Ücretsiz başvuru yönetimi — ayda 20 başvuruda hâlâ mümkün mü, riskli mi?

Ömer I***geçen yıl·27 mesaj·20,7 B görüntülenme#başvuru yönetimi #işe alım #aday verileri #veri koruma

Ömer I***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Kas 2024
Mesaj: 1

geçen yıl#1

Berlin'de 14 kişilik bi lojistik danışmanlık şirketiyiz. valla açık pozisyonlarımız için ayda ortalama 20-25 iş başvurusu alıyoruz. Şimdiye kdr tüm bu süreci şirket içi bi e-posta kutusunda ve elektronik tablolarda takip ediyorduk... Ancak adayların özgeçmişleri, telefon numaraları ve mülakat notları e-postalar arasında kayboluyor süreçleri toparlamakta çok zorlanıyoruz.

İşe alım süreçlerimizi düzenlemek adına ücretsiz bi başvuru yönetimi yazılımı kullanmayı düşünüyoruz. neyse fakat Almanyadaki veri koruma kuralları (DSGVO) ve Ayrımcılık Karşıtı Yasa (AGG) gereği aday verilerinin saklanma ve silinme süreçleri gözümü korkutuyor. Aylık 20 başvuru gibi mütevazı bi hacimde ücretsiz araçlar hukuken başımızı ağrıtır mı yoksa güvenle idare edebilir miyiz?

Rıdvan K***Katılımcı

Görev: Teknoloji direktörü
Sektör: Perakende
Yapı: orta ölçekli işletme
Katılım: Eki 2023
Mesaj: 70

Doki · Arayüz tasarımı · 2026

geçen yılEn çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Ayda 20 başvuru hacmi ücretsiz bi başvuru yönetimi yazılımı ile teknik açıdan kolayca yönetilebilir ancak hukuki risk yazılımın kendisinden dgl aday verilerinin saklanma ve silinme süreçlerinden kaynaklanır. Almanyada AGG kapsamındaki olası itirazlara karşı veriler genellikle ret kararından sonra en fazla 6 ay saklanabilir; ücretsiz araçların çoğunda otomatik silme ve Avrupa Birliği standartlarında veri işleme sözleşmesi bulunmaz.

Ücretsiz bi yazılım seçerken kontrol etmeniz gereken ilk unsur sağlayıcı ile yapacağınız veri işleme sözleşmesidir (AVV). Sunucuların Avrupa Birliği sınırları içinde yer alması ve sistemin üçüncü taraflara veri aktarmaması şarttır. Eğer ücretsiz planda sözleşme imzalanamıyorsa veya veriler üçüncü ülkelere aktarılıyorsa o aracı baştan elemelisiniz.

İkinci kritik konu veri silme otomasyonudur. açıkçası 20 başvuru az görünse de yılda 240 adayın kişisel verisi demektir. Ret yanıtı verdikten sonra adayın açık rızası olmadan verilerini sistemde tutamazsınız. Ücretsiz araçlar genelde 180 gün sonra otomatik anonimleştirme veya silme özelliği sunmaz; bu durumda adayları takvimle manuel silmek zorunda kalırsınız ve unutulan tek bir profil bile şikayet halinde ceza riski doğurur.

Bütçeniz kısıtlıysa iki alternatifiniz var: Ya silme tarihlerini kesin bi iç denetim takvimine bağlayıp sözleşme sağlayan ücretsiz bi AB sağlayıcısıyla yola çıkacaksınız ya da temel uyumluluk otomasyonunu barındıran aylık 30-50 EUR bandındaki giriş seviyesi paketlere bütçe ayıracaksınız.

Ufuk B***Katılımcı

Görev: Saha satış temsilcisi
Sektör: Kağıt
Yapı: zincir mağaza
Katılım: Kas 2024
Mesaj: 2

geçen yıl#3

Eğer ücretsiz sürümde otomatik silme yoksa her cuma yarım saatlik bir temizlik rutini belirleyin. Reddedilen adaylara e-posta gönderirken ret tarihini not düşün ve 6 ayı dolduran dosyaları manuel temizleyin. Ancak bunu şirket içi kural haline getirmedikçe uzun vadede sürdürmek zorlaşır.

Barış K***Veteran

Görev: Ağ yöneticisi
Sektör: Temizlik hizmetleri
Yapı: orta ölçekli işletme
Katılım: Eyl 2024
Mesaj: 61

Doki · Mobil uygulama · 2024

geçen yıl#4

Biz Dortmund'daki 10 kişilik ofisimizde benzer bir ücretsiz araçla başlamıştık. İlk 5 ayda 90 başvuru birikti ve hangi adayın ne zaman silineceğini şablon tablolardan takip edemez hale geldik. Manuel takiple harcadığımız aylık 6 saat mesai, 40 EUR ödeyip sistemi otomatikleştirmekten daha pahalıya patladı.

Zafer K***Katılımcı

Görev: Klinik yöneticisi
Sektör: Hukuk
Yapı: bölge bayisi
Katılım: Kas 2023
Mesaj: 344

geçen yıl#5

Ücretsiz araçların en büyük açığı sunucu konumudur. Çoğu küresel ücretsiz servis veriyi Amerika'daki sunucularda tutuyor. Almanya'daki bir aday veri koruma dairesine başvursa AVV sözleşmeniz olmadığı için doğrudan siz sorumlu tutulursunuz. Ücretsiz etiketine kanmayın.

Oya E***Katılımcı

Görev: İnsan kaynakları uzmanı
Sektör: Sigortacılık
Yapı: zincir mağaza
Katılım: Mar 2024
Mesaj: 118

geçen yıl#6

Adayın onayını almadan yetenek havuzunda veri saklamak DSGVO Madde 6 uyarınca hukuki dayanaktan yoksundur. Reddedilen adaya profilini saklama iznini yazılı ve kayda geçer şekilde sormayan hiçbir ücretsiz aracı devreye almamanızı öneririm.

Vildan Ö***Katılımcı

Görev: Sekreter
Sektör: Perakende
Yapı: aile şirketi
Katılım: Ara 2024
Mesaj: 66

geçen yıl#7

biz de başta ücresiz deneriz dedik ama aday dosyasını silmeyi unuttuğumuz bi kişi aylar snra verilerinin akıbetini sordu... soğuk terler döktük. maneul silme işi insan faktörüne kalınca mutlaka açık veriyor.

Emine A***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Mar 2025
Mesaj: 1

geçen yıl#8

Başvuranlar belgeleri doğrudan bi web formu üzerinden mi yüklüyor yoksa e-posta ekinde PDF olarak mı gönderiyor? yani form üzerinden geliyorsa aydınlatma metnini onaylatmak daha kolay olur; e-postada bunu belgelemek ayrı bi dert.

Kübra D***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Mar 2022
Mesaj: 213

geçen yıl#9

Geçiş yapmadan önce şu 3 şartı kontrol edin: 1) Sağlayıcı imzalı bir AVV sunuyor mu? 2) Sistem üzerinde 180 gün sonunda uyarı veya otomatik silme var mı? 3) Aday başvuru anında veri aydınlatma metnini okuduğunu kutucukla onaylayabiliyor mu? Biri bile eksikse riske girmeyin.