Короткий ответ: обычные проводные или беспроводные USB-сканеры работают в режиме эмуляции клавиатуры (HID), так что технической несовместимости с бесплатным софтом не возникнет. Однако при 2200 SKU и двух пользователях бесплатные программы создадут ровно те же проблемы, что и Excel: лимиты на количество товаров отсутствие нормального многопользовательского доступа и риски потери данных.
Насчет железа можете не переживать: при нажатии на курок сканер считывает штрихкод вбивает его текстом на экран и тут же отправляет автоматический сигнал Enter. Какая бы программа ни была открыта, если курсор стоит в нужном поле поиска, код сразу упадет туда. Главный затык здесь не в сканере, а в архитектуре самого софта.
Бесплатные складские решения на рынке делятся на два типа: десктопные утилиты и условно-бесплатные облака. Десктопные бесплатные базы без проблем тянут 2200 позиций по объему памяти, но там нет многопользовательского режима. Сотрудник на складе не сможет одновременно работать с программой, установленной на кассе а если расшарить базу по локальной сети начнутся блокировки файлов и битые индексы. Облачные же бесплатные тарифы хоть и дают работать вдвоем, но обычно жестко режут лимит до 200–500 SKU; ради 2200 позиций вас неизбежно вынудят перейти на платную подписку.
Главный плюс специализированного софта по сравнению с Excel — это журнал операций (audit trail) и запрет ухода в минус. В Excel можно случайно затереть ячейку и потом концов не сыщешь, кто и когда списал позицию. Нормальная же складская программа логирует каждое сканирование с привязкой ко времени и конкретному пользователю, так что любые расхождения между кассой и складом сразу вылезают наружу.