forumСоздать тему

Бесплатный софт для подбора персонала: стоит ли переходить, если на почту приходит по 200 резюме в месяц?

ÜÜlkü O***УчастникУчастник сообщества
Дата регистрации
март 2024 г.
Сообщение
14
#1

мы — логистическая компания и служба полевой поддержки из Лилля. наш штат уже почти 25 человек, и мы постоянно открываем новые вакансии чтобы расширять процессы но кстати по двум последним вакансиям поток откликов просто вышел из-под контроля: на корпоративную почту прилетает порядка 200 резюме в месяц.

сртировка входящих PDF по папкам, отслеживание этапов по кандидатам и пересылка руководителям отделов превратились в полный хаос но что еще важнее, из-за французских правил защиты данных (RGPD) мы сильно переживаем: сколько вообще можно хранить эти резюме в архиве почты и что делать, если кандидат попросит удалить свои данные?

бюджет у нас ограничен поэтому думаем внедрить бесплатную систему управления наймом (ATS) или использовать бесплатный облачный тариф и ну хватит ли нам бесплатного инструмента для публикации вакансий стандартной формы отклика и базы кандидатов при объеме 200 откликов в месяц или лучше сразу переходить на платный профессиональный софт?

OOrhan Ç***Эксперт
Должность
Аналитик данных
Отрасль
Химия
Тип организации
семейный бизнес
Дата регистрации
окт. 2024 г.
Сообщение
15
Самый полезный#2

Короткий ответ: если вы вышли на объем в 200 резюме в месяц, уйти от входящей почты и перейти на ATS — это уже необходимость. Однако на первом этапе не обязательно тратиться на дорогой софт: бесплатной или freemium облачной ATS с базовыми формами отклика и канбаном кандидатов вам хватит за глаза.

Сбор откликов по почте — это и пустая трата времени, и огромные юридические риски. По правилам ЕС (RGPD) нельзя бесконтрольно и бессрочно хранить резюме с персданными в почтовом ящике без явного согласия кандидатов. В ATS же кандидат заполняет стандартную форму и сам ставит галочку согласия, а по истечении срока (например во Франции обычно хранят не дольше 2 лет) система сама запросит повторное подтверждение или удалит данные.

У бесплатный тарифов обычно есть ограничения — например только 1 активная вакансия и лимит на количество рекрутеров. Ваша пошаговая стратегия: 1) Найдите бесплатную систему с возможностью встроить форму отклика прямо на ваш сайт, 2) Настройте автоответчик на старую почту со ссылкой на эту форму, 3) Заархивируйте кандидатов после закрытия позиции. Когда станет больше одной открытой вакансии одновременно, тогда и подумаете о платном тарифе.

GGökhan C***Участник
Должность
Руководитель отдела закупок
Отрасль
Типография
Тип организации
среднее предприятие
Дата регистрации
июнь 2022 г.
Сообщение
181
#3

200 резюме вроде немного, но за год это персданные 2400 человек! Если кандидат попросит удалить его данные, искать их по всей почте, корзине и папкам загрузок у менеджеров — настоящий ад. Однозначно пора внедрять софт, не затягивайте.

NNazlı Ş***Новый участник
Должность
Продакт-менеджер
Отрасль
Медицинские услуги
Тип организации
компания из 20 человек
Дата регистрации
июнь 2026 г.
Сообщение
351

Doki · перенос инфраструктуры · 2023

#4

Главный плюс бесплатной облачной ATS — простая интеграция формы отклика с вашим сайтом. Кандидат заполняет форму, и PDF сразу улетает в зашифрованное облачное хранилище: не забивает ваш почтовик, а доступ можно ограничить только нанимающим менеджерам.

ÖÖmerУчастник
Должность
Финансовый аналитик
Дата регистрации
дек. 2023 г.
Сообщение
126
#5

Мы в прошлом году перешли с почты на бесплатную ATS. Раньше уходило минимум по 4 часа в неделю на разбор CV и поиск заметок с интервью по ватсапам и почтам. После перехода время первичного отбора сократилось вдвое. Когда уперлись в лимит на 1 вакансию, стали платить по 40 EUR в месяц за базовая тариф — окупает каждую копейку.

NNeslihan K***Эксперт
Должность
ИТ-ответственный
Отрасль
Кейтеринг
Тип организации
сеть магазинов
Дата регистрации
янв. 2023 г.
Сообщение
40
#6

Большинство так называемых «бесплатных» инструментов на рынке — это просто триал-ловушки. Вакансию вы опубликуете, отклики соберутся, а когда захотите открыть контакты или написать кандидату — попросят привязать карту. Сразу проверяйте возможности экспорта и скрытые лимиты chosen сервиса.

İİlknur Y***УчастникУчастник сообщества
Дата регистрации
февр. 2023 г.
Сообщение
98
#7

При переходе сразу подготовьте: 1) Шаблон автописьма «Ваш отклик принят», 2) Этапы воронки (скрининг, интервью, отказ), 3) Обязательный дисклеймер по RGPD в форму. Без этой базы никакой софт хаос не разгребет.

HHalil Ö***Участник
Должность
Системный администратор
Отрасль
Химия
Тип организации
компания из 20 человек
Дата регистрации
янв. 2022 г.
Сообщение
4
#8

искать цвшки на почте реально жесть. мы так один раз потеряли файл кандидата, не позвали на собес и парень ушел в другую компанию. перешли на бесплатную панель двигать карточки кандидатов по доске — просто кайф.

GGökhan Y***Участник
Должность
Директор по производству
Отрасль
Оптовая торговля продуктами питания
Тип организации
кооператив
Дата регистрации
июль 2023 г.
Сообщение
34
#9

А если у нас нет своего сайта и мы собираем отклики только из соцсетей или джоб-бордов эти бесплатные ATS нам подойдут? В смысле, можно просто кидать прямую ссылку на вакансию в соцсети?

BBerkУчастник
Должность
Риелтор
Дата регистрации
апр. 2024 г.
Сообщение
102

Doki · Поддержка реагирования на инциденты · 2026

#10

Да, конечно. Любая ATS дает уникальную прямую ссылку под каждую вакансию. Заливайте её куда угодно: соискатель кликает, заполняет форму, и резюме безопасно падает прямо к вам в панель.

ZZeynep E***Участник
Должность
Специалист службы поддержки клиентов
Отрасль
Энергетика
Тип организации
региональный дилер
Дата регистрации
апр. 2025 г.
Сообщение
53
#11

Я думаю иначе. Доступы должны открываться на компанию, а не на личные аккаунты.

Исправьте, если я ошибаюсь.

BBurak A***Эксперт
Должность
Заведующий складом
Отрасль
Розница
Тип организации
компания с двумя филиалами
Дата регистрации
февр. 2023 г.
Сообщение
1
#12

Очень актуальная тема.

LLeyla Y***Участник
Должность
Бухгалтер
Отрасль
Грузоперевозки
Тип организации
производство
Дата регистрации
февр. 2022 г.
Сообщение
2
#13

Обсуждение размылось давайте структурируем. Ошибка сделанная на стороне софт для подбора персонала, обычно исправима но дорого.

Удачи.

ZZafer A***УчастникУчастник сообщества
Дата регистрации
нояб. 2025 г.
Сообщение
152
#14

Давайте немного раскрою техническую сторону. Две недели ведения заметок дают лучший результат, чем шестимесячные прогнозы.

Исправьте, если я ошибаюсь.

BBora A***Участник
Должность
Планирование производства
Отрасль
Э-коммерция
Тип организации
компания в составе холдинга
Дата регистрации
окт. 2024 г.
Сообщение
65
#15

Согласен, хочу даже особо подчеркнуть. Если на один вопрос вы получаете три разных ответа, вопрос задан неправильно.

Исправьте, если я ошибаюсь.

DDilara A***Участник
Должность
Оператор ввода данных
Отрасль
Страхование
Тип организации
компания в составе холдинга
Дата регистрации
окт. 2024 г.
Сообщение
99
#16

У меня есть возражение. Любой пункт, не зафиксированный письменно, в будущем обе стороны будут помнить по-разному.

Если скоуп растет, должен расти либо срок, либо бюджет. Третьего не дано.

EErcan T***Участник
Должность
Менеджер по работе с корпоративными клиентами
Дата регистрации
янв. 2024 г.
Сообщение
96
#17

После того случая мой взгляд на вещи изменился. Люди защищают не процесс, а привычку. Сопротивление идет оттуда.

Если напишете результат здесь, это поможет и другим.

ÖÖzge A***Участник
Должность
Первичная бухгалтерия
Отрасль
Химия
Тип организации
Компания на 300 человек
Дата регистрации
февр. 2026 г.
Сообщение
357

Doki · Поддержка реагирования на инциденты · 2023

#18

у меня та же ситуация, поэтому и спрашиваю и первые три месяца все идет хорошо, проблемы всплывают на четвертом.

спросите, кто готовил КП и кто будет выполнять работу. конечно если ваша ситуация отличается, всё меняется.

PPolat Y***ЭкспертУчастник сообщества
Дата регистрации
февр. 2024 г.
Сообщение
384
#19

Попробую. Если на один вопрос вы получаете три разных ответа, вопрос задан неправильно.

Это мое мнение, не утверждаю, что оно единственно верное.

AAhmet M***УчастникУчастник сообщества
Дата регистрации
янв. 2024 г.
Сообщение
27
#20

Ответ выше точно передал суть вопроса. Ответ сильно зависит от отрасли, универсального правила нет.

Это мое мнение, не утверждаю, что оно единственно верное.

Написать ответ