhaltungsanbieter hat uns glatt 9 Tage gekostet. Die Entwickler waren nach 12 Tagen mit dem Coden fertig, aber weil Versandkosten und Rabattzeilen in der Buchhaltung quergeschossen haben, zog sich die Testphase um weitere 8 Tage. Unterm Strich waren wir nach 29 Tagen live.

Eure To-do-Liste sollte folgendermaßen aussehen: 1) Fordert beim Buchhaltungsanbieter die Testumgebung (Sandbox) samt Dokumentation an. 2) Stimmt mit eurem Steuerberater ab, wie Stornos, Retouren und Teillieferungen verbucht werden sollen, und haltet diese Regeln schriftlich fest. 3) Lasst vor dem Go-live mindestens 15 verschiedene Testszenarien als Proberechnung durchlaufen.

Ist eure Buchhaltungssoftware cloudbasiert oder läuft die lokal bei euch im Büro auf dem Server? Falls sie auf einem Rechner im Büro läuft, braucht ihr eine statische IP und müsst Ports auf dem Server freigeben. Das kann einerseits Sicherheitslücken aufreißen und andererseits steht die Integration still, sobald das Büro-Internet mal weg ist; habt ihr das schon besprochen?

unser buchhalter hatte anfangs fehler bei den rechnungen von ausländischen kunden ohne tc kimlik nummer produziert. falls ihr bestellungen aus dem ausland bekommt oder firmenrechnungen ausstellt, klärt am besten jetzt schon, wie diese felder gemappt werden, sonst bleiben die bestellungen nachher im system hängen.

Edit: Ich habe oben etwas falsch geschrieben, entschuldigung.

Packen Sie das Entwicklerteam und den technischen Support Ihrer Buchhaltungssoftware in einen gemeinsamen E-Mail-Verteiler oder Kommunikationskanal. Sie müssen die ganzen Fachbegriffe nicht verstehen und auch nicht das Sprachrohr zwischen beiden sein. Lassen Sie die Parameter und Endpunkte direkt die Techniker unter sich ausmachen.

Bei unserer ersten Integration wollten wir keine 12.000 TL für eine Testumgebung zahlen und haben direkt auf der Live-Datenbank getestet. Als der Entwickler eine Testrechnung erstellt hat gingen echte e-arşiv-Rechnungen und SMS-Benachrichtigungen an echte Kunden raus. An dem Tag haben wir schmerzhaft gelernt, dass das Geld für eine Testumgebung eigentlich die günstigste Versicherung überhaupt ist.

Gespeichert.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern worauf sie sich bezieht.

Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss. Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Da verstehe ich etwas nicht ganz. Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Ich schreibe mal meine Erfahrung auf. Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen, nicht auf persönliche Konten.

Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

ich stimme zu.

Nichts vergessen: Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Der billige Weg stellt sich oft im Nachhinein als teuer heraus. Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen, nicht auf persönliche Konten.

Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet. Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Ich möchte kurz warnen. Jeder nicht schriftlich festgehaltene Punkt ist einer, an den sich beide Parteien später unterschiedlich erinnern.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Das habe ich auch erlebt. Ein wöchentlicher schriftlicher Fortschrittsbericht ist viel nützlicher als ständiges Nachfragen nach dem Status.

Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest. Viel Erfolg.

Danke fürs Schreiben, das ist genau richtig. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Scheut euch nicht zu fragen, wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr. Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.