forumKonu aç

"Online randevu sistemi nedir" dediler — bizim salon/klinik için gerçekten gerekli mi?

CCem B***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Eyl 2023
Mesaj
50
#1

Kadıköyde 3 uzman ve 1 karşılama personeliyle işlettiğimiz bi güzellik ve cilt bakım merkezimiz var. Günde ortalama 22 danışan alıyoruz. ya mevcut düzende tüm randevuları karşılama masasında duran kağıt ajandaya tükenmez kalemle yazıyoruz ya da WhatsApp işletme hattımıza gelen mesajlarla yönetmeye çalışıyoruz.

Son üç aydır özellikle akşam 20.00'den snra gelen mesajlara ertesi sabah dönene kadar müşterilerin başka merkezlere kaydığını fark ettik. neyse dahası, ayda en az 7-8 kez "ben saat 14.00 dememiştim, 15.00 demiştim" gerginliği veya aynı uzmana aynı saate çifte randevu yazılması gibi aksaklıklar yaşıyoruz.

Geçen hafta bi cihaz tedarikçimiz online randevu sistemi kurmamızı önerdi. Ancak internete baktığımda aylık 400 TL olan hazır bulut çözümlerden 30.000 TL istenen özel sistemlere kdr çok geniş bi skala var. Sizce bizim ölçeğimizde bi yer için bu sistem lüks mü yoksa şart mı? Telefonu tamamen bırakmak mümkün oluyor mu geçiş maliyeti ve adaptasyon süreci nasıl işliyor?

JJülide A***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Tem 2025
Mesaj
75
En çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Online randevu sistemi, müşterilerinizin işletmenizi telefonla aramaya gerek duymadan web siteniz, profil bağlantınız veya mesajlaşma uygulamanız üzerinden boş saatleri görerek kendi randevusunu oluşturmasını sağlayan dijital bir takvim altyapısıdır. Günde 20'nin üzerinde işlem alan ve 4 çalışanı bulunan bir işletme için bu sistem bir lüks değil, kaçan ciroyu toparlayan temel bir operasyonel araçtır.

Geçiş yaparken özel yazılım yaptırmak gibi yüksek maliyetli maceralara girmenize hiç gerek yoktur. Piyasadaki standart bulut tabanlı hazır çözümler aylık 400 TL ile 1.200 TL arasında değişen abonelik modelleriyle hizmet verir. Bu sistemlerde her personelinize ayrı takvim atanır, hizmet süreleri (örneğin cilt bakımı 60 dakika, lazer 30 dakika) tanımlanır ve sistem çakışmaları matematiksel olarak engeller.

Sistemi devreye aldığınızda en büyük getiriyi otomatik SMS ve mesaj hatırlatıcıları sağlar. Randevudan 24 saat ve 2 saat önce giden onay bildirimleri, müşterinin randevuyu unutup gelmeme durumunu ciddi şekilde azaltır. Ayrıca müşterilerinize işletmeniz kapalıyken bile işlem kaydı oluşturma imkanı tanımış olursunuz.

Telefonu ve WhatsApp hattınızı tamamen kapatmanız gerekmez ve zaten kapatmamalısınız. Müşterileriniz aramaya devam edebilir; resepsiyonistiniz bu kez ajandaya değil, aynı dijital ekrana randevuyu işler. Böylece hem dijitalden gelenler hem de telefonla arayanlar tek bi ortak havuzda hatasız birleşir.

KKemal Ö***Katılımcı
Görev
Kurucu ortak
Sektör
Temizlik hizmetleri
Yapı
300 kişilik kurum
Katılım
Eki 2023
Mesaj
28
#3

Telefon trafiğini asla sıfırlayamazsınız ama yükünüz yarı yarıya hafifler. Biz üç yıl önce benzer bi yapıyla geçtik. En büyük faydası akşamları personelin telefon başında mesai yapmaktan kurtulması oldu. Müşteri gece yarısı yatağında uzanırken randevusunu alıyor, sabah sisteme onaylanmış olarak düşüyor. Karşılama personeliniz de içerideki misafirlerle ilgilenmeye vakit buluyor.

HHüsniye G***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Kas 2025
Mesaj
322
#4

Biz 5 kişilik bir kuaför salonuyuz. Geçmeden önce ayda ortalama 14 randevuya müşteri hiç gelmiyordu veya son dakika iptal ediyordu. Randevu sistemindeki otomatik hatırlatma mesajlarını açtıktan snra bu sayı ayda 2 veya 3 vakaya düştü. Resepsiyonun telefon görüşmesi süresi de günde en az 2 saat kısaldı. Ayda ödediğimiz 650 TL yazılım bedelini ilk haftadan amorti etti.

SSerkan U***Katılımcı
Görev
Şantiye şefi
Sektör
Eğitim
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
May 2025
Mesaj
312
#5

Herkes randevu sistemini mucize gibi anlatıyor ama ileri yaş grubu bu formları doldurmak istemiyor. Bizim 45 yaş üstü müşterilerimiz ısrarla arayıp doğrudan konuşmak istedi. Bu yüzden personelin ekranı manuel yönetme disiplini yoksa sistem iki katı karışıklık yaratabilir buna hazırlıklı olun.

FFerhat A***Katılımcı
Görev
Yönetim kurulu üyesi
Sektör
Reklam ve tanıtım
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Haz 2024
Mesaj
155
#6

Sakın 25-30 bin lira verip sıfırdan özel yazılım yaptırmayın. Aylık abonelikli hazır sistemlerden birinin 14 günlük deneme sürümünü açın. Önce tek bi uzmanın takvimini bağlayın birkaç gün test edin, ekip alışırsa tüm salonu taşırsınız.

not: bunu kendi deneyimim olarak yazdım, herkeste böyle olmayabilir.

DDoruk A***Katılımcı
Görev
Genel koordinatör
Sektör
Otomotiv yan sanayi
Yapı
20 kişilik firma
Katılım
Eki 2022
Mesaj
18

Doki · Sızma testi · 2024

#7

profil biyografinize ve whatsapp işletme otomatik yanıtına randevu linkii koyun yeter.. sonra yani geceleri gelen mesajlara otomatik olarak bu link gitsin zaten genç kitlenin büyük kısmı oradan kendisi seçip alıyor randevuyu.

LLale A***Katılımcı
Görev
Şantiye şefi
Sektör
Bilişim hizmetleri
Yapı
kooperatif
Katılım
Tem 2023
Mesaj
86
#8

İptal ve erteleme politikanızı nasıl yöneteceksiniz? Sistem kurarken en kritik konu budur; randevusuna gelmeyene bir yaptırımınız olacak mı yoksa sadece takvim kolaylığı mı istiyorsunuz? Ön ödeme veya kapora modülü düşünüyor musunuz?

ek: aşağıda sorulmuş, cevabı ikinci mesajda yazdım.

ÖÖzge C***Uzman
Görev
Muhasebe elemanı
Sektör
Deri
Yapı
kooperatif
Katılım
Oca 2023
Mesaj
308
#9

Geçiş sürecini sancısız atlatmak için şu üç adımı izleyin: 1) Hizmet listesini ve net sürelerini dakikası dakikasına panele girin. 2) İlk 1 ay boyunca telefonla arayan her müşteriye personelle birlikte sisteme kayıt açarak süreci öğretin. 3) Randevu saatinden 3 saat önce müşteriye otomatik onay istemi gönderip gelmeyecek olanın yerini hemen boşa çıkarın.

HHalideYeni üye
Görev
Vakıf yöneticisi
Katılım
Ağu 2024
Mesaj
44
#10

Soracağım şey biraz acemice olacak, kusura bakmayın. İlk kez yapıyorsanız küçük başlayın, ölçek sonra gelir.

Benim görüşüm bu, kesin doğru diye yazmıyorum.

ŞŞerife G***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Oca 2023
Mesaj
201
#11

online randevu sistemi tarafıdna bu kdr net konuşmak zor bnc ve önce ölçün, snra bölün. sıra böyle olunca tartışma bitiyor.

umarım işinize yarar.

LLeylaKatılımcı
Görev
Satın alma
Katılım
Nis 2024
Mesaj
86
#12

Bir uyarı bırakayım. İlk üç ay her şey iyi gider, sorun dördüncü ayda çıkar.

Bir konuda üç farklı cevap alıyorsanız soru yanlış sorulmuştur. Not olarak bırakayım, lazım olur.

VVeli D***Katılımcı
Görev
Ağ yöneticisi
Sektör
Eğitim
Yapı
iki şubeli işletme
Katılım
May 2022
Mesaj
107

Doki · Altyapı taşıma · 2023

#13

bu balsik arsivlik.

TTolga G***Veteran
Görev
Sekreter
Sektör
Plastik
Yapı
bölge bayisi
Katılım
Oca 2024
Mesaj
138
#14

kıssmen katıılyorum kısemn katılmıyorum... küçük ölçekte işe yarayan çözüm büyüyünce çöküyor, bunu geç öğrendim.

kararı verirken geri dönüş maliyetini de yzın ama kendi durumunuz farklıysa tabii değişir.

HHatice Ş***Katılımcı
Görev
İnsan kaynakları uzmanı
Sektör
Bilişim hizmetleri
Yapı
yeni kurulmuş girişim
Katılım
Eyl 2025
Mesaj
123
#15

Haklısınız, ben de aynı yoldan geçtim. Hangi aşamada kaybettiğinizi bilmeden bütçe bölmek, karanlıkta para dağıtmak.

Bu kadar, uzattıysam kusura bakmayın.

HHasan K***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Nis 2025
Mesaj
214
#16

Deneyeceğim. online randevu sistemi tarafında yapılan hata genelde geri dönülebilir ama pahalı.

Bu kadar, uzattıysam kusura bakmayın.

DDeniz B***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Oca 2026
Mesaj
79
#17

Benim başımdan geçeni yazayım, belki işinize yarar. Asıl mesele rakam deil o rakamın neye göre çıktığı.

AAlper A***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2026
Mesaj
415
#18

Bizde de aynı.

NNecati B***Katılımcı
Görev
Stajyer
Sektör
Temizlik hizmetleri
Yapı
8 kişilik ekip
Katılım
Eyl 2024
Mesaj
44
#19

Ben de aynı kanıdayım. Ölçmeden karar verince hep aynı yere geliyoruz.

İlk kez yapıyorsanız küçük başlayın, ölçek sonra gelir. Sorunuz olursa yazın, elimden geldiğince cevaplarım.

NNilayKatılımcı
Görev
Tercüman
Yapı
butik ajans
Katılım
Tem 2024
Mesaj
82
#20

Buraya kdr söylenenleri özetleyeyim. Acele karar, altı ay sonra düzeltilen karar oluyor.

Umarım işinize yarar.

Yanıt yaz