Мы в правлении ассоциации собственников жилья (HOA) дома из 42 отдельных квартир в Нью-Джерси. Наш годовой бюджет на взносы и содержание общих зон — около 110 000 долларов. До сих пор мы хранили все записи о взносах, заявки на ремонт и протоколы собраний в файлах на личном компьютере прежнего управляющего; когда он переехал, на сбор документов у нас ушло два месяца.
Двое из трёх членов правления хотят перейти на бесплатное ПО для управления домом, которое они нашли в интернете, лишь бы не было затрат. Но у нас глубокие разногласия по поводу того, кто будет это устанавливать, кто будет поддерживать систему в актуальном состоянии и, что самое важное, кому будет принадлежать собственность на данные жильцов — удостоверения личности, номера машин и финансовые платёжные данные. Никто из нас в правлении не программист и не системный администратор.
Как нам справедливо спланировать это разделение труда в добровольном правлении без технических знаний? Если мы выберем бесплатное ПО, какие меры нужно принять, чтобы завтра, когда правление сменится, данные не потерялись и юридическая ответственность не свалилась на одного человека?