forumKonu aç

Etüt takibini Excel'de yapıyorum — kaç öğrenciden sonra programa geçmeliyim?

NNazlı S***Katılımcı
Görev
İhracat sorumlusu
Sektör
Deri
Yapı
imalathane
Katılım
Şub 2023
Mesaj
36
#1

geçtiğimiz yıl 45 öğrenciyle açtığımız bireysel etüt ve ders çalışma merkezimizde yeni kayıt dönemiyle birlikte 85 öğrenciye ulaştık. yani kadromuzda saatlik derse giren 4 öğretmen ve 1 sekreterimiz görev yapıyor. bugüne kdr devmasızlıkları özel ders rezervasyonlarını ve veli taksit ödemelerini tek bi Excel tablosu üzerinden takip ediyordum

fakat son iki aydir isler kontrolden cikmaya basladi... ayni etut odasina ayni saatte iki ogretmenin yazilmasi velilere mukerrer aidat hatirlatmasi gitmesi gibi can sikici hatalar yasadik... ya daha da kotusu, formuldeki bi kamya yuzunden tahsil edilmis iki taksiti odenmemis snip veliyle gereksiz yere gerildik.

etüt merkezelri icin bu Excel çizelgesi düzeni tam olarak kaç öğrenciden snra tıkanır?? hazır bi öğrenci takpi yazılımına geçmek istersem geçmiş verileri taşımak ne kdr sürer ve bu yazılımların Türkiye şartlarında aylık ya da yıllık lisans bütçesi ne kadardır??

AAycan P***Katılımcı
Görev
Üretim planlama
Sektör
Mobilya üretimi
Yapı
bölge bayisi
Katılım
Nis 2024
Mesaj
109
En çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Tek bir personelin yönettiği Excel tablosu için kritik eşik 50 öğrencidir; bu sayının üzerine çıktığınızda devamsızlık, oda planlaması ve taksit takibi gibi çok değişkenli yapılar formül hatalarına ve ciro kaybına yol açar. Sizin 85 öğrenci ve 4 öğretmenli yapınız Excel güvenliğini çoktan aşmıştır; acilen hazır bir yönetim programına geçmeniz gerekir.

Excel tablosundaki en büyük risk eşzamanlı erişimdir. Sekreter ödeme işlerken bir öğretmen etüt saati girdiğinde hücre kilitlenmeleri veya üzerine yazmalar kaçınılmaz olur. Ayrıca Türkiye'deki yasal düzenlemeler gereği veli verilerinin ve mali dökümlerin güvenli bir ortamda tutulması şarttır; şahsi bir bilgisayardaki tablonun silinme veya bozulma riski çok yüksektir.

Veri taşıma süreci sanıldığı kadar zor değildir. Program firmaları genellikle öğrencilerin kimlik bilgisi, veli iletişim numarası ve kalan borç bakiyesini içeren standart bir şablon sunar. Geçmiş dönemin günlük ders loglarını aktarmakla vakit kaybetmeyin; yalnızca aktif öğrenci listesini, kalan taksit bakiyelerini ve geçerli ders programını taşımak maksimum 2-3 iş günü alır.

Bütçe tarafında ise etüt ve kurs merkezleri için bulut tabanlı hazır yazılımlar genellikle öğrenci sayısına göre kademelendirilir. 100 öğrenciye kadar olan paketlerin yıllık lisans bedeli Türkiye pazarında ortalama 15.000 TL ile 30.000 TL arasında değişmektedir. Ayda yapacağınız tek bir hatalı taksit kaybı veya veli memnuniyetsizliği zaten bu yazılım bedelinden daha büyüktür.

ZZafer D***Katılımcı
Görev
Operasyon müdürü
Sektör
Turizm
Yapı
8 kişilik ekip
Katılım
Kas 2024
Mesaj
15
#3

Biz 60 öğrencide Excel'de ısrar ettik. Dönem sonunda geriye dönük hesap çıkardığımızda toplam 14.500 TL tahsil edilmemiş etüt dersi olduğunu fark ettik çünkü öğretmen çizelgesindeki ders ana tabloya işlenmemişti. Program parası kendi kendini katbekat çıkarıyor.

AAslıKatılımcı
Görev
Ürün fotoğrafçısı
Yapı
yeni kurulmuş girişim
Katılım
Tem 2024
Mesaj
76
#4

Geçiş yaparken eski 3 yılın detaylarını programa sokmaya çalışmayın. Sadece mevcut öğrencilerin adını veli telefonunu haftalık sabit ders planını ve güncel borç bakiyesini aktarın. Eski kayıtlar arşiv Excel dosyanızda kalsın.

HHavva O***Uzman
Görev
Pazarlama müdürü
Sektör
İnşaat
Yapı
tek kişilik işletme
Katılım
Kas 2023
Mesaj
230
#5

Excel ilişkisel bir veritabanı değildir. Öğrenci, öğretmen, oda ve para dörtgenini tek tabloda tuttuğunuzda satır sayısı arttıkça veri tutarlılığı matematiksel olarak çöker. Bir odanın iki kişiye ayrılması veritabanı seviyesinde bir kural ihlalidir ama Excel bunu fark etmez.

EElif E***Katılımcı
Görev
Satış müdürü
Sektör
Lojistik
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Şub 2024
Mesaj
38
#6

veliye mukerrre borc mesaji gitmesi isletme icin en prestij kirici olaylardan biridir. insanlar egitim kurumunda profesyyonellik gormek ister ama 85 ogrenci gayyet guzel bi sayi hic beklemeden kurumsal bi programa gecin derim

UUfuk A***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Ara 2024
Mesaj
410
#7

Yazılıma geçerken izlenecek yol: 1) Aktif borç listesini velilerle teyit ederek kesinleştirin. 2) Yeni sisteme geçiş haftasında 5 gün boyunca hem tabloyu hem yazılımı paralel işletin. 3) Öğretmenlere sadece kendi dersini görecekleri sınırlı kullanıcı yetkisi verin.

MMurat K***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2023
Mesaj
6
#8

Gece saat 11'de Excel hücresinde bozuk makro ararken velinin 'biz o parayı elden vermiştik' demesi etüt işletmeciliğinin fıtratında var sanıyorsanız devam edin, yoksa yarın bi yazılım bulun.

TTaner Ö***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Mar 2024
Mesaj
16
#9

Özetle 50 öğrenci üzeri için Excel artık bir tasarruf aracı değil, gizli bir maliyet kapısıdır. Zaman kaybetmeden aktif bakiyelerle geçiş yapmak hem oda çakışmasını hem finansal sızıntıyı keser.

YYasemin S***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Şub 2024
Mesaj
42
#10

Kafamdaki soru işareti kalktı teşekkurler. Alışkanlığı değiştirmek sistemi kurmaktan zor ve pahalı.

FFatma N***Katılımcı
Görev
Veri mühendisi
Yapı
tek kişilik işletme
Katılım
Nis 2024
Mesaj
142
#11

Konuyu toparlayayım, çünkü birkaç farklı cevap verildi. Bunu baştan yazılı hâle getirmezseniz sonra tartışma çıkıyor.

FFeyza S***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Ağu 2023
Mesaj
251
#12

Üç ayrı görüş çıktı, hepsi birbirini tamamlıyor. Küçük bir deneme ile başlayın, tamamını bir anda bağlamayın.

Hangi aşamada kaybettiğinizi bilmeden bütçe bölmek, karanlıkta para dağıtmak. Sorunuz olursa yazın, elimden geldiğince cevaplarım.

BBeren T***Uzman
Görev
Muhasebe elemanı
Sektör
Yazılım
Yapı
aile şirketi
Katılım
Ağu 2025
Mesaj
2
#13

bi şey sormak istiyorum. yani ölçmedeen karar verincce hep aynı yere geliyoruz.

baska turu yapan varsa onu da merak ederim.

İİlker T***Katılımcı
Görev
Gıda toptancısı
Katılım
Ara 2023
Mesaj
58
#14

Sağ olun aradığım cevap buydu. bu arada kararı verirken elinizde hangi veri var, önce ona bakın.

GGamze U***Katılımcı
Görev
Teknik servis elemanı
Sektör
Mobilya üretimi
Yapı
aile şirketi
Katılım
May 2024
Mesaj
255
#15

Yukarıdaki cevap işin özünü söylemiş. Kovanın deliği neredeyse oraya bakın; üstüne su dökmek çözmüyor.

Küçük bir deneme ile başlayın, tmmını bir anda bağlamayın. Yanlışım varsa düzeltin.

AAyşe A***Yeni üye
Görev
Bilgi işlem müdürü
Sektör
Tarım
Yapı
bölge bayisi
Katılım
Tem 2026
Mesaj
40

Doki · Olay müdahale desteği · 2025

#16

Emeğinize sağlık.

ZZafer Y***UzmanTopluluk üyesi
Katılım
Oca 2025
Mesaj
7
#17

Ucuz görünen yol genelde sonradan pahalıya patlıyor. Acele karar, altı ay sonra düzeltilen karar oluyor.

Ben olsam bu yoldan giderdim.

TTuğçe B***KatılımcıTopluluk üyesi
Katılım
Eki 2025
Mesaj
100
#18

Doğru. neyse çıkış planı olmayan hiçbi anlaşmaya girmeyin.

Kolay gelsin.

NNazlı T***Katılımcı
Görev
Sosyal medya sorumlusu
Sektör
Ambalaj
Yapı
orta ölçekli işletme
Katılım
Kas 2023
Mesaj
58
#19

Aynısını yaşadım.

RRecep Ş***Katılımcı
Görev
İdari işler sorumlusu
Sektör
Matbaa
Yapı
300 kişilik kurum
Katılım
Ağu 2023
Mesaj
36
#20

Tartışma dağıldı, toparlayayım. Karar verirken en kötü senaryoyu da yazın, sadece iyisini değil.

Yanıt yaz