forumKonu aç

Müşteri takibini Excel'de kendim kurdum — nerede tıkanıp neye geçtim?

HHatice K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
May 2024
Mesaj
131
#1

toptan ambalaj malzemeleri satan 6 kişilik bi ekibiz. şirketi kurduğum ilk günden beri müşteri görüşmelerini, teklif aşamalarını ve tahsilat vadelrini kendi hazırladığım bi Excel tablosunda takip ediyordum ve tabloda yaklaşık 180 aktif müşteri ve 600'e yakın geçmiş teklif satırı birikene kadar işler fena gitmedi.

sorunlar ekibe ikinci satış temsilcisini aldığımızda ve teklif hacmi arttığında patlak verdi. bulut sürüccüde ortak açılan dosya sürekli çakışma kopyaları üretmeye başladı sonra satışçıların girdiği notlar birbirinin üstüne yazıldı en kötüsü iki müşterimize verilmiş teklif revizyonu takip edilemediği için 85.000 TLlik bi siparişi rakibe kaptırdık.

excelde müşteri takibinin sürdürülemez hale geldiği netleşti ama sektördekki yazılımların kullanıcı başına aylık döviz bazlı ücretleri çok yüksek geliyor sonra işte kendi tablosunu bırakıp geçenler bu tıkanmayı nsl çözdü ne kadarlık bir bütçeyle hangi aşamada geçiş yaptınız?

ÜÜlkü T***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Kas 2023
Mesaj
140
En çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Excel ile müşteri takibi tek kullanıcı ve yüz civarı müşteri icin harika bi başlangıçtır; ancak birden fazla satışçı aynı anda veri girmeye başladığında ve revizyon geçmişi gerektiğinde tıkanır. Bu eşikte döviz bazlı pahalı araçlar yerine yerli bulut tabanlı müşteri takip yazılımlarına veya açık kaynak çözümlere geçilmelidir.

Excel tablosunun ilk kırılma noktası her zaman çoklu kullanıcı eşzamanlılığıdır. Bulut sürücüler dosya kilitleme mantığıyla çalıştığı icin iki personel aynı hücreye müdahale ettiğinde versiyon çatışması kaçınılmaz olur. İkinci tıkanma noktası ise otomatik hatırlatma eksikliğidir; teklifin geçerlilik süresi dolduğunda veya müşteriye geri dönüş yapılması gerektiğinde tablo sizi uyarmaz sizin tabloya bakmanız gerekir.

Geçişi sancısız yapmak için şu adımları izleyin: Öncelikle Excel'deki sütunlarınızı standartlaştırın (şirket adı, yetkili, telefon, aşama teklif tutarı son temas). yani ardından kullanıcı başı aylık 250 TL ile 450 TL arasında ücretlendiren yerli bulut CRM çözümlerinden 14 günlük deneme hesabı açın. Verinizi CSV formatında bu sisteme aktarın. Teklif revizyonlarını sistem içindeki fırsat kartlarına bağladığınızda kayıp sipariş riski tamamen ortadan kalkar.

EEmre G***Katılımcı
Görev
Satış müdürü
Sektör
Güvenlik hizmetleri
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Şub 2025
Mesaj
68
#3

Aynı filmi üç yıl önce yaşadım. Bir cuma günü muhasebeci yanlışlıkla sütunu silip kaydetmiş bütün teklif geçmişimiz çöp oldu. O gün korkudan sabaha kadar eski yedekleri birleştirdim ve pazartesi günü yerli bir bulut sisteme geçiş yaptık. Excel tek tabancayken güzel ekip büyüyünce saatli bomba.

BBurak G***Katılımcı
Görev
Lojistik planlama
Sektör
Hayvancılık
Yapı
yeni kurulmuş girişim
Katılım
Eki 2024
Mesaj
29
#4

Biz 4 kullanıcı için yerli bir yazılıma yıllık 14.400 TL ödüyoruz. Excel kullanırken ayda en az 3-4 teklif takipsizlikten unutuluyordu. Kaçan tek bir siparişimiz bile bu yazılımın iki yıllık bedelini çıkarıyor.

OOnur A***Veteran
Görev
Kalite güvence müdürü
Sektör
Kağıt
Yapı
zincir mağaza
Katılım
Şub 2026
Mesaj
36
#5

Hemen yazılım satın almak istemiyorsanız geçici çözüm olarak Google E-Tablolara geçin. Eşzamanlı yazmada çakışma kopyası üretmez ve hücre bazlı değişiklik geçmişini gösterir... ya en azından yeni sisteme geçene kdr sipariş kaçırmanızı önler.

GGökhan G***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Kas 2022
Mesaj
223
#6

Program almakla iş bitmiyor maalesef. Satışçıların o sisteme veri girmesini sağlamak Excelden daha zor. ya ekip üşenip sisteme not düşmezse yıllık verdiğiniz binlerce lira da boşa gidiyor, disiplin şart.

ek: aşağıda sorulmuş, cevabı ikinci mesajda yazdım.

AAhmet Z***Uzman
Görev
Teknik servis elemanı
Sektör
Gıda toptancılığı
Yapı
aile şirketi
Katılım
Ara 2023
Mesaj
159
#7

excel candır ama bi yere kdr sonra biz de üç kişi olunca bıraktık, mobil uygulaması olan bi sisteme geçince saha ekibi rahatladı arabada otururken bile görüşme notu girebiliyorlar.

LLale Ç***Yeni üye
Görev
Sistem destek elemanı
Sektör
Turizm
Yapı
zincir mağaza
Katılım
Haz 2026
Mesaj
161
#8

Geçiş yaparken şunları kontrol edin: 1) Excel'den içeri veri aktarma şablonu var mı? 2) Teklif PDF'i oluşturup müşteriye sistemden e-posta atılabiliyor mu? 3) Satış personeli sadece kendi müşterisini mi görüyor yoksa tüm listeyi mi? Bu yetkilendirme güvenliğiniz için kritiktir.

BBurak U***Katılımcı
Görev
Pazarlama müdürü
Sektör
İnşaat
Yapı
butik ajans
Katılım
Tem 2025
Mesaj
67
#9

85.000 TL'lik kayıp sipariş size ne yapmanız gerektiğini zaten söylemiş. Şirket içi süreçlerde yazılım masrafı bir maliyet kalemi değil, operasyonel risk sigortasıdır. Döviz bazlı devasa programlara gerek yok, temel satış hunisi yöneten herhangi bir yerli SaaS işinizi fazlasıyla görür.

CCemKatılımcı
Görev
Ajans · proje yöneticisi
Yapı
zincir mağaza
Katılım
Haz 2024
Mesaj
103

Doki · Altyapı taşıma · 2023

#10

Tabloya 'Ahmet_Bey_Teklif_v3_son_gercek_revize.xlsx' yazmaya başladıysanız zaten o Excel çoktan ölmüş demektir, sadece helvasını yememişsiniz.

MMustafa A***Katılımcı
Görev
Bölge müdürü
Sektör
Kağıt
Yapı
kooperatif
Katılım
Mar 2023
Mesaj
37
#11

Katılıyorum.

ÜÜmit B***Uzman
Görev
Sistem destek elemanı
Sektör
Kozmetik
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Nis 2025
Mesaj
15
#12

Tam zamanında bi konu.

ŞŞerife D***Katılımcı
Görev
Müşteri ilişkileri müdürü
Sektör
Hukuk
Yapı
butik ajans
Katılım
Eki 2024
Mesaj
380
#13

Ben de merak ediyorum.

NNuri G***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Haz 2025
Mesaj
158
#14

Bu başlık arşivlik.

AAhmet B***Yeni üyeTopluluk üyesi
Katılım
May 2026
Mesaj
62
#15

Farklı düşünüyorum. İlk üç ay her şey iyi gider, sorun dördüncü ayda çıkar.

Herkesin yaptığı şey, doğru olduğu anlamına gelmiyor. Bu kadar, uzattıysam kusura bakmayın.

BBeren Ç***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Tem 2024
Mesaj
398
#16

Bu yazılanlar bire bir bizim yaşadığımız. Her şeyi aynı anda değiştirmeye çalışınca hiçbiri oturmuyor.

MMustafa N***Katılımcı
Görev
Teknik servis elemanı
Sektör
Kozmetik
Yapı
40 kişilik üretim firması
Katılım
Oca 2023
Mesaj
324
#17

Bende tam tersi oldu, o yüzden yazıyorum. Kapanış kararı kadar, ne zaman verildiği de belirleyici.

ZZafer D***Katılımcı
Görev
Operasyon müdürü
Sektör
Turizm
Yapı
8 kişilik ekip
Katılım
Kas 2024
Mesaj
15
#18

Konuyu toparlayayım, çünkü birkaç farklı cevap verildi. Ölçmeden karar verince hep aynı yere geliyoruz.

Benim görüşüm bu, kesin doğru diye yazmıyorum.

OOya I***Katılımcı
Görev
Yönetim kurulu üyesi
Sektör
Kozmetik
Yapı
40 kişilik üretim firması
Katılım
Ağu 2023
Mesaj
225
#19

Benim başımdan geçeni yazayım belki işinize yarar... İki hafta boyunca not tutmak altı aylık tahminden iyi sonuç veriyor.

Kötü haberi geciktirmek bu işte en çok kaybettiren alışkanlık. yani benim görüşüm bu kesin doğru diye yazmıyorum.

AAyberkUzman
Görev
Mobil geliştirici
Katılım
Tem 2023
Mesaj
208
#20

Şunu yaşadıktan snra bakışım değişti... Tek müşteriye bağımlı kaldığınız anda fiyatı siz belirlemiyorsunuz.

Not olarak bırakayım, lazım olur.

Yanıt yaz